居家养老档案管理制度

PAGE居家养老档案管理制度一、总则（一）目的为加强居家养老服务档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，保障居家养老服务工作的顺利开展，维护老年人及服务机构的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所开展的居家养老服务项目中涉及的各类档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映居家养老服务的实际情况，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集与居家养老服务相关的各类资料，保证档案资料的齐全完整。3.保密性原则：严格保护老年人及服务机构的隐私信息，对涉及个人隐私的档案内容进行妥善保管，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理工作，确保档案管理的科学性和系统性。（四）管理职责1.公司/组织档案管理部门负责制定和完善居家养老档案管理制度，并监督制度的执行情况。指导、协调各部门做好档案的收集、整理、归档工作。负责档案的集中保管，建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。定期对档案进行鉴定、销毁等工作。2.各服务部门负责本部门居家养老服务过程中形成档案资料的收集、整理和初步归档工作，并及时移交公司/组织档案管理部门。明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、准确收集。3.档案管理人员严格遵守档案管理规定，认真履行档案管理职责。做好档案的日常整理、保管、借阅登记等工作，确保档案的安全和完整。积极协助各部门和利用者查阅档案资料，提供必要的服务。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.老年人基本信息档案老年人身份证、户口本复印件。老年人健康状况资料，如体检报告、病历等。老年人生活习惯、兴趣爱好等信息。2.服务需求评估档案服务需求评估表，包括身体状况、生活自理能力、精神状态等方面的评估记录。评估过程中与老年人及其家属的沟通记录。3.服务计划与协议档案根据服务需求制定的个性化服务计划。服务协议，明确服务内容、服务期限、服务费用、双方权利义务等条款。4.服务过程记录档案护理服务记录，包括护理时间、护理内容、老人身体反应等。康复服务记录，如康复训练项目、训练效果等。助餐助浴服务记录，包括服务时间、提供的餐食种类、助浴情况等。文化娱乐活动记录，如活动内容、参与老人名单等。服务人员工作记录，包括服务人员签到、工作表现等。5.服务质量监督档案服务质量检查记录，定期对服务质量进行检查的结果。老年人及家属对服务质量的反馈意见和投诉处理记录。6.财务档案服务费用收支记录，包括收费明细、支出凭证等。财务报表，反映居家养老服务项目的财务状况。7.其他相关档案与居家养老服务相关的政策文件、法规标准等资料。服务机构与社区、志愿者组织等合作的相关记录。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集各类档案资料，确保档案资料的真实性和完整性。2.档案资料应字迹清晰、内容完整，采用耐久性强的书写材料进行记录。3.对于电子文档，应确保其格式规范、存储安全，并定期进行备份。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别进行分类，如老年人基本信息档案、服务需求评估档案、服务计划与协议档案等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于档案的管理和查询。编号应遵循一定的规则，如采用年份+类别代码+流水号的形式。3.装订：将相关的档案资料进行装订，保持资料的整齐有序。对于纸张较多的档案，可采用活页夹或档案盒进行装订。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。三、档案的保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，用于存放居家养老档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防污染等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等，确保档案保管环境的适宜。（二）保管方式1.纸质档案：按照类别和编号顺序排列存放，存放在档案柜或档案架上，并做好标识。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，建立电子档案数据库，进行分类存储和管理。同时，定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.特殊载体档案：如照片、录音、录像等，应进行分类整理，采用相应的存储介质进行保管，并注明相关信息，如拍摄时间、地点、人物等。（三）保管期限1.短期档案：保管期限为15年，主要包括服务过程中的临时性记录、短期的服务质量监督档案等。2.中期档案：保管期限为510年，如服务需求评估档案、服务计划与协议档案等。3.长期档案：保管期限为10年以上，包括老年人基本信息档案、重要的服务质量监督档案、财务档案等。（四）档案清查1.档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况符合要求。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏或其他异常情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，应填写档案清查登记表，记录清查情况。四、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门为提供更好的居家养老服务，可查阅相关档案资料，了解老年人的基本情况、服务需求和服务历史等信息。2.老年人及其家属因了解服务情况、查询自身档案等需求，可按照规定程序进行档案查阅。3.相关政府部门、社会组织等因工作需要，在履行合法手续后，可查阅与居家养老服务相关的档案资料。（二）利用手续1.公司/组织内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.老年人及其家属查阅档案，需携带有效身份证件，填写档案查阅申请表，经档案管理部门审核同意后，方可查阅相关档案。3.外部单位查阅档案，需出具单位介绍信和查阅人员有效身份证件，填写档案查阅申请表，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（三）利用限制1.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。2.涉及老年人个人隐私的档案内容，未经老年人或其家属同意，不得向任何单位或个人提供。3.档案利用者应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保档案鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司/组织档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对保管期满的档案，由档案管理人员提出初步鉴定意见，填写档案鉴定审批表，提交档案鉴定小组进行审核。2.档案鉴定小组根据档案的内容、价值等因素，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应予以销毁。3.在鉴定过程中，应充分听取各方面的意见，确保鉴定结果的公正合理。（四）销毁程序1.经鉴定小组审核同意销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经公司/组织主管