行政文件及档案管理制度

PAGE行政文件及档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政文件及档案的管理，确保文件和档案的完整性、准确性、系统性，提高工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在行政文件及档案管理方面的工作。（三）基本原则1.集中统一原则：公司行政文件及档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和利用。2.真实准确原则：文件和档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保信息的真实性和准确性。3.完整系统原则：保证文件和档案的齐全完整，按照一定的分类标准和方法进行整理，形成系统的档案体系。4.安全保密原则：采取必要的安全防护措施，确保文件和档案的安全，严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、行政文件管理（一）文件分类1.上级文件：包括党和国家各级领导机关、主管部门下发的与公司相关的文件，如政策法规、指导性文件等。2.公司文件：行政公文：公司制发的决定、通知、通报、报告、请示、批复、函等各类公文。规章制度：公司制定的各项规章制度、管理办法、操作规程等。会议文件：公司各类会议形成的文件，如会议通知、议程、纪要、决议等。工作计划与总结：各部门及员工制定的工作计划、工作总结、述职报告等。业务文件：公司在业务活动中产生的文件，如合同协议、项目方案、业务报表等。其他文件：不属于以上分类的其他行政文件。（二）文件编号1.上级文件：沿用上级文件原编号。2.公司文件：行政公文：按照公司规定的公文编号规则进行编号，编号格式为：[年份][部门代码][文件序号]，例如：202301001，表示2023年公司行政部门的第1号文件。规章制度：编号格式为：[年份][制度类别代码][制度序号]，如2023GZ002，表示2023年公司第2号规章制度。会议文件：编号格式为：[年份][会议名称代码][会议文件序号]，如2023HY003，表示2023年第3次会议的相关文件。工作计划与总结：编号格式为：[年份][部门代码][计划/总结序号]，如2023SJ004，表示2023年销售部门的第4份工作计划。业务文件：根据业务特点制定编号规则，确保编号唯一且便于识别。（三）文件起草与审核1.起草：文件起草应符合公司实际情况和相关政策法规要求，内容准确、清晰、简洁。起草人应注明文件起草日期、起草部门、起草人姓名等信息。2.审核：一般性文件由部门负责人审核，重点审核文件内容是否符合部门工作实际，是否与公司整体政策一致。重要文件、涉及多部门的文件或规章制度类文件，需经相关部门会签后，报公司分管领导审核。审核重点包括文件的合法性、合规性、可行性等。行政公文需经公司办公室核稿，重点审核公文格式、语言表达、发文范围等是否符合规定。（四）文件签发1.行政公文：以公司名义发布的行政公文，由公司总经理签发。部门内部发布的行政公文，由部门负责人签发。2.规章制度：经审核通过的规章制度，报公司总经理签发后生效。3.其他文件：根据文件性质和重要程度，由相应的领导或负责人签发。（五）文件印发与分发1.印发：文件经签发后，由公司办公室负责印发。印发时应确保文件格式规范、印刷清晰，按照规定的份数进行印刷。2.分发：行政公文根据发文范围，由办公室负责分发至相关部门和人员。规章制度、会议文件等，除分发至相关部门外，还应根据需要在公司内部进行公示或组织学习。业务文件按照业务流程和相关规定，分发至具体的业务部门或人员。（六）文件签收与登记1.签收：各部门和人员收到文件后，应及时进行签收。签收人应在文件签收单上签字，注明签收日期、文件名称、文号等信息。2.登记：公司办公室对收到和发出的数据文件进行详细登记。登记内容包括文件编号、文件名称、发文部门、发文日期、收文部门、签收人、文件份数等。（七）文件传阅与处理1.传阅：对于需要多个部门或人员传阅的文件，由公司办公室按照规定的传阅顺序进行传阅。传阅人应在文件传阅单上签字，注明传阅日期和意见。2.处理：文件传阅后，相关人员应根据文件要求及时进行处理，并将处理结果反馈给文件的发起部门或相关领导。（八）文件归档1.文件办理完毕后，承办部门应及时将文件整理归档。归档文件应齐全完整，符合档案整理要求。2.归档文件应按照分类标准进行分类整理，编制归档目录，注明文件编号、名称、日期、保管期限等信息。（九）文件保管期限1.永久保管：涉及公司重大决策、核心业务、重要资产、权益等方面的文件，以及具有重要历史价值和查考利用价值的文件，应永久保管。2.定期保管：保管期限为30年的文件，主要包括公司中长期发展规划、重要业务合同、财务报表等。保管期限为10年的文件，如一般性业务文件、部门工作计划与总结等。（十）文件销毁1.对于已到保管期限且无保存价值的文件，由档案管理部门提出销毁意见，报公司分管领导批准后进行销毁。2.文件销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保文件信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁文件的名称、数量、日期、销毁方式等。三、档案管理（一）档案分类1.行政管理档案：包括公司行政公文、规章制度、会议记录、工作计划与总结、人事档案、印章管理档案等。2.业务管理档案：涵盖公司各类业务活动中产生的档案，如市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、财务管理档案、客户关系管理档案等。3.项目档案：针对公司各类项目形成的档案，包括项目立项文件、项目方案、项目合同协议、项目进度报告、项目验收文件等。4.声像档案：记录公司重要活动、会议、事件等的照片、录音、录像等声像资料。5.电子档案：以电子形式存储的各类行政文件及档案，包括办公自动化系统生成的文件、电子邮件、电子报表等。（二）档案整理1.纸质档案：按照档案分类标准，对纸质档案进行分类整理。同一类档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。对每份档案进行编号，编号应与档案分类编号一致，并在档案首页加盖档案章，注明档案编号、名称、日期、保管期限等信息。编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限、存放位置等内容，便于查找和利用。2.电子档案：建立电子档案分类文件夹，按照档案分类标准进行命名和存储。对电子档案进行元数据标注，包括文件名称、日期、作者、来源、保管期限等信息，以便于检索和管理。定期对电子档案进行备份，确保数据安全。（三）档案保管1.档案库房：设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。2.档案装具：采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序，便于查找和利用。对珍贵档案或易损档案，应采用特殊的装具进行保管，如使用防虫、防潮的包装材料等。3.档案保管人员：档案保管人员应具备专业的档案管理知识和技能，熟悉档案管理流程和方法。档案保管人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。（四）档案利用1.借阅：公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据审批情况，为借阅人员办理借阅手续，指定专人陪同借阅人员到档案库房查阅档案，并做好借阅记录。借阅记录应包括借阅日期、借阅人姓名、部门、档案名称、编号、归还日期等信息。借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。2.查阅：因工作需要查阅档案的人员，可直接到档案管理部门查阅。档案管理部门应提供必要的查阅条件，并指定专人协助查阅。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理部门，并由档案管理人员进行核对和整理。3.复制：如需复制档案，应填写档案复制申请表，注明复制档案的名称、编号、复制内容、复制用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门根据审批情况，指定专人负责复制档案，并对复制件进行核对和登记。复制件应加盖档案管理部门公章，注明“复制件”字样。（五）档案鉴定与销毁1.鉴定：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否仍具有保存价值。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合评估档案的价值，并提出鉴定意见。2.销毁：对于已鉴定为无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清单，报公司分管领导批准后进行销毁。档案销毁清单应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁日期、销毁方式、销毁人员等信息。四、监督与检查（一）监督部门公司办公室负责对行政文件及档案管理工作进行监督检查。（二）检查内容1.文件及档案的收集、整理、保管、利用等环节是否符合本制度的规定。2.文件及档案的完整性、准确性、系统性是否得到保证。3.档案管理设施设备是否正常运行，安全防护措施是否落实到位。4.档案管理人员是否履行职责，是否具备相应的专业知识和技能。（三）检查方式1.定期检查：公司办公室每年定期对行政文件及档案管理工作进行全面检查，检查结果以书面形式报告公司领导。2.不定期抽