文件档案使用管理制度

PAGE文件档案使用管理制度一、总则（一）目的为了加强公司文件档案的管理，确保文件档案的安全、完整和有效利用，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在文件档案的形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文件档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责归口管理，确保文件档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：文件档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保内容真实、准确、完整。3.安全保密原则：加强文件档案的安全保密措施，防止文件档案的丢失、损坏、泄露等情况发生。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑文件档案利用的便利性，提高文件档案的利用效率。二、文件档案的分类与编号（一）分类公司文件档案分为以下几类：1.行政文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等。2.业务文件：与公司业务活动相关的文件，如合同协议、项目文档、市场调研报告、技术资料等。3.财务文件：涉及公司财务收支、预算决算、审计报告等方面的文件。4.人事文件：关于员工招聘、培训、考核、晋升、薪酬福利等人事管理方面的文件。5.其他文件：不属于以上分类的其他各类文件，如会议纪要、工作计划、工作总结等。（二）编号文件档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式进行编制。具体如下：1.年份：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据文件档案分类，分别用一位大写字母表示，如行政文件用“A”表示，业务文件用“B”表示，财务文件用“C”表示，人事文件用“D”表示，其他文件用“E”表示。3.流水号：按照文件档案形成的先后顺序，用四位阿拉伯数字依次编号，如“0001”“0002”等。例如，2023年形成的第一份行政文件编号为“2023A0001”。三、文件档案的形成与收集（一）形成1.公司各部门、各岗位员工在工作过程中应按照公司相关规定和业务流程，及时、准确地形成各类文件档案。文件的起草、审核、签发等环节应严格按照公司规定的程序进行，确保文件内容的合法性、合规性和有效性。2.文件形成过程中，应使用公司统一格式的纸张、电子文档模板等，确保文件格式规范统一。手写文件应字迹清晰、工整，易于辨认。（二）收集1.各部门应指定专人负责本部门文件档案的收集工作，定期对本部门形成的文件进行清理、核对，确保文件齐全、完整。2.对于涉及多个部门的文件，由主办部门负责收集整理，并及时与相关部门沟通协调，确保文件的完整性和准确性。3.文件收集过程中，应注意收集文件的定稿、修改稿、附件、相关审批意见等，确保文件档案的原始性和完整性。四、文件档案的整理与归档（一）整理1.收集到的文件档案应按照分类标准进行整理，同一类别的文件应按照时间顺序、重要程度等进行排列。2.对于纸质文件，应去除文件上的金属物、订书钉等，采用A4纸张进行统一规格的折叠或粘贴，确保文件大小一致，便于装订和存放。3.对于电子文件，应按照文件类别、年份、名称等进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，并确保文件命名规范、准确。电子文件应定期进行备份，防止数据丢失。（二）归档1.整理好的文件档案应及时归档，归档时应填写《文件档案归档登记表》，详细记录文件档案的编号、名称、日期、来源部门、保管期限等信息。2.纸质文件应按照档案盒的规格进行装订，每盒厚度应适中，一般不超过5厘米。装订时应确保文件顺序正确，无缺页、漏页等情况。3.电子文件应存储在公司指定的存储设备或服务器上，并建立相应的索引目录，便于快速检索和查询。五、文件档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房用于存放文件档案，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保文件档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，定期对库房进行检查和维护，确保库房环境符合文件档案保管要求。（二）保管期限1.文件档案的保管期限根据其重要程度、性质和作用等因素确定，分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的文件档案，列为永久保管。长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件档案，列为长期保管，保管期限一般为15年至50年。短期保管：凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的文件档案，列为短期保管，保管期限一般为5年以下。2.具体文件档案的保管期限在《文件档案归档登记表》中明确标注。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对文件档案进行清点、核对，确保文件档案的数量准确、存放位置正确。2.对于破损、褪色或字迹模糊的文件档案，应及时进行修复或复制，确保文件档案的完整性和可读性。3.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。档案管理人员进入库房时应注意关闭门窗、电源等，确保库房安全。六、文件档案的利用（一）利用原则1.文件档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保文件档案的利用符合公司利益和相关法律法规要求。2.在利用文件档案时，应注意保护文件档案的安全和保密，不得擅自涂改、销毁、转借文件档案。（二）利用申请1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅文件档案的，应填写《文件档案利用申请表》，详细说明利用目的、文件档案名称、编号等信息，并经所在部门负责人审批。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅公司文件档案的，应提前向公司综合管理部门提出申请，并提交相关证明材料。公司综合管理部门审核同意后，报公司分管领导审批。（三）利用审批1.《文件档案利用申请表》经审批通过后，档案管理人员应按照申请要求提供相应的文件档案，并做好利用登记工作。登记内容包括利用人姓名、部门、利用时间、文件档案名称、编号、归还时间等。2.对于涉及公司机密或重要信息的文件档案，利用人应签署保密承诺书，承诺在利用过程中严格遵守公司保密制度，不得泄露文件档案内容。（四）利用方式1.查阅：档案管理人员应在指定的查阅场所为利用人提供文件档案查阅服务，并对查阅过程进行监督。利用人不得擅自将文件档案带出查阅场所。2.借阅：对于确需借阅的文件档案，档案管理人员应按照审批意见办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.复制：利用人因工作需要复制文件档案的，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行复制。复制的文件档案应与原件内容一致，并加盖公司档案专用章。（五）归还1.利用人应在规定的借阅期限内归还所借文件档案，如遇特殊情况不能按时归还的，应提前向档案管理人员说明原因，并办理续借手续。2.档案管理人员在接收归还的文件档案时，应认真核对文件档案的数量、完整性等情况，如发现文件档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究利用人的责任。七、文件档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.公司定期对已到保管期限的文件档案进行鉴定，由综合管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对文件档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据文件档案的内容、性质、作用等因素，结合公司实际情况，确定文件档案是否仍有保存价值。对于确无保存价值的文件档案，应提出销毁意见。（二）销毁1.文件档案的销毁应严格按照审批程序进行，经公司分管领导批准后，方可实施销毁。2.销毁文件档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程彻底、安全。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保文件档案无法恢复。3.销毁完成后，监销人员应在《文件档案销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告公司综合管理部门备案。八、监督与检查（一）监督1.公司综合管理部门负责对文件档案管理工作进行日常监督，定期检查各部门文件档案的形成、收集、整理、保管、利用等情况，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计部门应定期对文件档案管理工作进行审计监督，检查文件档案管理制度的执行情况，发现违规行为及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。（二）检查1.公司每年组织一次文件档案管理工作专项检查，对各部门文件档案管理工作进行全面检查和评估。检查内容包括文件档案管理制度的执行情况、文件档案的整理归档质量、保管条件、利用效率等方