档案库存保管制度

PAGE档案库存保管制度一、总则（一）目的为了加强公司档案库存的保管工作，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类档案库存的保管管理，包括但不限于文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的泄露、损毁和丢失。3.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案库存保管职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案库存保管制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.负责档案库房的日常管理，确保库房设施设备的正常运行。4.负责档案的鉴定、销毁工作，确保档案的真实性和合法性。5.负责为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案库存保管制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的具体整理、归档、保管等工作，确保档案的质量。3.负责档案库房的日常巡查，及时发现和处理档案保管中的问题。4.负责档案查阅、借阅的登记和管理工作，确保档案的安全。5.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）其他部门职责1.各部门负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确归档。2.各部门应配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，不得拒绝或推诿。三、档案库存保管要求（一）库房建设与设施设备1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火防盗的地点建设。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全保管。3.库房应配备温湿度调节设备，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。4.库房应设置档案架、档案柜等存储设备，按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放。（二）档案整理与归档1.档案管理人员应按照档案管理的有关规定，对收集到的档案进行分类、整理和编号。2.档案应按照年度、保管期限、类别等进行排列，编制档案目录和索引，便于查阅和管理。3.归档的档案应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备，载体应符合要求。4.电子档案应进行备份，并按照规定进行存储和管理。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、年度财务报告等重要文件。3.长期保管的档案主要包括公司的主要业务档案、重要合同协议、人事档案等，保管期限一般为10年以上。4.短期保管的档案主要包括一般性文件、临时性业务档案等，保管期限一般为15年。（四）档案存储与排列1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存储，排列应整齐有序。2.同一类别的档案应按照时间顺序排列，便于查阅和管理。3.电子档案应按照规定进行存储和管理，建立电子档案目录和索引，便于查找和利用。（五）档案标识与编号1.档案应进行标识，标明档案的类别、年度、保管期限等信息。2.档案编号应按照一定的规则进行编制，确保编号的唯一性和系统性。3.档案编号应在档案存储设备上进行标注，便于查找和管理。四、档案库存保管流程（一）档案收集1.各部门应按照档案管理的有关规定，及时收集本部门形成的档案，并定期移交档案管理部门。2.档案管理部门应定期对各部门移交的档案进行检查，确保档案的齐全完整。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案管理的有关规定，对收集到的档案进行分类、整理和编号。2.档案整理应遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（三）档案归档1.档案整理完毕后，应及时进行归档，将档案存入档案库房。2.档案归档应按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，并编制档案目录和索引。（四）档案保管1.档案管理人员应定期对档案进行检查，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行通风换气，防止档案受潮、发霉等。3.档案管理人员应严格遵守档案查阅、借阅制度，确保档案的安全。（五）档案查阅与借阅1.公司内部人员查阅档案应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅档案应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经公司领导批准后，到档案管理部门查阅。3.档案借阅应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。4.档案借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。5.档案查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（六）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经公司领导批准后，进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，并做好销毁记录。五、档案库存保管监督与检查(一)监督检查机制1.公司设立档案库存保管监督小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员和相关部门代表。2.监督小组定期对档案库存保管工作进行检查，确保制度执行的有效性。(二)检查内容与频率1.检查内容包括库房设施设备运行情况、档案整理归档质量、档案保管期限准确性、档案查阅借阅登记等。2.每月进行一次常规检查，每季度进行一次全面检查。(三)问题整改与跟踪1.对检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.整改责任人应按时完成整改，并将整改情况反馈给监督小组。监督小组对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。六、档案库存保管的安全与保密措施(一)安全措施1.档案库房配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，并定期进行维护和检查。2.安装监控系统，对库房进行24小时监控，确保档案安全。3.制定应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。(二)保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.查阅和借阅档案时，应在指定地点进行，无关人员不得在场