主要档案制度包括哪些

PAGE主要档案制度包括哪些一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和业务情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集和保存公司/组织在各个业务领域形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则根据档案的密级和保密要求，采取相应的保密措施，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，负责统筹管理公司/组织的各类档案。档案管理中心可根据实际情况下设不同的档案管理科室，如文书档案科、科技档案科、人事档案科、财务档案科等，分别负责相应类型档案的管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织的档案管理制度，并组织实施。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理的效率和水平。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。5.做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的实体安全和信息安全。6.开展档案的利用工作服务，为公司/组织内部各部门及员工提供档案查询、借阅等服务，积极拓展档案的利用渠道，充分发挥档案的价值。7.负责对公司/组织各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高公司/组织整体档案管理水平。8.参与公司/组织重大活动和项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和妥善保管。9.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系与沟通，及时了解和掌握档案管理的最新政策和要求。三、档案分类及归档范围（一）文书档案1.上级来文包括党和国家各级领导机关、上级主管部门发来的各类文件、通知、指示、批复等。2.公司/组织发文公司/组织制发的各类公文，如决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函等。3.内部文件公司/组织内部形成的各类规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结、统计报表、简报等。4.会议文件公司/组织召开的各类会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、讲话、决议、纪要等。5.请示与批复下级部门向上级部门的请示文件及上级部门作出的批复文件。6.重要活动文件公司/组织举办的重大活动、庆典、接待等活动中形成的文件材料，如活动方案、领导讲话、嘉宾名单、照片、录像等。（二）科技档案1.科研项目档案公司/组织承担的各类科研项目在研究、开发、试验等过程中形成的文件材料，包括项目立项申请书、可行性研究报告、研究计划、实验记录、研究成果报告、鉴定证书、专利文件等。2.产品档案公司/组织生产的各类产品在设计、试制、生产、销售等过程中形成的文件材料，如产品设计图纸、工艺文件、质量检验报告、产品说明书、用户手册等。3.基本建设项目档案公司/组织新建、改建、扩建等基本建设项目在项目规划、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件材料，包括项目建议书、可行性研究报告、初步设计文件、施工图设计文件、工程招投标文件、施工过程中的技术文件、工程变更文件、竣工验收报告等。（三）人事档案1.员工履历材料员工个人基本情况登记表（包括家庭成员、社会关系等）、学历学位证书、培训结业证书、专业技术资格证书、职业资格证书等。2.员工考核材料年度考核登记表、绩效考核表、奖惩记录等。3.员工任免材料任职文件、免职文件、调动文件等。4.员工工资福利材料工资变动审批表、奖金发放记录、福利补贴发放记录等。5.员工党团材料入党申请书、入党志愿书、转正申请书、团组织关系材料等。6.员工培训材料培训计划、培训记录、培训总结等。7.员工健康体检材料员工年度健康体检报告等。（四）财务档案1.会计凭证原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿总账、明细账、日记账、辅助账等。3.财务报告月度财务报表、季度财务报表、年度财务报表、财务分析报告等。4.税务资料纳税申报表、税务发票、税务审计报告等。5.财务预算与决算资料财务预算编制文件、预算执行情况报告、财务决算报告等。6.财务审计资料内部审计报告、外部审计报告等。（五）业务档案1.市场营销档案市场调研报告、客户信息资料、销售合同、营销活动策划方案及执行记录等。2.采购档案采购计划、采购合同、供应商信息资料、采购订单、验收报告等。3.生产管理档案生产计划、生产调度记录、产品生产过程中的质量控制文件、设备维护保养记录等。4.质量管理档案质量方针、质量目标、质量体系文件、质量检验报告、质量事故处理记录等。5.客户服务档案客户投诉记录、客户反馈意见、客户服务报告等。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案归档范围和要求，及时将本部门在工作活动中形成的各类文件材料收集齐全。2.对于上级来文，由公司/组织办公室负责统一接收，并按照规定进行登记、分发，各部门及时将涉及本部门工作的文件材料收集归档。3.公司/组织内部形成的文件材料，由文件起草部门或承办部门在文件办理完毕后，及时整理并移交档案管理部门。4.对于重大活动、项目等形成的档案材料，相关部门应在活动结束或项目完成后，及时将档案材料收集整理并移交档案管理部门。5.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的属于公司/组织的档案材料全部移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案材料后，应按照档案分类标准进行整理。2.文书档案应按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，同一事由的文件材料应集中排列，按照文件形成时间顺序编号装订。3.科技档案应按照项目、专业等进行分类整理，建立项目档案卷内目录，对每份文件材料进行编号、编目，确保档案的系统性和完整性。4.人事档案应按照《干部人事档案整理工作细则》的要求进行整理，建立档案目录，对每份材料进行分类、排序、编目、装订，并装入档案盒。5.财务档案应按照会计档案管理的相关规定进行整理，按照年度类别进行分类，对会计凭证、账簿、报表等分别进行编号、装订，并编制会计档案目录。6.业务档案应根据不同业务类型的特点，制定相应的整理方法，确保档案的分类清晰、便于查找和利用。五、档案保管（一）档案保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、防火设备、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案保管期限划分1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。永久保管的文书档案主要包括：公司/组织制定的重要规章制度、年度工作计划和总结、重要会议文件、请示与批复、重要活动文件以及涉及公司/组织权益和重要历史事件的文件等。保管期限为30年的文书档案主要包括：一般性的文件材料、业务往来文件、一般性会议文件等。保管期限为10年的文书档案主要包括：短期的事务性文件、一般性通知等。2.科技档案的保管期限根据项目的重要性和后续利用价值确定，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。3.人事档案的保管期限为员工离职后5年，5年后可根据实际情况进行鉴定和销毁。4.财务档案的保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行，会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，财务报告保管期限为10年，其他财务档案保管期限根据实际情况确定。5.业务档案的保管期限根据业务特点和相关规定确定，一般应保存至业务结束后一定期限。（三）档案保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和利用。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案库房内吸烟、用火、用电等。5.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。六、档案利用（一）档案利用范围1.公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅本部门或本人形成的档案。2.因工作需要跨部门查阅、借阅档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。3.外单位因工作需要查阅、借阅公司/组织档案的，应持单位介绍信，经公司/组织主管领导批准，并办理相关手续。查阅、借阅重要档案的，还应签订保密协议。（二）档案利用手续1.用户查阅、借阅档案时，应填写《档案查阅/借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、内容、用途、查阅期限等信息。2.《档案查阅/借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容进行审核，符合规定的予以批准，并按照规定提供档案查阅、借阅服务。4.用户查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定地点。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。5.用户借阅档案时，应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。6.用户归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并按照规定进行处理。（三）档案利用监督1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅、借阅时间、用户姓名、部门、档案名称、用途等信息。2.档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计分析，及时发现问题并采取措施加以解决。3.档案管理部门应加强对档案利用过程的监督，发现违规查阅、借阅档案的行为，应及时制止并报告公司/组织主管领导，按照规定进行处理。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）档案销毁1.经鉴定确需销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等