校医室档案管理制度

PAGE校医室档案管理制度一、总则（一）目的为加强校医室档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高校医室工作效率和服务质量，依据国家相关法律法规及学校管理要求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于校医室全体工作人员在医疗、预防、保健、健康教育、康复等工作中形成的各类档案资料管理。（三）档案定义校医室档案是指校医室在开展各项工作过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括医疗文书档案、学生健康档案、药品档案、设备档案、行政档案等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：校医室档案由专人负责集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容应如实反映校医室工作实际情况，保证信息真实可靠。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案安全，防止档案信息泄露，严格遵守保密规定。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率，满足校医室工作及学校管理需要。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责收集、整理校医室各类档案资料，确保档案的齐全完整。对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立清晰的档案检索体系。2.档案保管妥善保管档案，确保档案实体安全，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。定期检查档案保管状况，发现问题及时采取措施进行处理。做好档案库房的安全管理工作，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。3.档案借阅与利用按照规定办理档案借阅手续，对借阅情况进行登记。及时为借阅人员提供档案资料，并督促借阅人员按时归还。根据工作需要，积极提供档案信息服务，为校医室工作决策、教学科研等提供支持。4.档案统计与分析建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。定期对档案统计数据进行分析，为档案管理工作提供参考依据。5.档案鉴定与销毁按照档案保管期限规定，对到期档案进行鉴定。提出档案销毁意见，报经批准后组织实施档案销毁工作，并做好销毁记录。（二）校医职责1.在日常医疗工作中，及时、准确、完整地记录患者的诊疗信息，确保医疗文书档案的质量。2.配合档案管理人员做好学生健康档案等相关档案资料的收集工作，提供真实有效的个人健康信息。3.按照档案管理要求，妥善保管自己工作中形成的各类档案资料，不得擅自销毁或丢失。（三）其他人员职责1.涉及档案形成的其他工作人员，应在工作结束后及时将相关档案资料移交档案管理人员，不得私自留存。2.严格遵守档案管理制度，不得违规查阅、借阅、使用档案资料，不得泄露档案机密信息。三、档案分类与编号（一）医疗文书档案1.门诊病历档案按照患者姓名建立档案盒，将每次门诊病历资料依次装入档案盒。编号方式：年份+门诊病历序号，如2023001表示2023年第1份门诊病历。2.住院病历档案以住院病历号为标识建立档案，一份病历为一个独立档案。编号方式：住院病历号，如123456即为该住院病历的编号。3.医疗检查检验报告档案按照检查检验项目分类，同一项目的报告按时间顺序排列。编号方式：年份+检查检验项目代码+报告序号，如2023B超001表示2023年第1份B超检查报告。（二）学生健康档案1.个人健康档案以学生姓名和学号为标识建立档案，收集学生基本信息、体检记录、疾病史、预防接种记录等资料。编号方式：年级+班级+学号，如2023级1班+001表示该班级第1名学生的健康档案。2.班级健康档案以班级为单位建立档案，汇总班级学生健康状况统计资料。编号方式：年级+班级，如2023级1班。（三）药品档案1.药品采购档案按照药品采购批次建立档案，记录药品名称、规格、数量、供应商、采购日期等信息。编号方式：年份+采购批次序号，如2023001表示2023年第1批采购药品档案。2.药品库存档案定期盘点药品库存，建立库存档案，记录药品名称、规格、数量、出入库时间、库存位置等信息。编号方式：药品代码+盘点日期，如YP00120230601表示药品代码为YP001在2023年6月1日的库存档案。3.药品使用档案对药品使用情况进行记录，建立药品使用档案，包括药品名称、规格、使用日期、使用科室、患者姓名等信息。编号方式：年份+药品使用序号，如2023001表示2023年第1次药品使用记录。（四）设备档案1.大型医疗设备档案为每台大型医疗设备建立独立档案，记录设备购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录、保养记录等资料。编号方式：设备型号+购置年份，如CT2020表示2020年购置的CT设备档案。2.小型医疗设备档案按照设备类别进行分类建档，记录设备名称、型号、购置日期、使用情况等信息。编号方式：设备类别代码+购置年份+设备序号，如XN2023001表示2023年购置的第1台小型设备档案。（五）行政档案1.工作计划与总结档案按年份分类，将校医室年度工作计划、季度工作计划、月度工作计划以及年度工作总结、季度工作总结、月度工作总结等文件分别归档。编号方式：年份+计划/总结类别+序号，如2023年度计划001表示2023年第1份年度工作计划。2.会议记录档案按照会议类型和时间顺序整理会议记录，包括校医室内部会议、与学校相关部门会议等记录。编号方式：年份+会议类型+会议序号，如2023校医室例会001表示2023年第1次校医室例会记录。3.规章制度档案收集校医室各项规章制度文件，按发布时间顺序排列。编号方式：制度类别+发布年份+制度序号，如医疗制度2023001表示2023年发布的第1项医疗制度。四、档案收集与整理（一）收集要求1.校医室工作人员应在工作完成后及时将形成的档案资料移交档案管理人员，移交时需填写档案移交清单，双方签字确认。2.对于外部单位或个人提供的与校医室工作相关的档案资料，接收人员应进行认真核对，确保资料完整、准确后予以接收，并办理签收手续。3.档案管理人员应定期对各类档案资料进行清查，及时发现和补充缺失的档案，确保档案收集齐全。（二）整理方法1.分类：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类，确保同一类档案集中存放。2.编号：为每一份档案或每一组档案赋予唯一的编号，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，建立清晰的档案检索体系。4.装订：对纸质档案进行整理装订，确保档案整齐、牢固，便于保存和查阅。对于不宜装订的档案，应采用特殊方式妥善保管。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备良好通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。3.库房内设置温湿度计，定期监测温湿度，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案保管按照档案分类顺序，将纸质档案存放在档案柜或档案架上，标识清晰，便于查找。定期对纸质档案进行检查，发现纸张破损、字迹褪色等情况及时进行修复或复制。2.电子档案保管建立电子档案存储系统，对电子档案进行分类存储，设置不同的文件夹和子文件夹，按照档案编号或名称进行命名。将电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案丢失。定期对电子档案进行杀毒和维护，确保电子档案的安全性和完整性。（三）档案安全防护1.档案库房安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材，确保档案库房安全。2.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员进入库房时应做好登记。3.对档案资料进行定期安全检查，发现安全隐患及时报告并采取措施消除。六、档案借阅与利用（一）借阅范围1.校医室工作人员因工作需要可借阅相关档案资料。2.学校其他部门因工作需要，经校医室负责人批准后可借阅有关档案。3.因教学、科研等特殊情况，校外单位或个人需借阅校医室档案的，须经学校主管领导批准，并办理相关手续。（二）借阅手续1.借阅人员填写档案借阅申请表，注明借阅档案名称、借阅原因、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理人员审核。3.档案管理人员根据审核情况，办理档案借阅手续，填写档案借阅登记册，记录借阅人员姓名、单位、借阅档案名称、借阅日期、归还日期等信息，并向借阅人员发放档案。（三）借阅期限1.一般档案借阅期限为[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.重要档案或涉及保密内容的档案借阅期限根据实际情况确定，最长不超过[X]个工作日。（四）借阅要求1.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、转借、复印、传播档案内容。2.借阅人员不得将档案带出档案库房，如需在档案库房以外地点查阅，应经档案管理人员同意，并在指定地点进行查阅。3.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案是否完整、有无损坏，确认无误后办理归还手续。（五）档案利用1.档案管理人员应积极为校医室工作提供档案信息服务，根据工作需要及时提供相关档案资料。2.利用档案开展教学、科研等活动时应遵守相关法律法规和学校规定，确保档案信息合法使用。3.对档案利用情况进行记录，包括利用目的、利用时间、利用人员等信息，以便对档案利用效果进行评估。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案保管期限规定，对到期档案进行鉴定，确保鉴定工作客观、准确。2.鉴定工作应遵循全面审查、综合分析的原则，充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由校医室负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定工作，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，了解档案形成背景、记录信息及利用情况。2.参考档案保管期限表，结合校医室工作实际，判断档案是否仍具有保存价值。3.征求相关部门和人员意见，综合评估档案价值。（