工程档案管理制度期限

PAGE工程档案管理制度期限一、总则（一）目的为加强公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。本制度旨在明确工程档案管理的期限要求，规范档案管理流程，保障公司工程建设项目的顺利推进和后续维护。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程建设项目，包括新建、改建、扩建等各类工程项目。涵盖从项目规划、设计、施工到竣工验收全过程中形成的各类文件资料。（三）基本原则1.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集工程建设各阶段产生的文件资料，保证档案的完整性。3.系统性原则：对工程档案进行科学分类、整理和编号，使其具有系统性和逻辑性。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家和行业相关标准规范，确保档案格式、内容等符合要求。5.保密性原则：对于涉及公司机密或商业秘密的工程档案，应严格保密，防止信息泄露。二、工程档案的分类与内容（一）前期文件1.项目立项文件：包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等。2.规划设计文件：如项目规划图、设计方案、初步设计、施工图等。3.招投标文件：招标文件、投标文件、中标通知书等。（二）施工过程文件1.施工管理文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知等。2.工程质量文件：原材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。3.工程进度文件：施工进度计划、进度报表、工程进度照片等。4.安全与环境管理文件：安全管理制度、安全检查记录、环境监测报告等。（三）竣工验收文件1.竣工验收报告：工程竣工验收申请、竣工验收报告、竣工验收备案表等。2.竣工图：包括建筑、结构、电气、给排水等专业竣工图。3.工程决算文件：工程决算书、审计报告等。（四）其他文件1.工程声像资料：工程建设过程中的照片、录像、录音等资料。2.电子文件：以电子形式存储的工程文件，如文档、图纸、数据等。三、工程档案管理期限规定（一）短期档案1.定义：短期档案是指保存期限较短的工程档案，一般为5年以下。2.适用范围：工程建设过程中的一般性文件，如施工过程中的临时通知、一般性技术文件等。与工程建设直接相关，但对后续维护和管理重要性相对较低的文件，如部分施工阶段的一般性报表等。3.管理要求：短期档案应按照类别进行整理，定期进行清理。清理时应编制清理清单，记录档案的名称、数量、清理时间等信息。清理后的短期档案可根据实际情况进行销毁或移交其他相关部门，但需履行相应的审批手续。销毁档案时应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。（二）中期档案1.定义：中期档案保存期限一般为5年至20年。2.适用范围：工程建设过程中的重要文件，如主要原材料的质量证明文件、关键部位的施工记录等。对工程质量有一定影响的文件，如部分分项分部工程的验收记录等。与工程后续维护和管理有一定关联的文件，如工程变更记录等。3.管理要求：中期档案应进行详细分类和编号，建立专门的档案目录。档案目录应包括档案名称、编号、形成时间、保管期限等信息，便于查询和管理。定期对中期档案进行检查和核对，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时采取措施进行修复或补充。中期档案的查阅和借阅应严格履行审批手续，借阅人员应在规定时间内归还档案，并保证档案的安全和完整。（三）长期档案1.定义：长期档案保存期限一般为20年以上。2.适用范围：工程建设的核心文件，如工程竣工图、竣工验收报告、工程决算文件等。对工程质量和安全具有长期影响的文件，如工程质量事故处理记录等。涉及公司重大利益和长远发展的工程档案，如重要工程项目的规划文件等。3.管理要求：长期档案应采用专门的存储设备进行保管，如档案柜、光盘库等。存储设备应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保档案的安全保存。建立长期档案的备份制度，定期对档案进行备份。备份介质应与原始档案分开存放，并在不同地点进行存储，以防止因自然灾害或其他原因导致档案丢失。长期档案的查阅和借阅应经过严格的审批流程，涉及重要机密的档案需经公司高层领导批准。借阅人员应签署保密协议，确保档案信息不被泄露。四、工程档案的收集与整理(一)收集要求1.各部门和岗位在工程建设过程中应及时收集各自工作范围内产生的文件资料，并确保文件的真实性和完整性。2.对于外来文件，如设计变更通知、监理指令等，应及时签收并进行登记，确保文件在流转过程中不丢失。3.工程建设过程中的声像资料和电子文件应同步收集，确保与纸质文件内容一致。(二)整理要求1.工程档案应按照分类标准进行整理，确保同一类别的文件集中存放。2.每份文件应进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查询。编号可采用数字、字母或数字与字母相结合的方式。3.对文件进行编目，编目内容应包括文件编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。编目应清晰、准确，便于查阅和管理。4.工程竣工图应与实际工程相符，图面清晰、标注准确。竣工图应加盖竣工图章，并由相关责任人签字确认。五、工程档案的归档与保管(一)归档要求1.工程档案应定期进行归档，归档时间应根据档案的性质和形成阶段确定。一般情况下，工程建设过程中的文件应每月归档一次，竣工验收后应及时进行全面归档。2.归档时应编制归档清单，清单内容应包括档案名称、编号、数量、归档时间等信息。归档清单应一式两份，一份随档案保存，一份由档案管理部门留存。3.档案管理人员应对归档的文件进行审核，确保文件的完整性和准确性。审核通过后应办理归档手续，将档案存入专门的档案库房。(二)保管要求1.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备必要的消防设备和安全设施，如灭火器、防火门、防盗报警装置等。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。4.对电子档案应进行定期备份，备份介质应妥善保管。同时，应建立电子档案的存储和管理制度，确保电子档案的安全和可读取性。六、工程档案的查阅与借阅(一)查阅要求1.公司内部人员查阅工程档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。查阅申请表应经所在部门负责人签字批准。2.档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应在规定时间内归还档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅工程档案时，应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、标记或损坏。如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的格式进行。(二)借阅要求1.公司外部单位借阅工程档案应提前提交借阅申请，申请内容应包括借阅单位名称、联系人、联系方式、借阅目的、档案名称和编号等信息。借阅申请应经公司相关部门负责人审核，并报公司领导批准。2.借阅单位应与公司签订借阅协议，明确借阅期限、保密责任、归还方式等内容。借阅协议应作为借阅申请的附件一并提交。3.档案管理人员应按照借阅协议的要求提供档案，并对借阅过程进行跟踪和监督。借阅期限届满时，借阅单位应按时归还档案。如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印或泄露档案内容。如因保管不善导致档案丢失或损坏，借阅单位应承担相应的赔偿责任。七、工程档案的鉴定与销毁(一)鉴定要求1.档案管理部门应定期对工程档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和专业人员参加。2.鉴定时应根据国家法律法规、行业标准以及公司实际情况，对档案的价值和重要性进行评估。鉴定结果应形成鉴定报告，报告内容应包括档案名称、编号、形成时间、保管期限、鉴定意见等信息。3.鉴定报告应经公司领导审批后生效。对于需要销毁的档案，应明确销毁的范围和方式。(二)销毁要求1.销毁工程档案应按照审批后的鉴定报告进行，确保销毁的档案符合规定要求。2.销毁档案时应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称和数量等信息。3.销毁记录应作为档案管理工作的重要资料进行保存，保存期限与相应档案的保管期限