档案馆运行维护制度及流程

PAGE档案馆运行维护制度及流程一、总则（一）目的为了确保档案馆的正常运行，保护档案的完整与安全，提高档案利用效率，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本运行维护制度及流程。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆的日常运行维护工作，包括档案的收集、整理、存储、保管、利用等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.真实性原则：保证档案内容的真实、准确，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，确保档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。5.便利性原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司/组织各部门提供便捷的档案服务。二、档案收集（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.下属各部门及分支机构提交的应归档的文件材料。3.与公司/组织业务相关的外部文件、合同、协议等。4.重要会议、重大事件、重点项目的相关档案材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、剪裁、损毁。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和完整性。（三）收集流程1.各部门定期（每月/每季度）将整理好的档案材料移交至档案馆。2.档案馆工作人员对接收的档案进行初步审核，检查档案的完整性和准确性。3.对于不符合要求的档案，及时与移交部门沟通，要求其补充或修正。三、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。（二）分类标准1.年度分类法：按照文件形成的年度进行分类。2.组织机构分类法：根据公司/组织内部的组织机构进行分类。3.问题分类法：按照文件反映的问题进行分类。（三）整理步骤1.装订：对纸质文件进行装订，去除金属物，确保文件整齐牢固。2.分类：按照分类标准对档案进行分类。3.编号：为每一份档案编制唯一的编号，便于管理和查询。4.编目：填写档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标注相关信息。四、档案存储（一）存储环境要求1.档案馆应具备适宜的温湿度条件，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.保持档案馆内清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止虫害、鼠害。3.存储档案的库房应具备防火、防潮、防盗、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施。（二）存储方式1.纸质档案：采用密集架存储，按照分类顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（三）存储管理1.建立档案存储台账，记录档案的入库时间、存放位置、保管期限等信息。2.定期对档案存储情况进行检查，发现问题及时处理。3.对超过保管期限的档案，按照规定进行鉴定和处置。五、档案保管（一）保管职责1.档案馆工作人员负责档案的日常保管工作，确保档案安全。2.严格执行档案借阅、查阅制度，防止档案丢失、损坏、泄密。（二）保管措施1.对档案进行定期盘点，核对档案数量和存储位置，确保账实相符。2.加强对库房设施设备的维护和管理，确保其正常运行。3.对档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，方便档案的利用和管理。（三）档案安全应急处置1.制定档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力。3.发生档案安全事故时，应立即采取措施进行抢救和处理，并及时向上级报告。六、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因合法事由查阅本公司/组织档案。（二）利用流程1.内部利用申请人填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、编号等信息。所在部门负责人审核签字。档案馆工作人员根据申请表提供档案，并做好登记。利用完毕后，及时归还档案，档案馆工作人员进行核对。2.外部利用申请人提交查阅申请函，说明查阅目的、范围等，并加盖单位公章。公司/组织相关部门审核同意后，档案馆工作人员按照规定办理查阅手续。查阅过程中，档案馆工作人员应进行现场监督，确保档案安全。查阅完毕后，申请人应在查阅登记表上签字确认。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，严格按照相关规定进行利用，限制查阅范围。2.未经档案馆同意，不得擅自复制、摘抄档案内容。七、档案鉴定（一）鉴定原则1.依据国家有关规定和公司/组织实际情况，对档案的保存价值进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判断档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案馆负责人、相关业务部门专家等组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，确定其保存价值。2.综合分析：结合档案的形成背景、内容、形式等因素，综合判断其价值。（四）鉴定流程1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行鉴定。2.填写档案鉴定意见书，注明档案的保管期限、处置意见等。3.经公司/组织领导审批后，按照规定进行处置。八、档案销毁（一）销毁范围经鉴定确无保存价值的档案。（二）销毁程序1.编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经公司/组织领导审批后，由两人以上在指定地点进行监销。3.销毁过程中，应确保档案信息彻底销毁，防止泄露。4.销毁完毕后，监销人员在销