协会档案制度管理制度

PAGE协会档案制度管理制度一、总则（一）目的为加强协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在协会各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于协会机关各部门、各分支机构、会员单位以及与协会工作相关的各类档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则协会档案工作实行集中统一管理，由综合办公室负责统筹规划、组织协调和监督指导协会的档案管理工作。2.真实性原则档案应如实反映协会各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理协会在工作活动中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及协会机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合办公室综合办公室是协会档案管理的职能部门，负责制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门档案工作，集中管理协会各类档案。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定协会档案管理规章制度并组织实施。2.负责协会档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管和统计等工作。3.建立健全协会档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案提出鉴定意见，按规定程序进行销毁。5.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.负责与上级档案管理部门及相关单位的业务联系，接受业务指导和监督检查。7.对各部门档案工作进行定期检查和考核，对档案工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）各部门各部门负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作，并指定专人负责档案管理工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，确保档案的齐全完整。2.按照档案管理要求，对本部门档案进行分类整理、立卷归档，定期向综合办公室移交。3.配合综合办公室做好档案的查询、利用等工作，提供与本部门工作相关的档案信息。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围协会档案收集范围包括：1.协会成立、变更、注销等过程中形成的文件材料，如章程、批复、决议等。2.协会年度工作计划、总结、报告等文件。3.协会召开的各类会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.协会组织开展的各项活动文件，如活动方案、通知、总结、照片、视频等。5.协会与上级主管部门、政府部门、其他社会组织及会员单位的往来文件。6.协会内部管理制度、工作流程、岗位职责等文件。7.协会工作人员的人事档案、培训记录、考核材料等。8.协会财务收支凭证、报表、审计报告等文件。9.协会资产登记、评估、处置等文件。10.协会获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案及相关文件。11.协会参与的科研项目、课题研究等文件材料。12.协会编辑出版的刊物、书籍、资料等。13.其他与协会工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门产生的文件材料，确保档案的及时、完整。2.对重要文件材料应实行双套制收集，即同时保存纸质文件和电子文件。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。4.对于零散的文件材料，应进行分类整理，按照一定的逻辑顺序排列，便于后续的整理和归档。（三）整理方法1.分类协会档案按照年度机构保管期限分类。年度按照文件形成的自然年度划分；机构按照协会内部部门、分支机构、会员单位等进行分类；保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.编号对每一类档案编制唯一的编号，编号应体现档案的分类信息和顺序号，便于管理和查询。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容，确保目录准确反映档案的基本信息。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，确保装订牢固、整齐美观。四、档案的保管（一）保管场所1.综合办公室应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药、灭火器、防盗门、防盗窗、窗帘、温湿度计等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.实物档案应妥善保管，可根据实物特点采用不同的保管方式，如陈列、封装等，并建立实物档案登记台账。（三）保管期限1.永久保管的档案（1）协会章程、历史沿革、组织变更等重要文件。（2）协会年度工作报告、财务决算报告等反映协会整体工作和财务状况的文件。（3）协会获得的国家级荣誉证书、奖牌等重要实物档案及相关文件。（4）协会参与的重大科研项目、课题研究成果等具有重要历史价值和现实意义的文件。2.长期保管的档案（1）协会年度工作计划、总结、会议纪要等一般性文件。（2）协会与上级主管部门、政府部门、其他社会组织及会员单位的一般性往来文件。（3）协会内部管理制度、工作流程、岗位职责等文件。（4）协会工作人员的人事档案、培训记录、考核材料等。（5）协会财务收支凭证、报表、审计报告等文件。（6）协会资产登记、评估、处置等文件。（7）协会编辑出版的刊物、书籍、资料等。3.短期保管的档案（1）协会临时性活动文件，如活动通知、方案、总结等。（2）协会内部一般性文件，如工作简报、便函等。（3）协会与会员单位的一般性业务往来文件。（四）档案清查1.综合办公室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整、准确和安全。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、分类编号等，发现问题及时处理，并做好清查记录。3.对清查中发现的档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级主管部门报告。五、档案的利用（一）利用原则1.合法合规原则档案利用应遵守国家有关法律法规和协会档案管理制度，确保档案利用合法合规。2.服务优先原则以服务协会工作和会员需求为宗旨，积极为协会各项工作提供档案支持和服务。3.审批登记原则档案利用应履行审批登记手续，严格控制档案的查阅范围和利用方式。（二）利用方式1.查阅因工作需要查阅档案的，查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，报综合办公室审批。综合办公室根据审批意见，为查阅人提供档案查阅服务，并做好查阅登记。查阅登记应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、查阅内容等信息。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和综合办公室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自复制档案。借阅期满后，借阅人应及时归还档案。3.复制因工作需要复制档案的，复制人应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，报综合办公室审批。综合办公室根据审批意见，安排专人负责复制，并做好复制登记。复制登记应包括复制日期、复制人姓名、部门、复制档案名称、复制内容、复制份数等信息。复制的档案应加盖“复制章”，注明复制日期和出处。（三）利用限制1.涉及协会机密的档案，未经协会领导批准，不得查阅、借阅和复制。2.档案利用应在指定的场所进行，不得将档案带出档案库房。3.利用档案时，不得擅自更改、涂抹、抽取、撤换档案内容。4.利用档案后，应及时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合办公室负责人担任组长，成员包括档案管理人员、业务部门负责人等。档案鉴定工作小组负责对协会档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和协会档案管理制度，结合协会工作实际，对档案进行鉴定。2.对反映协会主要职能活动、历史沿革、重要决策、重大事件等具有重要查考利用价值的档案，应列为永久保管。3.对在一定时期内具有查考利用价值的档案，可列为长期保管。4.对保存期满且确无保存价值的档案，可列为短期保管或予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行鉴定，提出销毁档案的意见和建议，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容。3.将《档案销毁清册》报协会领导审批，经批准后，由综合办公室负责组织实施销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。5.对已销毁的档案，应在档案管理系统中进行注销，并将《档案销毁清册》作为档案资料永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立协会档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。扫描后的图像应进行格式转换，统一存储为PDF格式。2.数据录入对扫描后的档案图像进行数据录入，录入内容应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等信息，确保数据准确无误。3.挂接上传将录入的数据与扫描图像进行挂接，并上传至档案信息化管理系统，建立电子档案数据库。（三）系统功能1.档案检索提供多种检索方式，如按关键词、题名、日期、保管期限、密级等进行检索，方便快捷地查找所需档案。2.档案借阅实现档案在线借阅申请、审批、登记等功能，借阅人可通过系统提交借阅申请，经审批后在线查看或下载档案。3.权限管理设置不同的用户权限，对档案的查阅、借阅、复制等操作进行严格控制，确保档案信息安全。4.统计分析对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供依据。5.数据备份