审图公司档案管理制度

PAGE审图公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强审图公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，提高公司的管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本审图公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理公司在业务活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以公司总经理为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责审议档案管理工作的重大事项，指导和监督档案管理工作。（二）综合管理部门综合管理部门作为公司档案管理的职能部门，具体负责档案管理工作的组织、实施和协调。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点，确保档案的实体安全和信息安全。5.按照规定向有关部门移交档案，办理档案的借阅、归还、销毁等手续。6.组织开展档案管理业务培训，提高公司员工的档案管理意识和业务水平。7.负责档案管理工作的统计和总结，及时向上级主管部门报送档案管理工作情况。（三）各部门各部门负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并指定专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时归档和安全保管。同时，配合综合管理部门做好档案管理的其他相关工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等文件，公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等文件，各类行政会议纪要、工作计划、总结等文件。2.人事管理类：包括员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩、离职等相关文件，员工档案、劳动合同、社会保险等文件，人事统计报表、人事分析报告等文件。3.财务管理类：包括财务预算、决算、审计报告等文件，会计凭证、账簿、报表等文件，资金管理、资产管理、成本管理等相关文件。4.业务管理类：包括审图项目的委托合同、任务书、设计文件、审核意见、审核报告等文件，与客户沟通的往来函件、会议记录等文件，业务统计报表、业务分析报告等文件。5.质量管理类：包括质量管理体系文件、质量手册、程序文件、作业指导书等文件，质量检查记录、质量问题处理报告等文件，质量培训资料、质量考核记录等文件。6.技术资料类：包括公司自主研发的技术成果、专利、软件著作权等文件，技术标准、规范、图集等文件，技术交流资料、技术培训教材等文件。7.其他类：包括公司获得的荣誉证书、资质证书、行业协会会员证书等文件，公司对外宣传资料、广告策划方案等文件，其他不属于上述分类的文件。（二）档案编号档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式进行编制。具体编号规则如下：1.大类代码：按照上述档案分类，分别用一位大写字母表示，如“A”表示行政管理类，“B”表示人事管理类，“C”表示财务管理类，“D”表示业务管理类，“E”表示质量管理类，“F”表示技术资料类，“G”表示其他类。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”表示2023年度。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位阿拉伯数字表示，如“0001”。例如，一份2023年度行政管理类的第5份文件，其编号为“A20230005”。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照本制度规定的档案分类，全面收集本部门在工作中形成的各类文件、资料、图表、数据等，确保档案的完整性。具体收集范围包括但不限于：1.上级主管部门下发的文件、通知、指示等。2.公司对外签订的合同、协议、意向书等。3.公司内部的各类文件、报告、报表、记录等。4.审图项目的相关文件、资料，包括委托方提供的设计文件、图纸，审图过程中形成的审核意见、报告等。5.员工的个人资料、工作成果、培训记录等。6.公司的会议记录、纪要、决议等。7.公司的财务报表、审计报告、税务资料等。8.公司的资质证书、荣誉证书、行业协会会员证书等。9.公司的宣传资料、广告策划方案、市场调研报告等。10.其他与公司业务相关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料的及时收集和整理。2.档案收集人员应定期对本部门的文件资料进行清理和核对，确保档案资料的完整性和准确性。3.对于重要文件和资料，应及时进行备份，并妥善保管。4.档案收集人员应按照档案分类的要求，对收集到的文件资料进行初步分类和整理，确保档案资料的规范性。（三）整理原则档案整理应遵循以下原则：1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同保存价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照本制度规定的档案分类方法，对收集到的文件资料进行分类。2.编号：按照档案编号规则，对每一份档案进行编号。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对纸张较大或较薄的文件资料进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.上架：将整理好的档案按照类别和编号顺序上架存放，便于查找和利用。五、档案的保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，并具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司章程、股东会决议、董事会决议、公司设立、变更、注销等相关文件，公司获得的重要荣誉证书、资质证书等。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般职能活动和历史面貌的，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等文件，审图项目的委托合同、任务书、审核报告等文件，员工档案、劳动合同等文件。3.短期保管的档案：凡是反映公司局部职能活动和历史面貌的，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如公司的一般性行政文件、临时性会议记录、一般性业务报表等文件。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，确保档案的实体安全和信息安全。如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理。2.对电子档案应进行备份，并定期进行数据维护，确保电子档案的完整性和可读性。3.档案库房应保持清洁、整齐，严禁在档案库房内吸烟、堆放易燃、易爆物品等。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。5.按照规定的保管期限，对到期档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围公司内部员工因工作需要，可以查阅与其工作相关的档案资料。外部单位或个人查阅公司档案，应按照国家有关法律法规和公司规定办理相关手续。（二）查阅程序1.公司内部员工查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.综合管理部门档案管理人员根据《档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的档案资料，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人员、查阅档案名称等信息。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅范围公司内部员工因工作需要，可以借阅与其工作相关的档案资料。外部单位或个人借阅公司档案，应按照国家有关法律法规和公司规定办理相关手续。（四）借阅程序1.公司内部员工借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理借阅手续。2.综合管理部门档案管理人员根据《档案借阅申请表》，对借阅人员的借阅资格进行审核，并为借阅人员提供相应的档案资料。借阅人员应在《档案借阅登记表》上签字确认。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、丢失档案资料。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员借阅完毕后，应及时将档案资料归还档案管理人员，并在《档案借阅登记表》上签字确认。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理人员报告，并承担相应的责任。（五）特殊情况查阅与借阅因特殊情况需要查阅或借阅公司机密档案的，应经公司主管领导批准，并严格按照公司保密制度的规定办理相关手续。查阅或借阅人员应与档案管理人员签订保密协议，确保档案信息的安全。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立以综合管理部门负责人为组长，各部门档案管理人员为成员的档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、利用情况等因素，对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。具体鉴定标准如下：1.对已失去保存价值的档案，应予以销毁。如一般性行政文件、临时性会议记录、过期的业务报表等文件。2.对仍有一定保存价值，但已不具备查考利用价值的档案，可进行缩微、数字化等处理后，予以妥善保管。3.对具有重要历史价值或现实意义的档案，应继续保存，并按照规定的保管期限进行管理。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行鉴定后，提出档案销毁清单，报公司主管领导批准。2.档案销毁清单应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。3.经公司主管领导批准后，由综合管理部门负责组织实施档案销毁工作。档案销毁工作应在指定的地点进行，由两名以上档案管理人员负责监销。4.档案销毁过程中，应采用适当的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。5.档案销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。八、档案的统计与移交（一）统计综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析，及时掌握档案管理工作的动态和趋势。档案统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等。