学校文件发布制度规范要求

PAGE学校文件发布制度规范要求一、总则（一）目的为了加强学校文件发布工作的规范化、制度化建设，确保学校各类文件能够及时、准确、有效地传达和执行，提高学校行政管理效率和工作质量，特制定本制度规范要求。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在文件发布过程中的相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：文件发布必须符合国家法律法规以及教育主管部门的相关规定，确保文件内容合法合规。2.准确性原则：文件内容应准确无误，表述清晰，避免歧义，确保文件传达的信息真实可靠。3.及时性原则：文件应在规定的时间内发布，确保信息能够及时传达给相关人员，不影响工作的正常开展。4.规范性原则：文件发布应遵循统一的格式、流程和标准，保证文件的规范性和严肃性。二、文件分类及编号（一）文件分类1.行政文件：包括学校发布的各类行政决策、规章制度、工作安排、通知公告等，用于指导学校行政管理工作。2.教学文件：涉及教学计划、课程标准、教学大纲、教材选用、教学质量评估等方面的文件，旨在规范学校教学活动。3.科研文件：有关科研项目管理、科研成果奖励、学术交流等方面的文件，推动学校科研工作的开展。4.学生管理文件：涵盖学生招生、学籍管理、奖惩规定、日常行为规范等内容，保障学生管理工作有序进行。（二）文件编号1.编号规则：学校文件编号采用统一格式，由年份、部门代码、文件类别代码和顺序号组成。例如：2023XZ01，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政文件类别代码，“01”为该类别文件的顺序号。2.部门代码：各部门根据学校规定的代码表确定本部门的代码，确保文件编号的唯一性和系统性。3.文件类别代码：行政文件（XZ）、教学文件（JX）、科研文件（KY）、学生管理文件（XS）等。三、文件起草与审核（一）起草要求1.内容要求：文件起草应明确主题，围绕主题阐述具体内容，做到条理清晰、逻辑严密。内容应具有针对性和可操作性，能够解决实际问题。2.格式要求：按照学校统一的文件格式进行起草，包括标题、正文、附件、落款等部分。标题应简洁明了，准确概括文件核心内容；正文应层次分明，分段表述；附件应注明名称并按顺序编号；落款应包含起草部门和日期。3.语言要求：文件语言应规范、准确、简洁，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇。表述应符合语法规则和语言习惯，易于理解。（二）审核流程1.部门初审：文件起草完成后，起草部门应进行内部初审，由部门负责人对文件内容、格式、语言等进行审核，确保文件质量。初审通过后，在文件首页右上角加盖部门审核章，并注明审核人及审核日期。2.职能部门审核：涉及多个部门或专业性较强的文件，需提交相关职能部门进行审核。职能部门应从专业角度对文件内容进行审查，提出修改意见和建议。审核通过后，职能部门负责人在文件上签字确认。3.分管领导审核：文件经部门初审和职能部门审核后，提交分管领导进行审核。分管领导应全面审查文件的必要性、可行性和合规性，对文件内容和格式进行最终把关。审核通过后，分管领导签署意见并签字。4.主要领导审批：重要文件或涉及学校重大决策的文件，需经学校主要领导审批。主要领导根据学校整体工作部署和实际情况，对文件进行审批，决定文件是否发布及发布范围。审批通过后，主要领导在文件上签字。四、文件发布渠道与方式（一）校内办公系统发布1.适用范围：学校行政文件、一般性通知公告、工作安排等可通过校内办公系统发布。校内办公系统面向学校全体教职工开放，教职工可通过账号登录系统查看和下载相关文件。2.发布流程：文件起草部门将审核通过的文件电子版提交至学校办公室，由学校办公室负责在办公系统中进行发布操作。发布时应填写文件标题、文号、发布日期、有效期等信息，并上传文件附件。同时，在办公系统中设置文件的查阅权限，确保文件仅供相关人员查阅。3.通知提醒：对于重要文件或涉及特定人员的文件，学校办公室应通过办公系统向相关人员发送通知提醒，告知文件已发布，提醒其及时查阅。（二）纸质文件发布1.适用范围：一些需要存档或传达给校外单位的文件，可采用纸质文件发布方式。例如：正式的规章制度、对外函件、合同协议等。2.发布流程：文件起草部门将审核通过的文件纸质版送至学校办公室，学校办公室按照规定的格式和份数进行打印、装订，并加盖学校公章。然后根据文件的发送对象和范围，通过邮政快递、专人送达等方式进行分发。对于重要文件，应进行登记备案，记录文件的分发时间、收件人等信息。3.签收反馈：收件人收到纸质文件后，应在文件签收单上签字确认。学校办公室定期对文件签收情况进行跟踪检查，确保文件能够准确送达相关人员手中。对于未按时签收或反馈的情况，及时与收件人沟通协调，查明原因。（三）会议传达1.适用范围：涉及学校重要决策、工作部署、政策解读等内容的文件，可通过会议传达的方式向相关人员进行宣贯。例如：学校教职工大会、部门工作会议、专题研讨会等。2.传达要求：会议主持人应提前熟悉文件内容，确保能够准确、清晰地传达文件精神。传达过程中，可结合实际工作进行讲解和说明，便于参会人员理解和贯彻执行。参会人员应认真听取会议内容，做好记录，并及时将文件精神传达给本部门其他人员。3.会议记录：会议组织部门应安排专人负责会议记录，记录会议时间、地点、参会人员、会议内容等信息。会议记录应准确、完整，会后整理形成会议纪要，并与相关文件一同存档。（四）信息公开平台发布1.适用范围：学校制定的一些涉及师生权益、社会公众关注的文件，应通过学校信息公开平台向社会发布。例如：招生政策、收费标准、重大建设项目情况等。2.发布流程：文件起草部门将审核通过的文件电子版提交至学校信息公开工作部门，由信息公开工作部门按照信息公开平台的发布要求进行整理、编辑和发布。发布时应确保信息内容准确、完整，并按照规定的格式和栏目进行填写。同时，在信息公开平台上设置文件的查阅权限和反馈渠道，方便公众查阅和提出意见建议。3.信息更新与维护：学校信息公开工作部门应定期对信息公开平台上的文件进行更新和维护，确保文件内容的时效性和准确性。对于公众提出的意见建议，及时进行回复和处理，并将相关情况记录在案。五、文件存档与保管（一）存档要求1.纸质文件存档：文件起草部门和学校办公室应分别留存纸质文件的原件和复印件。纸质文件应按照文件类别、年份、编号顺序进行整理装订，并在文件首页加盖存档章，注明存档日期、存档部门和保管期限。2.电子文件存档：文件起草部门应将审核通过的文件电子版按照统一的命名规则进行存储，存储路径应清晰明确，便于查找和管理。电子文件应与纸质文件内容一致，同时备份至学校指定的存储设备或服务器上，确保数据的安全性和完整性。3.文件目录编制：为便于文件的查阅和管理，应建立文件目录。文件目录应包括文件编号、标题、文号、起草部门、发布日期、保管期限等信息，并按照年份和类别进行分类编制。（二）保管期限1.短期保管：保管期限为13年的文件，主要包括一般性的工作安排、通知、临时性的资料等。短期保管的文件在保管期限届满后，经鉴定可进行销毁处理。2.中期保管：保管期限为310年的文件，如学校阶段性的工作计划、总结、教学科研项目的中期检查资料等。中期保管的文件在保管期限届满后，需进行严格的鉴定，对于仍有参考价值的文件可继续留存，无价值的文件予以销毁。3.长期保管：保管期限为10年以上的文件，包括学校重要的规章制度、历史档案、重大事件的记录等。长期保管的文件应永久保存，确保其完整性和可查阅性。（三）保管责任1.部门保管责任：各部门负责本部门起草和接收文件的存档保管工作，指定专人负责文件的整理、装订和存放，并确保文件的安全和完整。2.学校档案室保管责任：学校档案室负责对全校性重要文件、长期保管文件以及各部门移交的需要统一保管的文件进行集中保管。档案室应建立完善的档案管理制度，配备必要的保管设施和设备，确保文件档案的妥善保管。3.定期检查与清理：学校办公室和档案室应定期对文件存档情况进行检查，确保文件存放有序、标识清晰。对于超过保管期限或已无保存价值的文件，按照规定的程序进行鉴定和销毁处理，销毁过程应进行记录备案。六、文件查阅与借阅（一）查阅规定1.校内查阅：学校教职工因工作需要查阅校内文件，可通过校内办公系统或到学校办公室、档案室进行查阅。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅文件的名称、文号、查阅时间、查阅人等信息。2.校外查阅：校外单位或个人因特殊原因需要查阅学校文件，须经学校办公室审核批准，并填写查阅申请表，说明查阅目的、范围和时间等。查阅申请表经学校分管领导签字同意后，方可查阅相关文件。查阅过程中，应安排专人陪同，查阅人员不得擅自复制、摘抄文件内容。（二）借阅规定1.校内借阅：学校教职工因工作需要借阅校内文件，应填写借阅申请表，注明借阅文件的名称、文号、借阅时间、归还时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。借阅申请表提交至学校办公室或档案室，由相关部门进行审核和办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延长借阅时间，应提前办理续借手续。2.校外借阅：校外单位或个人原则上不得借阅学校文件。如因特殊情况确需借阅，须经学校主要领导批准，并按照学校对外借阅文件的相关规定办理借阅手续。借阅期限根据文件的重要程度和保密要求确定，借阅过程中应严格遵守保密规定，确保文件安全。（三）归还与催还1.文件归还：借阅人员应在规定的借阅期限内归还所借文件。归还时，应确保文件完好无损，如有损坏或丢失，应及时报告并按照规定进行处理。学校办公室或档案室在收到归还的文件后，应进行认真检查，并在借阅登记表上注明归还日期。2.催还提醒：对于临近借阅期限的文件，学校办公室或档案室应提前向借阅人员发送催还提醒，确保文件能够按时归还。对于逾期未归还的文件，及时与借阅人员沟通联系，查明原因，督促其尽快归还。七、文件保密与安全（一）保密规定1.文件密级划分：根据文件内容涉及的敏感程度和保密要求，将文件划分为绝密、机密、秘密三个密级。绝密文件是指涉及学校核心机密、国家安全等重要信息的文件，具有最高的保密级别；机密文件是指涉及学校重要业务、科研成果等关键信息的文件；秘密文件是指一般性的涉及学校内部工作信息、不宜公开的文件。2.保密措施：对于涉密文件，应严格按照保密规定进行管理。起草部门应在文件首页标注密级，并注明保密期限。文件的打印、复印、传递、存储等环节应采取相应的保密措施，确保文件信息不泄露。涉密文件的查阅、借阅应严格履行审批手续，限定知悉范围，查阅和借阅人员应签订保密承诺书。3.保密教育：学校应定期组织教职工开展保密教育培训，提高教职工的保密意识和防范能力。保密教育内容包括国家保密法律法规、学校保密制度、文件保密管理要求等，使教职工了解保密工作的重要性，掌握基本的保密知识和技能。（二）安全管理1.物理安全：学校办公室和档案室应加强文件存储场所的安全管理，确保场所具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件。配备必要的安全设施和设备，如消防器材、监控设备、保险柜等，保障文件的物理安全。2.网络安全：对于通过校内办公系统、信息公开平台等网络渠道发布的文件，应加