给排水系统档案管理制度

PAGE给排水系统档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司给排水系统档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内给排水系统相关档案的管理，包括但不限于规划设计文件、施工图纸、运行维护记录、设备资料、水质检测报告等。（三）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善给排水系统档案管理制度，指导和监督各部门做好档案的收集、整理、归档、保管和利用工作；负责给排水系统档案的集中统一管理，建立档案数据库，确保档案信息的安全和有效利用。2.给排水系统管理部门负责本部门给排水系统档案的收集、整理和初步审核，及时移交档案管理部门归档；配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。3.各相关部门负责本部门在给排水系统工作中形成的各类档案的收集、整理，并按照规定及时移交档案管理部门；在档案管理部门的指导下，做好本部门档案的日常保管和利用工作。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.给排水系统规划设计阶段的相关文件，包括规划方案、可行性研究报告、初步设计文件、施工图设计文件等。2.给排水系统施工过程中的各类资料，如施工组织设计、施工日志、工程变更记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。3.给排水系统运行维护过程中的记录，包括日常巡检记录、设备维修保养记录、水质检测报告、故障处理记录、运行参数统计报表等。4.给排水系统设备的相关资料，如设备说明书、操作手册、安装调试记录、技术参数、维修图纸、设备采购合同等。5.与给排水系统相关的其他文件，如政府部门的审批文件、行业标准规范、会议纪要、技术交流资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案管理的要求，对收集到的档案进行初步整理，确保档案资料齐全、完整、真实、有效。3.对于重要的档案资料，应采取原件收集的方式，如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照给排水系统的不同阶段和类别进行分类整理，如规划设计类、施工类、运行维护类、设备类等。3.同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列，编号应连续、清晰。（四）整理方法1.分类根据档案的性质和内容，将给排水系统档案分为以下几大类：规划设计档案：包括给排水系统的总体规划、详细规划、专项设计等文件。施工档案：涵盖给排水系统工程建设过程中的各类施工资料。运行维护档案：记录给排水系统日常运行、维护、检测等方面的资料。设备档案：关于给排水系统设备的技术资料、运行记录、维修档案等。其他档案：如相关的法规标准、会议纪要、技术交流资料等。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式可采用“年份+类别代码+流水号”，例如：2023GH001，表示2023年的规划设计类档案，流水号为001。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，便于查询和管理。4.装订对纸张较多的档案应进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保管。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式，页号编写在右上角。三、档案的归档（一）归档时间1.给排水系统规划设计文件在项目完成后一个月内归档。2.施工过程中的档案资料应随工程进度及时归档，工程竣工验收后一个月内完成全部归档工作。3.运行维护记录应每月定期归档，设备维修保养记录应在维修保养工作完成后一周内归档。4.设备档案在设备采购、安装调试、验收合格后一个月内归档。（二）归档流程1.各部门档案收集整理人员将初步整理好的档案提交给本部门负责人进行审核。2.部门负责人审核通过后，填写档案移交清单，将档案移交至档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案进行再次审核，核对档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，及时与移交部门沟通，要求补充或更正。4.审核无误后，档案管理部门将档案进行分类、编号、编目、装订，并录入档案数据库，完成归档工作。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架或档案柜等。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照分类、编号顺序存放于档案密集架或档案柜中，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的介质上，如磁带、光盘、移动硬盘等，并异地存放。3.对于重要的纸质档案和电子档案，应进行加密处理，防止信息泄露。（三）保管期限1.给排水系统档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括给排水系统的规划设计文件、重大工程变更记录、涉及公司核心利益的重要文件等。长期保管的档案一般为10年以上，如施工过程中的重要资料、设备的主要技术文件、运行维护过程中的关键数据等。短期保管的档案为10年以下，如一般性的施工记录、日常巡检记录、设备维修保养记录等。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关法律法规和行业标准的规定执行。对于保管期限已满的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）档案的清点与检查1.档案管理部门应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量与目录一致。2.在清点过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，应详细记录清点情况，形成清点报告。3.档案管理部门应定期对档案保管状况进行检查，检查内容包括库房环境、档案存储设备、档案资料的完整性等。对于检查中发现的问题，应及时进行整改，确保档案的安全保管。五、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用，不得损害公司利益和他人合法权益。2.严格遵守档案查阅、借阅制度，履行必要的审批手续，确保档案的使用符合规定。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅给排水系统档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，如需复制，应经档案管理部门负责人批准。2.借阅公司内部人员因工作需要借阅给排水系统档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照、扫描档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。3.出具证明公司外部单位或个人因工作需要要求出具给排水系统档案相关证明的，应提供有效证明文件，并填写《档案证明申请表》，经公司相关部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理部门根据档案内容出具证明。证明文件应加盖档案管理部门印章，并注明用途和有效期。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记台账，对每一次档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容、审批情况、归还时间等。登记台账应定期进行整理和归档，以便查阅和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括给排水系统管理部门、技术部门等相关人员。鉴定工作小组负责对保管期限已满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，综合判断档案是否需要继续保存。2.对于涉及公司核心业务、具有重要历史意义、可能对公司未来发展产生影响的档案，应予以保留；对于一般性的、已失去利用价值的档案，可以考虑销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期限已满的档案进行清理，列出拟销毁档案清单。2.将拟销毁档案清单提交给档案鉴定工作小组进行鉴定。鉴定工作小组应认真审查档案内容，根据鉴定标准，逐一确定档案的存毁，并形成鉴定意见。3.对于确定销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。《档案销毁清册》应经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报公司分管领导审批。（四）销毁实施1.经公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施档案销毁工作。销毁工作应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的安全、规范进行。销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认。3.《档案销毁清册》应作为档案资料进行永久保存，以备查考。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立给排水系统档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平，为公司的决策和管理提供有力的信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化对给排水系统的纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案。扫描图像应清晰、完整，符合档案管理的要求。数字化档案应进行分类、编号、标注，并与纸质档案建立对应关系。2.档案信息录入将档案的基本信息、目录信息、内容摘要等录入档案管理信息系统，建立档案数据库。录入信息应准确、完整，便于查询和统计分析。3.检索与利用利用档案管理信息系统的检索功能，实现对档案的快速查询和浏览。同时，通过系统授权，实现档案的在线查阅、借阅、下载等功能，提高档案利用的便捷性和效率。4.系统维护与管理定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。加强对系统用户的管理，设置不