档案制度历史发展过程

PAGE档案制度历史发展过程一、总则（一）目的本档案制度旨在全面、系统地记录公司/组织的历史发展过程，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司/组织的决策、管理、研究以及对外交流等提供可靠的依据和支持。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门、分支机构以及全体员工在涉及公司/组织历史发展相关活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映公司/组织的历史发展实际情况，不得虚构、篡改。2.完整性原则：涵盖公司/组织历史发展过程中的各个方面，包括但不限于重大事件、决策过程、业务活动、人员变动等相关资料，确保档案体系的全面性。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和整理，使其具有内在的逻辑性和连贯性，便于检索和利用。4.安全性原则：采取必要的措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。二、档案的分类与编号（一）分类标准根据公司/组织历史发展的不同阶段、业务活动类型以及档案载体形式等因素，将档案分为以下几大类：1.发展历程类：记录公司/组织从创立到各个发展阶段的重要事件、发展规划、战略决策等相关档案。2.业务活动类：涵盖公司/组织各类业务开展过程中形成的合同、协议、项目文档、业务报表等。3.人员管理类：包括员工入职、离职、晋升、培训等人事档案，以及员工在公司/组织历史发展中所做出的突出贡献记录等。4.财务档案类：涉及公司/组织财务收支、预算决算、审计报告等与财务相关的档案。5.文化建设类：如公司/组织的企业文化理念、宣传资料、活动记录等反映文化建设方面的档案。6.对外交流类：包含与合作伙伴、政府部门、行业协会等外部机构交流过程中形成的文件、信函、会议纪要等。（二）编号规则1.每大类档案赋予一个特定的代码，如发展历程类代码为“DL”，业务活动类代码为“YW”等。2.大类下的每一小类档案再根据其具体内容进行细分编号，例如业务活动类下的合同档案编号为“YWHT001”，其中“YW”为业务活动类代码，“HT”表示合同小类，“001”为该小类档案的顺序号。3.编号应遵循唯一性原则，确保每一份档案都有一个独立且唯一的编号，便于识别和管理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织内部各部门在日常工作中形成的与历史发展相关的文件、资料、图表、数据等纸质和电子文档。2.员工个人在参与公司/组织重要项目、活动过程中产生的有价值的记录。3.公司/组织对外发布的公告、新闻稿、宣传册等资料。4.与公司/组织历史发展相关的照片、音频、视频等视听资料。5.从外部获取的与公司/组织历史发展有关的文件、研究报告、行业动态等信息资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照规定的时间节点定期将本部门产生的相关档案移交至档案管理部门。2.对于重要的档案资料，应及时收集并进行初步整理，确保资料的完整性和准确性。3.在收集过程中，要注意对档案的原始性进行保护，不得擅自修改、涂抹或丢失档案内容。（三）整理方法1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照分类标准进行详细分类。2.对每份档案进行编号，并编制相应的目录清单，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等关键信息。3.对于纸质档案，应进行装订、编页，确保页面整齐、牢固；对于电子档案，应按照统一的格式和命名规则进行存储，建立清晰的文件夹结构，便于查找和管理。4.对照片、音频、视频等特殊载体档案，应进行标注说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等相关信息，并进行妥善存储。四、档案的保管与存储（一）保管环境1.设立专门的档案库房，确保库房具备适宜的温度、湿度条件，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，配备灭火器、除湿机、防虫药品、防盗门窗等设备。3.档案架应牢固、整齐，便于档案的存放和取用，不同类别的档案应分区存放，并设置明显的标识。（二）存储方式1.纸质档案应存放在档案架上，按照编号顺序排列，便于查找和调阅。2.电子档案应采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行备份存储，并定期进行数据校验和维护，确保数据的完整性和可用性。3.对于重要的档案资料，应进行异地备份存储，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。（三）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定不同档案的保管期限，一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。具体保管期限如下：1.发展历程类：重要的发展规划、战略决策等档案应长期保管；一般性的阶段总结、工作汇报等档案可中期保管。2.业务活动类：涉及重大项目、长期合作的合同等档案应长期保管；一般性的业务往来文件可短期保管。3.人员管理类：员工的人事档案应长期保管；临时性的培训记录、考勤报表等可短期保管。4.财务档案类：财务报表、审计报告等重要财务档案应长期保管；日常的财务凭证等可中期保管。5.文化建设类：反映公司/组织核心文化理念、重要文化活动的档案应长期保管；一般性的宣传资料可短期保管。6.对外交流类：与合作伙伴签订的重要合作协议、涉及重大事项的对外信函等档案应长期保管；一般性的日常交流文件可短期保管。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密信息的档案，查阅申请人需经公司/组织高层领导审批，并在档案管理部门的监督下查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司/组织档案的，必须持有合法有效的证明文件，并经公司/组织相关部门负责人审核，报公司/组织高层领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅流程1.申请人填写《档案查阅申请表》，提交至所在部门负责人。2.部门负责人根据申请内容进行审批，对于符合查阅条件的申请，签字同意并注明查阅期限。3.申请人持审批通过的申请表到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案，并记录查阅人的姓名、查阅时间、查阅档案名称等信息。4.查阅人应在规定的查阅期限内归还档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应事先向档案管理部门提出申请，经批准后按照规定的方式进行操作。（三）利用方式1.公司/组织内部员工可根据档案内容进行业务参考、数据分析、经验总结等工作，为自身的工作提供支持和指导。2.档案管理部门应积极配合公司/组织的决策制定、项目申报、历史研究等工作，提供相关档案资料作为参考依据。3.在对外交流活动中，如需要向合作伙伴、政府部门、媒体等提供公司/组织历史发展相关信息时，应按照规定的程序进行审核和批准，确保提供的信息准确、合法、合规。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，确保档案库中保存的档案都是具有一定价值的。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格审慎的原则，充分考虑档案的历史价值、现实意义和潜在利用价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括公司/组织内部各相关部门的业务骨干和档案管理人员。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定和不定期抽查鉴定。（三）鉴定方法1.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、形式等因素，综合判断其价值和保管期限是否合理。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，鉴定小组应填写《档案销毁申请表》，详细说明档案名称、编号、形成时间、销毁原因等信息。3.在鉴定过程中，如发现部分档案仍具有一定的参考价值，但保管期限过长的，鉴定小组可提出调整保管期限的建议。（四）销毁流程1.《档案销毁申请表》经公司/组织高层领导审批通过后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁记录上签字确认。3.档案销毁后，应将销毁记录归档保存，包括销毁申请表、销毁清单、销毁过程照片等资料，以备日后查阅。七、档案的数字化管理（一）数字化目标逐步实现公司/组织档案的全面数字化管理，提高档案的检索效率、利用便捷性和安全性，降低档案管理成本。（二）数字化范围对公司/组织历史发展过程中形成的重要档案资料进行数字化处理，优先考虑具有长期保存价值、利用频率较高的档案。（三）数字化流程1.扫描录入：采用专业的扫描设备对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。扫描分辨率应根据档案内容的复杂程度和利用需求确定，一般不低于300dpi。扫描后的图像应进行格式转换，统一存储为PDF或TIFF格式。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。对于图像中存在的模糊不清、字迹难以辨认等问题，可采用图像处理软件进行修复或补充。3.数据挂接：将数字化后的档案图像与对应的电子目录进行挂接，并建立索引关系，以便通过电子目录快速检索到相应的档案图像。4.存储管理：将数字化档案存储在专门的电子档案管理系统中，并定期进行备份存储，确保数据的安全性和可靠性。（四）数字化安全1.建立数字化档案的安全管理制度，加强对数字化设备、存储介质和网络环境的安全防护。2.对数字化档案的访问进行权限控制，严格限制未经授权的人员