交通企业档案管理制度

PAGE交通企业档案管理制度一、总则（一）目的为加强交通企业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业生产经营、管理决策、技术创新等方面的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本交通企业及所属各部门、分支机构、全资子公司、控股子公司等。（三）基本原则1.集中统一管理原则。企业档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则。档案应如实反映企业各项活动的真实情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则。全面收集、整理企业在生产经营、管理等活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及企业机密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.服务利用原则。充分开发利用档案资源，为企业各项工作提供有效服务，提高档案的利用价值。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门设立独立的档案管理部门，负责企业档案管理工作的统筹规划、组织协调、监督指导等。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.对档案进行鉴定、保管期限划分，定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整。3.建立档案检索系统，编制各类档案检索工具，为档案利用提供便利。4.负责档案的借阅、查阅、利用登记等工作，按照规定办理档案借阅手续，对利用情况进行跟踪记录。5.参与企业重大活动、项目档案的收集、整理和归档工作，提供档案业务指导。6.开展档案信息化建设，将档案信息录入电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储和利用。7.定期对档案管理工作进行总结、分析，提出改进措施和建议，不断提高档案管理水平。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和协调，配合档案管理部门开展档案业务培训等工作。3.在开展各项业务活动过程中，及时形成并妥善保管相关档案资料，确保档案的真实、完整、准确。三、档案的分类与编号（一）分类1.行政管理类档案：包括企业设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，企业规章制度，人事档案，行政事务文件等。2.经营管理类档案：涵盖市场调研、市场营销、合同管理、财务管理、审计报告、税务文件等。3.生产技术类档案：涉及交通工程项目规划、设计、施工、验收等文件，运输设备技术资料，安全管理文件，节能减排文件等。4.基本建设类档案：包含交通基础设施建设项目的立项、可行性研究、初步设计、施工图设计、招投标文件、施工过程文件、竣工验收文件等。5.科研项目类档案：有关科研项目的立项申请、研究方案、实验数据、研究成果、鉴定验收文件等。6.设备仪器类档案：设备仪器的购置合同、技术资料、安装调试记录、运行维护记录、报废处置文件等。7.会计档案：会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务报表等。8.声像档案：企业重大活动、工程建设、运输生产等方面的照片、录音、录像等资料。9.电子档案：以电子数据形式存在的各类文件，包括办公自动化系统生成的文件、业务系统数据备份等。（二）编号1.采用层次分类编号法，按照档案分类体系，为每类档案编制唯一的编号。2.编号由字母和数字组成，字母表示档案类别，数字表示该类别下档案的顺序号。例如，行政管理类档案编号为XZGL，其下第10份文件编号为XZGL010。3.电子档案编号与纸质档案编号相对应，在电子档案管理系统中进行标识。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.企业在生产经营、管理、科研、基本建设等活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级主管部门下发的与本企业相关的文件、通知、规定等。3.企业与外部单位签订的合同、协议、意向书等。4.企业内部各部门之间的往来文件、报告、报表等。5.企业员工个人在工作中形成的重要文件、成果等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期对本部门产生的档案进行收集、整理，确保档案的及时、完整。2.对于重要活动、项目，应指定专人负责全程跟踪档案收集工作，确保档案资料的全面性。3.涉及多个部门的档案，由牵头部门负责组织相关部门共同收集，明确分工，确保档案收集无遗漏。4.对接收的外来文件，应进行登记、审核，符合归档要求的及时归档。（三）整理方法1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，按照分类方案进行分类整理。2.对每份文件进行编号、编目，填写文件题名、日期、文号、责任者等信息。3.去除文件上的金属物，破损文件应进行修复，字迹模糊或褪色的文件应进行复制或补字。4.按照一定顺序排列文件，同一事由的文件应集中排列在一起。5.对整理好的文件进行装订，采用三孔一线或胶装等方式，确保文件整齐、牢固。五、档案的归档与移交（一）归档期限1.行政管理类档案应在文件办理完毕后一个月内归档。2.经营管理类档案中的合同、协议等应在签订后一周内归档，其他文件按季度归档。3.生产技术类档案应在项目完成后两个月内归档。4.基本建设类档案应按照项目建设进度及时归档，在项目竣工验收后三个月内完成全部归档工作。5.科研项目类档案应在项目鉴定验收后一个月内归档。6.设备仪器类档案应在设备仪器安装调试完毕或报废处置后一个月内归档。7.会计档案应按照会计年度归档，在年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门。8.声像档案应在活动结束或事件发生后及时整理归档。9.电子档案应实时或定期进行备份归档，确保数据的安全性和完整性。（二）移交程序1.各部门兼职档案员按照归档期限要求，将整理好的档案移交至档案管理部门。2.移交时，应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、起止日期、保管期限等信息，双方签字确认。3.档案管理部门对接收的档案进行核对、检查，如发现问题及时与移交部门沟通解决。4.档案管理部门将接收的档案按照分类编号顺序上架存放，并建立档案台账。六、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜存放，按照分类编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，进行异地备份，确保数据的安全性。同时，应定期对电子档案进行检查、维护，防止数据丢失或损坏。3.声像档案应根据载体类型分别存放，如照片应冲印或扫描后存储，录音、录像资料应进行数字化转换后存储，并建立相应的目录索引。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，对清查中发现的问题及时进行记录和处理。3.清查结束后，应编写档案清查报告，总结档案管理工作情况，提出改进措施和建议。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合企业实际情况，制定档案鉴定标准。2.对档案的价值进行综合评估，主要考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其是否具有保存价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出鉴定意见，填写档案鉴定审批表。2.档案鉴定工作小组对档案鉴定审批表进行审核，必要时可组织相关人员进行讨论，形成鉴定结论。3.对确定无保存价值的档案，编制档案销毁清单，经企业分管领导批准后进行销毁。（四）销毁方式1.纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，销毁过程应进行记录，由两人以上监销，并在销毁清单上签字确认。2.电子档案应采用数据擦除等技术手段进行销毁，确保数据无法恢复，并保留销毁记录。3.声像档案的销毁方式应根据载体类型选择合适的方法，如磁带消磁、光盘粉碎等，并做好记录。八、档案的利用（一）利用范围1.企业内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.企业员工因个人学习、研究等需要查阅与本人工作相关的档案。3.外部单位因工作需要，按照规定程序查阅、借阅企业档案。（二）利用手续1.企业内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅目的、档案名称、数量等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理手续。2.外部单位查阅、借阅档案，应提前提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅目的、档案清单等，经企业分管领导批准后，由档案管理部门按照规定办理手续。查阅、借阅申请函应加盖单位公章。3.档案管理部门对查阅、借阅申请进行审核，符合要求的予以办理，并登记查阅、借阅时间、期限、利用人等信息。4.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。5.借阅档案应严格按照规定期限归还，如需延期，应提前办理续借手续。归还时，档案管理人员应对档案进行检查，如发现问题及时处理。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记台账，详细记录档案查阅、借阅的时间、利用人、档案名称、数量、查阅内容、归还时间等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和趋势，为档案管理工作提供参考依据。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务水平。3.确保电子档案的安全性、完整性和保密性，满足企业信息化发展的需要。（二）电子档案管理系统功能1.档案录入功能：支持多种格式文件的批量录入和单个文件的录入，自动提取文件元数据信息。2.档案存储功能：提供安全可靠的存储环境，实现电子档案的集中存储和异地备份。3.检索查询功能：具备多种检索方式，如按关键词、题名、日期、文号、责任者等进行检索，快速准确地查找所需档案。4.借阅管理功能：在线办理档案借阅手续，记录借阅信息，跟踪借阅期限，提醒归还档案。5.权限管理功能：设置不同用户的访问权限，确保档案信息的安全。6.统计分析功能：对档案利用情况、档案数量、档案类别等进行统计分析，生成报表。7.数据备份与恢复功能：定期对电子档案数据进行备份，确保数据在出现故障时能够及时恢复。（三）电子档案管理要求1.电子档案应与纸质档案同步归档，确保内容一致。2.对电子档案进行分类、编号，与纸质档案编号相对