学院采购档案管理制度

PAGE学院采购档案管理制度一、总则（一）目的为加强学院采购档案管理，确保采购活动的合法性、规范性和可追溯性，维护学院利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各项目涉及的采购活动所形成的档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：采购档案应如实反映采购活动的全过程。2.完整性原则：涵盖采购活动各个环节的相关文件资料，确保无遗漏。3.保密性原则：对涉及商业秘密、敏感信息等予以保密。4.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行整理、归档和保管。二、采购档案的内容（一）采购计划与预算1.采购申请文件，包括采购项目名称、规格型号、数量、用途等详细需求说明。2.采购预算编制依据及审批文件。（二）采购项目审批1.采购项目立项审批表，明确项目的必要性、可行性等评估意见。2.相关领导的审批意见及签字。（三）采购文件1.招标（采购）公告、招标文件（含资格预审文件）。2.谈判文件、询价文件、单一来源采购文件等。3.采购文件的澄清、修改记录。（四）投标（响应）文件1.供应商的投标文件、报价文件、技术方案、售后服务承诺等。2.开标、评标（谈判、询价、单一来源评审）记录，包括过程中的各种评分表、评审意见等。（五）采购合同1.采购合同文本，明确双方的权利义务、采购标的、价格、交货期、质量标准等条款。2.合同变更、补充协议等相关文件。（六）验收文件1.验收申请报告。2.验收方案。3.验收记录，包括验收人员组成、验收过程、验收结果等。4.质量检验报告、性能测试报告等相关证明文件。（七）付款凭证1.发票。2.付款审批单。3.付款记录及凭证。（八）其他相关文件1.采购活动中的往来函件、会议纪要等。2.与采购项目有关的其他证明材料、说明文件等。三、采购档案的整理与归档（一）整理要求1.按照采购项目的类别、时间顺序等进行分类整理。2.每份文件应保持完整、清晰，如有破损、缺失应及时修复或补充。3.对文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。（二）归档流程1.采购项目完成后，采购经办人员应及时收集、整理该项目的各类档案资料。2.对整理好的档案资料进行初步审核，确保文件齐全、准确、合规。3.将审核通过的档案资料移交学院档案管理部门，办理交接手续，双方签字确认。4.档案管理部门按照既定的分类标准和编号规则，对采购档案进行归档存储。四、采购档案的保管（一）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别、年份等有序排列，确保存放环境干燥、通风、防火、防潮、防虫。3.电子档案应存储在安全的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份存储地点应与主存储地点分开。（二）保管期限1.采购档案的保管期限根据相关法律法规和学院实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，适用于一般性采购项目，主要涉及一次性或临时性的采购活动，对学院后续工作影响较小的档案资料。3.中期保管期限为[X]年，适用于较为重要的采购项目，如涉及金额较大、对教学科研或学院运营有一定影响的采购活动，此类档案在一定时期内仍具有参考价值。4.长期保管期限为[X]年以上，适用于具有重大历史意义、长期使用价值或对学院发展具有关键作用的采购项目档案，如大型教学设备采购、校园基础设施建设采购等相关档案。（三）保管责任1.档案管理部门负责采购档案的日常保管工作，指定专人负责档案的维护、检查和盘点。2.定期对档案进行清查，确保档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。五、采购档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.学院内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，注明查阅项目名称、查阅内容、查阅目的等信息。2.经所在部门负责人审批同意后，方可到档案管理部门查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保查阅行为规范、安全。3.涉及重要采购项目或敏感信息的档案，查阅申请需经学院分管领导审批。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅采购档案的，必须填写《采购档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等。2.借阅申请经所在部门负责人及档案管理部门负责人审批同意后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、转借或丢失档案。归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，如发现问题，应及时追究借阅人员责任。六、采购档案的保密与安全（一）保密措施1.对采购档案中涉及的商业秘密、技术秘密、个人隐私等信息严格保密。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.限制无关人员接触采购档案，查阅、借阅档案应在指定地点进行，严禁在非规定场所谈论档案内容。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范措施，安装必要的防盗、防火、防潮、防虫等设备。2.定期对档案管理系统进行安全检查和维护，防止电子档案数据泄露、丢失或被篡改。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、网络攻击等突发事件，应及时采取措施保护档案安全，并按照预案进行处理。七、采购档案的销毁（一）销毁条件1.采购档案保管期限届满，且经鉴定确认无继续保存价值的。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、无法修复且无利用价值的。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对到期或需销毁的采购档案进行清理和鉴定，提出销毁意见，填写《采购档案销毁申请表》。2.《采购档案销毁申请表》经档案管理部门负责人、学院分管领导审批同意后，方可实施销毁。3.销毁采购档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程彻底、安全。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.销毁清单应作为档案管理资料长期保存，记录销毁档案的名称、数量、销毁时间等信息。八、监督与检查（一）监督机制1.学院设立采购档案管理监督小组，由学院纪检部门、审计部门及档案管理部门相关人员组成。2.监督小组定期对采购档案管理工作进行检查和监督，确保制度执行到位。（二）检查内容1.采购档案的整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合本制度规定。2.档案资料的完整性、准确性、真实性和保密性情况。3.档案管理设施设备的运行状况及安全保障措施落实情况。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.责任部门应