公司档案管理制度与流程

PAGE公司档案管理制度与流程一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理公司在经营管理、生产活动、技术研发等过程中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司档案管理工作的组织、协调和监督检查，指导各部门做好档案收集、整理、归档等工作。3.集中统一管理公司各类档案，建立健全档案管理体系，确保档案的安全和完整。4.负责档案的分类、编号、编目、装订等整理工作，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。5.按照规定做好档案的鉴定、销毁工作，对保管期限已满、失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。6.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案的真实、完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，按照公司档案管理制度的要求，及时将整理好的档案移交公司综合管理部门。3.配合公司综合管理部门做好档案的查阅、借阅、统计等工作，提供必要的协助和支持。4.对本部门形成的电子文件进行规范管理，定期备份，确保电子文件的安全和可利用。三、档案分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等，公司管理制度、工作流程、岗位职责等，行政公文、会议纪要、大事记等。2.人力资源类：包括员工招聘、录用、培训、考核、薪酬、福利、奖惩、离职等相关文件，员工档案、劳动合同、社会保险资料等。3.财务审计类：包括财务预算、决算、报表、财务分析报告等，审计报告、审计工作底稿、内部控制评价报告等。4.市场营销类：包括市场调研报告、营销策划方案、销售合同、客户资料等。5.生产管理类：包括生产计划、生产调度、质量控制、设备管理、安全生产等相关文件。6.技术研发类：包括研发项目立项、可行性研究报告、技术方案、实验数据、技术成果等文件。7.物资采购类：包括采购计划、采购合同、供应商资料、物资验收记录等。8.合同管理类：包括各类合同文本、合同评审记录、合同执行情况跟踪记录等。9.法务合规类：包括法律事务处理文件、合规检查报告、诉讼案件资料等。10.其他类：不属于以上九类的其他档案。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+顺序号”的结构，具体如下：1.年度：采用公元纪年，取四位数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，每类档案赋予一个两位数字代码，具体如下：行政管理类：01人力资源类：02财务审计类：03市场营销类：04生产管理类：05技术研发类：06物资采购类：07合同管理类：08法务合规类：09其他类：103.顺序号：按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。例如，2023年行政管理类的第5份档案编号为“202301005”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于公司外部接收的文件，如上级主管部门文件、政府部门文件、合作单位文件等，由综合管理部门负责统一收集，并进行登记和分发。3.公司员工在工作中形成的个人业务档案，如工作成果报告、项目总结、培训证书等，由员工本人整理后交所在部门档案管理人员统一保管。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类整理。2.每份文件材料应保持其完整性，如有破损、缺页等情况，应进行修复或补充。3.对文件材料进行编号、编目，填写档案目录清单，注明文件的标题、日期、来源、保管期限等信息。4.将整理好的文件材料按照顺序排列，采用装订或装盒等方式进行固定，确保档案的整齐美观。五、档案归档与保管（一）档案归档1.各部门档案管理人员应定期将整理好的档案移交公司综合管理部门进行归档。2.综合管理部门档案管理人员在接收档案时，应认真核对档案的数量、质量和完整性，对不符合要求的档案，应及时退回原部门进行补充或整改。3.档案归档后，应按照档案编号顺序进行存放，便于查找和利用。（二）档案保管1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.对重要档案应实行备份保管，备份方式可采用纸质备份、电子备份等多种形式，并分别存放于不同的地点。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好检查记录。5.严格执行档案借阅制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房。六,档案查阅与借阅（一）档案查阅1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合管理部门办理查阅手续。2.综合管理部门档案管理人员应根据申请表的内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅档案时，应保持档案的整洁，不得在档案上涂改或标记，如需摘录或复制档案内容，应经综合管理部门负责人批准。（二）档案借阅1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅公司档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、用途、借阅期限等信息，并提供有效证明材料，经公司综合管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人应与综合管理部门档案管理人员签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，确保档案的安全归还。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应在规定期限内归还档案，如逾期未还，综合管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.公司综合管理部门应定期组织对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务人员。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，按照国家有关档案保管期限的规定，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.对保管期限已满、失去保存价值的档案，经鉴定小组审核同意后，编制《档案销毁清册》，报公司分管领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监销，确保档案全部销毁，不得遗漏。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告公司综合管理部门备案。八、电子档案管理（一）电子档案收集1.各部门应按照公司电子文件管理的要求，及时收集本部门形成的电子文件，并进行规范整理。2.电子文件应采用通用格式存储，确保文件的可读性和可利用性。3.对于重要的电子文件，应进行备份存储，备份方式可采用光盘、硬盘、磁带等多种形式，并分别存放于不同的地点。（二）电子档案整理与归档1.电子档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的电子文件进行分类整理，建立电子档案目录数据库。2.电子档案应按照档案编号顺序进行存储，存储路径应清晰规范，便于查找和利用。3.电子档案归档后，应定期进行数据备份，确保电子档案的安全和完整。（三）电子档案查阅与利用1.公司内部员工因工作需要查阅电子档案的，应通过公司档案管理系统进行查询，并按照系统操作流程进行下载或打印。2.如需对电子档案进行修改或删