档案保密制度重要性

PAGE档案保密制度重要性一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，维护公司的合法权益，特制定本档案保密制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生以及因工作需要接触公司档案的外部人员。（三）基本原则1.保密性原则：严格保守档案信息秘密，防止档案信息泄露。2.完整性原则：确保档案信息的完整与准确，不得擅自篡改、销毁档案。3.合法性原则：档案管理活动必须符合国家法律法规和行业标准的要求。二、档案的分类与管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司各类文件、规章制度、会议记录、工作计划与总结等。2.人事档案：员工个人基本信息、劳动合同、薪资福利、培训记录、绩效考核等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。4.业务档案：与公司业务相关的合同、协议、项目文档、客户资料等。5.技术档案：公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺流程等。（二）档案管理职责1.档案管理部门负责制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。集中统一管理公司各类档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放和检索。定期对档案进行整理、鉴定、销毁等工作，保证档案的质量和安全。2.各部门负责本部门档案的收集、整理和保管工作，指定专人负责档案管理，并将档案管理工作纳入部门工作计划。按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。严格遵守档案保密制度，不得擅自查阅、复制、传播本部门以外的档案信息。三、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集的范围和标准，确保档案的全面性和完整性。2.档案形成部门应及时将办理完毕的文件材料进行整理，按照档案分类标准进行分类、编号，并编制目录。3.对于重要的档案资料，应在形成后及时移交档案管理部门，不得自行留存或拖延移交。（二）档案整理1.档案管理部门对接收的档案进行统一整理，按照档案的类别、时间顺序等进行排列，编制档案号和目录。2.对档案进行装订、编页、编目等工作，确保档案的整齐、规范。3.建立电子档案与纸质档案相对应的索引关系，便于查询和利用。四、档案的保管与保护（一）档案保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、货架等，并按照档案类别和保管期限进行合理存放。（二）档案保管要求1.对纸质档案应定期进行检查，发现问题及时处理，如霉变、虫蛀等应采取相应的修复措施。2.电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。3.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经许可不得进入库房。（三）档案保护措施1.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和防范能力。2.安装必要的安全监控设备，对档案库房进行实时监控。3.制定档案应急预案，并定期进行演练，确保在发生突发事件时能够及时采取措施，保护档案安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅档案的名称和范围等，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人应经公司主管领导批准，并在档案管理部门的监督下查阅。3.外部人员查阅公司档案，须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）借阅手续1.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅时间、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、复印、摘录、传播档案内容。（三）查阅与借阅记录1.档案管理部门应对查阅和借阅档案的情况进行详细记录，包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称、借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等。2.查阅和借阅记录应保存[X]年以上，以备查询和审计。六、档案的复制与摘录（一）复制权限1.因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、复制档案的名称和范围等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理复制手续。2.涉及公司机密的档案，复制人应经公司主管领导批准，并在档案管理部门的监督下复制。3.复制档案应使用档案管理部门统一提供的设备和纸张，确保复制件与原件内容一致。（二）摘录规定1.如需摘录档案内容，应填写《档案摘录申请表》，注明摘录目的、摘录档案的名称和范围等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理摘录手续。2.摘录内容应准确、完整，不得断章取义或歪曲原意。3.摘录完成后，摘录人应将摘录内容交档案管理部门审核，审核无误后签字确认。（三）复制与摘录记录1.档案管理部门应对复制和摘录档案的情况进行详细记录，包括复制人姓名、部门、复制时间、复制档案名称、摘录人姓名、部门、摘录时间、摘录内容等。2.复制和摘录记录应保存[X]年以上，以备查询和审计。七、档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.因保管不善导致损坏、变质无法修复的档案。3.经鉴定确属不需要保存的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，提出销毁档案的清单，报公司主管领导审批。2.经批准销毁的档案，应在档案管理部门指定的地点，由专人负责监销，确保档案信息彻底销毁。3.销毁档案时，应填写《档案销毁登记表》，详细记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等，并由监销人签字确认。（三）销毁记录1.档案管理部门应将档案销毁登记表妥善保存，保存期限为[X]年以上。2.销毁记录应作为档案管理工作中的重要资料，以备查询和审计。八、保密责任与违规处理（一）保密责任1.公司全体员工均有保守档案秘密的义务，不得向任何无关人员泄露档案信息。2.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，认真履行档案管理职责，确保档案信息的安全。3.各部门负责人应加强对本部门员工的档案保密教育，督促员工遵守档案保密制度。（二）违规处理1.对于违反档案保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.因违反档案保密制度给公司造成损