档案管理制度行文格式

PAGE档案管理制度行文格式一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，确保档案内容的真实性和完整性。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用价值。4.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部门，负责全面管理公司/组织的档案工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）兼职档案员各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向档案管理部门移交档案。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，并进行初步整理。2.按照档案管理部门的要求，将整理好的档案及时移交档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案的查阅、利用等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案等。2.业务管理类：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销、财务管理、人力资源管理、生产管理、质量管理等各类业务档案。3.项目档案类：针对公司/组织开展的各类项目，包括项目立项文件资料、项目实施过程中的各类文件、项目验收文件等。4.合同协议类：公司/组织签订的各类合同、协议、意向书等。5.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务文件。6.声像档案类：照片、录音、录像等声像资料。7.实物档案类：公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对各类档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。具体编号方法如下：1.行政管理类档案编号：采用“行政年份流水号”的格式，如“行政2023001”。2.业务管理类档案编号：根据业务类别进行细分编号，如市场营销类档案编号为“市场年份流水号”，财务管理类档案编号为“财务年份流水号”等。3.项目档案类档案编号：采用“项目名称年份流水号”的格式，如“[项目名称]2023001”。4.合同协议类档案编号：采用“合同年份流水号”的格式，如“合同2023001”。5.财务档案类档案编号：按照财务档案的类别和时间顺序进行编号，如“会计凭证2023001”。6.声像档案类档案编号：采用“声像年份主题流水号”的格式，如“声像2023公司活动001”。7.实物档案类档案编号：采用“实物年份名称流水号”的格式，如“实物2023荣誉证书001”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要会议、重大活动等形成的文件材料，应在活动结束后及时收集整理。3.员工离职时，应将个人保管的属于公司/组织的文件材料全部移交所在部门兼职档案员。（二）档案整理1.档案管理部门对收集到的档案进行统一整理，按照档案分类和编号要求进行分类、排序、编目等工作。2.整理档案时，应保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的质量。五、档案的保管（一）保管场所公司/组织应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。4.严格控制档案库房的温度、湿度，防止档案因环境因素受损。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应组成鉴定小组进行，鉴定小组由档案管理部门人员、相关业务部门人员和公司/组织领导组成。3.根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值，确定保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（二）档案销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，经鉴定小组审核、公司/组织领导批准后进行销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要机密的档案，查阅时需经公司/组织主管领导批准。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅要求1.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。3.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按规定办理相关手续。（三）利用登记档案管理部门应对档案的查阅、利用情况进行登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容、利用方式等信息，以便统计和分析档案的利用情况。八、档案的统计与移交（一）档案统计档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，编制档案统计报表，为公司/组织的决策提供依据。（二）档案移交1.各部门兼职档案员应按照规定的时间和要求，将本部门整理好的档案及时移交档案管理部门。2.档案管理部门接收档