高中防疫档案管理制度

PAGE高中防疫档案管理制度一、总则（一）目的为加强高中学校防疫档案管理，确保防疫工作相关资料的完整、准确、规范，有效支持学校防疫决策、工作开展及经验总结，依据国家相关法律法规和教育行业防疫工作标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体师生员工在防疫期间所产生的各类防疫档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映防疫工作实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖防疫工作各个环节、各类相关资料，保证档案资料全面完整。3.规范性原则：严格按照规定的格式、流程和要求进行档案的收集、整理、归档和保管，确保档案规范统一。4.保密性原则：对涉及个人隐私、学校防疫工作敏感信息等严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）学校防疫工作领导小组1.全面领导学校防疫档案管理工作，制定档案管理工作方针和政策。2.审核重要防疫档案资料，监督档案管理工作的执行情况。（二）档案管理部门（如学校档案室）1.负责防疫档案管理的日常工作，包括制定档案收集、整理、归档计划和流程。2.指导各部门做好防疫档案资料的收集、初步整理工作。3.对防疫档案进行集中统一保管，建立档案目录索引，方便查询利用。4.定期对防疫档案进行检查、维护，确保档案安全。（三）各部门1.负责本部门防疫工作档案资料的收集、整理、分类，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责本部门防疫档案管理工作，确保档案资料的准确性和完整性。三、防疫档案的分类与内容（一）防疫工作方案与制度类1.学校防疫工作总体方案：包括防疫工作目标、组织架构、工作措施、应急处置预案等。2.各项防疫工作制度：如师生健康监测制度、校园清洁消毒制度、通风换气制度、物资管理制度、人员出入管理制度等。（二）人员信息类1.师生员工基本信息：涵盖姓名、性别、年龄、班级/部门、联系方式等。2.健康信息：每日健康打卡记录、体温检测记录、核酸检测结果、疫苗接种情况等。3.行程信息：外出记录、旅居史、接触史等。（三）物资管理类1.防疫物资采购计划与清单：口罩、消毒液、洗手液、体温计、防护服等物资的采购数量、规格、采购时间等。2.物资出入库记录：详细记录物资的入库时间、来源、数量，出库时间、去向、领用部门及人员等。3.物资库存盘点记录：定期对防疫物资进行盘点，记录盘点时间、实际库存数量、账实差异情况及处理结果等。（四）校园防控措施类1.校园环境清洁消毒记录：包括消毒时间、区域、消毒方式、消毒人员等。2.通风换气记录：通风时间、通风区域等。3.人员出入管理记录：人员进出校园时间、身份验证情况、体温检测结果等。4.教学活动防疫记录：线上线下教学安排、防疫措施落实情况等。5.食堂防疫记录：食品采购索证索票、加工制作过程卫生管理、就餐人员管理等相关记录。6.宿舍防疫记录：宿舍清洁消毒、住宿人员管理等记录。（五）疫情应急处置类1.疫情报告记录：发现疫情的时间、报告人、报告流程、报告内容等。2.病例追踪管理记录：对确诊病例、疑似病例密切接触者的追踪、排查、隔离观察等情况记录。3.疫情防控演练记录：演练时间、演练内容、参与人员及演练效果评估等。4.疫情防控期间学校停课、复课相关记录：停课通知、复课申请与审批、复课准备工作等记录。（六）宣传教育类1.防疫知识宣传资料：包括宣传海报、手册、视频等资料。2.学校防疫工作宣传报道：校内新闻稿、对外宣传稿件、媒体报道等。3.防疫主题活动记录：如主题班会、讲座、征文比赛等活动的组织开展情况记录。四、防疫档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门防疫工作中产生的各类资料，确保资料齐全、完整。2.收集的资料应真实有效，具有原始性，不得事后补造或篡改。3.对于电子文档资料，应确保其格式规范、内容清晰，同时做好备份存储。（二）整理方法1.分类整理：按照防疫档案的分类标准，对收集到的数据进行分类，同一类别的资料集中在一起。2.编号标识：为每一份档案资料赋予唯一的编号，便于识别和管理。编号应遵循一定的规则，如按照年份、类别、顺序号等进行编制。3.编目建册：编制档案目录，详细记录档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，并建立档案册，将档案资料按照目录顺序装订成册。4.资料装订：对于纸质档案资料，应进行整齐装订，确保牢固、美观。装订时应去除金属物，采用统一规格的装订线或装订夹。五、防疫档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门整理好的防疫档案资料，应定期移交档案管理部门。移交时需填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门收到移交的档案资料后，应进行核对验收，确保档案资料的完整性和准确性。对不符合要求的档案资料，应及时通知移交部门进行补充或修正。3.验收合格的档案资料，按照档案分类标准进行归档存放，建立档案索引目录，方便查询利用。（二）保管期限1.短期档案：部分临时性防疫工作记录、一般性通知等资料，保管期限为1年。2.中期档案：如师生健康监测记录、物资出入库记录等，保管期限为3年。3.长期档案：学校防疫工作总体方案、疫情应急处置相关重要资料等，保管期限为5年及以上。（三）保管方式1.纸质档案：采用专门的档案柜进行存放，档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。按照档案类别和保管期限进行分区存放，便于查找和管理。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，进行定期备份。建立电子档案目录索引，方便快速检索。同时，对电子档案进行加密处理，确保数据安全。3.特殊载体档案：如照片、录音、录像等，应按照相关规定进行整理和保管。照片应冲印或扫描成电子文件后归档，录音、录像资料应进行转录存储，并注明录制时间、内容、来源等信息。（四）档案保管环境要求1.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.定期对档案保管场所进行检查，及时发现并处理可能影响档案安全的问题，如漏水、虫害等。六、防疫档案的查阅与利用（一）查阅权限1.学校内部人员因工作需要查阅防疫档案的，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及学校防疫工作敏感信息或个人隐私的档案资料，查阅人员需经学校防疫工作领导小组批准，并严格遵守保密规定。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅学校防疫档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经学校防疫工作领导小组审核同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅流程1.查阅人员提交档案查阅申请表后，档案管理部门应根据申请内容进行审核，确定是否符合查阅条件。2.审核通过后，档案管理部门为查阅人员提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。3.查阅结束后，查阅人员应及时归还档案资料，档案管理部门对归还的档案进行检查，确保档案资料完整无损。（三）档案利用1.学校各部门可根据防疫工作实际需要，合理利用防疫档案资料，进行数据分析、工作总结、经验借鉴等。2.在利用防疫档案资料时，应注意保护档案资料的原始性和完整性，不得擅自更改或损坏档案内容。如需引用档案资料，应注明出处。3.鼓励学校师生员工对防疫档案资料进行研究和分析，为学校防疫工作提供有益的建议和参考。七、防疫档案的销毁（一）销毁条件1.超过保管期限且已无保存价值的防疫档案资料，可进行销毁处理。2.因学校机构调整、防疫工作结束等原因，不再需要留存的防疫档案资料，经学校防疫工作领导小组批准后，可予以销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对达到销毁条件的防疫档案进行清理核对，编制档案销毁清单，注明档案资料的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清单经学校防疫工作领导小组审核批准后，由档案管理部门会同相关部门指定专人负责销毁工作。3.销毁档案资料时，应采用适当