学校档案室管理制度上墙

PAGE学校档案室管理制度上墙一、总则（一）目的为加强学校档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。本制度旨在规范档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作流程，保障学校各项工作的顺利开展，为学校的教学、科研、管理等提供有力的支持和服务。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位形成的各类档案，包括但不限于党群工作档案、行政管理档案、教学档案、科研档案、学生档案、财务档案、基建档案、设备档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案室对全校档案实行集中统一管理，各部门、各单位应指定专人负责档案工作，并接受档案室的业务指导和监督检查。2.真实性原则档案应如实反映学校各项工作的历史面貌和实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则档案的收集应全面、系统，涵盖学校工作的各个方面和各个环节，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，应采取必要的保密措施，防止档案信息的泄露。5.方便利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案的利用效率，满足学校各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构与人员职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度并组织实施。2.负责全校档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用全校各类档案。3.对各部门、各单位的档案工作进行业务指导、监督和检查，组织开展档案业务培训和宣传教育活动。4.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整、准确和及时归档。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程，提高档案管理的现代化水平。6.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为学校的决策、教学、科研和管理提供参考依据。7.做好档案的安全保护工作，确保档案实体和信息的安全。（二）部门（单位）档案员职责1.负责本部门（单位）档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全、完整和准确。2.按照学校档案分类方案和归档要求，对本部门（单位）形成的文件材料进行分类整理，定期向学校档案室移交档案。3.协助学校档案室开展档案业务培训和宣传教育活动，提高本部门（单位）人员的档案意识。4.负责本部门（单位）档案的日常管理和利用工作，为教学、科研、管理等工作提供档案服务。5.对本部门（单位）档案的安全和保密负责，严格遵守档案管理制度，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.党群工作档案：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察、统战工作等方面形成的文件材料。2.行政管理档案：包括学校行政事务管理、人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障等方面形成的文件材料。3.教学档案：包括教学计划、教学大纲、课程教案、教学课件、考试试卷、实习实训报告、教学成果等方面形成的文件材料。4.科研档案：包括科研项目立项、研究过程、科研成果、学术交流等方面形成的文件材料。5.学生档案：包括学生入学登记表、学籍档案、成绩档案、奖惩档案、毕业档案等方面形成的文件材料。6.财务档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、财务预决算等方面形成的文件材料。7.基建档案：包括学校基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等方面形成的文件材料。8.设备档案：包括学校购置、使用、维护、报废的各类设备的文件材料，如设备购置合同、设备说明书、设备验收报告等。（二）归档要求1.各部门（单位）应明确专人负责档案的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.归档的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.归档的文件材料应按照学校档案分类方案进行分类整理，遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。4.归档的文件材料应编制目录，注明文件的题名、日期、文号、责任者等信息，便于查找和利用。5.各部门（单位）应定期向学校档案室移交档案，一般每年[X]月底前完成上一年度档案的移交工作。移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。1.年度分类：将档案按形成年度进行划分。2.机构（问题）分类：在年度内，按学校内部机构或问题进行分类。3.保管期限分类：根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）三种保管期限。（三）整理步骤1.区分全宗：将学校各部门（单位）形成的档案分别作为一个全宗进行整理，保持全宗的完整性和独立性。2.分类：按照年度机构（问题）保管期限分类法，对档案进行分类。3.组卷：将同一类别的档案按照一定的原则和方法组成案卷，每卷厚度应适中，一般不超过[X]厘米。4.编目：对每个案卷进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表，注明案卷题名、卷号、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等信息。5.装订：对破损的文件材料进行修复，对纸张规格不一致的文件材料进行折叠或裱糊，然后将案卷内的文件材料进行装订，使其整齐、牢固。五、档案的保管（一）保管场所学校档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管方式1.纸质档案保管：纸质档案应分类存放于档案柜中，排列整齐，便于查找。档案柜应定期进行检查和维护，确保档案的安全存放。2.电子档案保管：电子档案应存储于专用的存储设备中，如磁盘阵列、磁带库等，并进行备份。电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。3.特殊载体档案保管：对照片、录音、录像等特殊载体档案，应按照相关规定进行整理和保管。照片档案应冲洗成照片并进行编号、编目，装入相册或照片档案盒中；录音、录像档案应转录成光盘，并进行编号、编目，注明录制时间、内容、责任者等信息。（三）保管期限档案的保管期限根据其保存价值确定，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限为[X]年。3.短期保管：凡是在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管，保管期限为[X]年。（四）档案的定期检查学校档案室应定期对档案进行检查，一般每年进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题应及时采取措施进行处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复；对霉变、虫蛀的档案应采取相应的防治措施；对超过保管期限的档案应及时进行鉴定和销毁。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由分管档案工作的校领导担任组长，档案室负责人、各部门（单位）档案员代表等为成员。档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法档案鉴定工作应采用直接鉴定法，逐件审查档案的内容和价值，确定其保管期限。在鉴定过程中，应充分考虑档案的形成背景、来源、内容、形式等因素，综合判断其保存价值。（四）销毁程序1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、卷号、文号、责任者等信息。2.档案销毁清册应经档案鉴定工作领导小组审核批准，并报学校分管领导审批。3.档案销毁工作应在指定的地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的统计（一）统计内容学校档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。统计内容包括档案的数量、种类、保管期限、利用人次、利用卷次等。（二）统计方法档案统计工作应采用手工统计和计算机辅助统计相结合的方法，确保统计数据的准确、及时和完整。档案统计人员应定期对统计数据进行汇总分析，为档案管理工作提供决策依据。（三）统计报表学校档案室应定期向上级主管部门和学校领导报送档案统计报表，报表内容应真实、准确、完整。档案统计报表应包括档案基本情况统计表、档案利用情况统计表等。八、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、保守秘密的原则，确保档案信息的合理利用。（二）利用范围1.本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅本人形成的档案和与本人工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案的，应按照国家有关规定办理查阅手续，并经学校分管领导批准。3.本校学生因学籍管理、就业等需要，可查阅本人的学籍档案、成绩档案等。（三）利用方式1.查阅：利用者可到学校档案室查阅档案，查阅时应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。档案室工作人员应根据利用者的需求提供相应的档案，并做好查阅服务工作。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅日期、借阅人姓名、单位、借阅内容、归还日期等信息。借阅申请表应经所在部门（单位）负责人签字同意，并报档案室负责人审批。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需要延