刻制印章档案管理制度

PAGE刻制印章档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司刻制印章档案的管理，确保印章使用的合法性、规范性和安全性，维护公司的正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、分支机构及所属单位刻制印章的档案管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保印章档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：加强印章档案的安全保护措施，防止印章信息泄露和滥用。3.规范管理原则：建立健全印章档案管理制度，规范印章刻制、使用、保管等流程。4.便捷高效原则：在确保安全的前提下，提高印章档案管理工作的效率，为公司业务提供有力支持。二、印章档案管理职责（一）管理部门公司办公室为印章档案的归口管理部门，负责制定和完善印章档案管理制度，组织实施印章刻制、启用、废止等工作，指导和监督各部门印章档案管理工作。（二）使用部门各部门负责本部门印章的日常使用和保管，指定专人负责印章管理工作，严格按照本制度规定使用印章，并及时向办公室报送印章使用情况。（三）档案管理人员职责1.负责印章档案的收集、整理、归档、保管和查阅工作。2.严格遵守印章档案管理规定，确保印章档案的安全和完整。3.定期对印章档案进行清查核对，发现问题及时报告并处理。4.积极为公司业务提供印章档案查阅服务，确保工作高效开展。三、印章刻制管理（一）印章种类公司印章包括但不限于公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章、部门章等。（二）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认。2.《印章刻制申请表》应提交至公司办公室，由办公室审核印章刻制的必要性和合规性。（三）审批流程1.办公室审核通过后，将《印章刻制申请表》提交至公司分管领导审批。2.分管领导审批同意后，办公室负责联系具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。（四）刻制要求1.印章刻制单位应具备合法经营资质，严格按照国家规定的印章规格、材质和字体进行刻制。2.刻制完成的印章应进行质量检验，确保印章清晰、规范、无瑕疵。3.办公室应留存印章刻制单位的资质证明、刻制合同等相关资料，作为印章档案的重要组成部分。四、印章启用管理（一）启用通知印章刻制完成后，办公室应及时发布《印章启用通知》，明确印章启用日期、使用范围、保管责任人等信息。（二）启用流程1.各部门收到《印章启用通知》后，应及时将印章启用信息传达至相关人员。2.印章启用前，保管责任人应在办公室指定人员的监督下，对印章进行检查，确认印章完好无损后，方可启用。3.启用后的印章应在《印章使用登记簿》上进行首次登记，记录启用时间、印章名称、保管责任人等信息。五、印章使用管理（一）使用范围印章应严格按照规定的使用范围使用，不得超出范围擅自使用。（二）审批流程1.用印申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核：《印章使用申请表》应提交至办公室审核，办公室根据用印规定对申请事项进行审核，确保用印事项合法合规。3.审批：审核通过后，《印章使用申请表》应提交至公司分管领导或法定代表人审批。4.特殊情况：对于紧急或重大事项需要使用印章的，可由办公室负责人或公司主要领导直接审批，但事后应及时补办审批手续。（三）用印登记1.印章保管责任人应严格按照审批后的《印章使用申请表》进行用印，在《印章使用登记簿》上详细记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、审批人等信息。2.用印完毕后，印章保管责任人应及时将印章归还原位，并妥善保管。（四）用印要求1.用印应在公司指定的地点进行，不得将印章携带外出使用。特殊情况需要外出用印时，应经公司主要领导批准，并由两人以上共同携带印章前往用印地点，确保印章安全。2.用印文件应字迹清晰、内容完整，不得在空白纸张或未填写完整的文件上用印。3.印章应加盖在文件规定的位置，确保印章清晰、端正、骑年盖月。六、印章保管管理（一）保管责任人各部门应指定专人负责印章的保管，保管责任人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管责任人应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或带出公司。3.印章保管责任人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏、丢失等情况，应及时报告办公室，并采取相应的措施进行处理。（三）交接制度1.印章保管责任人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、交接日期等信息，并经交接双方签字确认。2.办公室应派人监督印章交接过程，确保交接手续完整、规范。交接完成后，《印章交接清单》应作为印章档案的重要组成部分进行归档保存。七、印章废止管理（一）废止原因印章因使用期满、机构变更、业务调整等原因不再使用时，应及时进行废止处理。（二）废止流程1.使用部门应填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止原因、废止日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.《印章废止申请表》应提交至公司办公室，由办公室审核印章废止的必要性和合规性。3.审核通过后，办公室负责将废止的印章收回，并进行封存。4.办公室应发布《印章废止通知》，明确印章废止日期、废止印章名称等信息，通知各部门停止使用废止印章。（三）销毁处理1.对于废止的印章，办公室应定期进行清理，并按照规定的程序进行销毁。2.在销毁印章时，应填写《印章销毁清单》，详细记录印章名称、数量、销毁日期等信息，并经办公室负责人、监销人签字确认。3.印章销毁过程应进行拍照或录像，留存相关资料，作为印章档案的重要组成部分进行归档保存。八、印章档案管理（一）档案内容印章档案应包括印章刻制申请表、审批文件、刻制合同、印章启用通知、印章使用申请表、审批文件、印章使用登记簿、印章交接清单、印章废止申请表、印章销毁清单等相关资料。（二）档案整理1.档案管理人员应定期对印章档案进行整理，按照时间顺序、类别等进行分类归档，确保档案资料完整、有序。2.对于电子档案，应建立电子文件夹，按照档案内容进行命名和分类存储，便于查阅和管理。（三）档案保管1.印章档案应存放在专门的档案柜中，确保档案安全、防潮、防虫、防火。2.档案管理人员应定期对印章档案进行清查核对，发现问题及时报告并处理。3.对于重要的印章档案，应进行备份存储，防止档案丢失或损坏。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅印章档案时，应填写《印章档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到办公室查阅。2.查阅印章档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改档案资料。3.外部单位或个人因工作需要查阅印章档案时，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅过程应严格按照公司规定进行，确保档案安全。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司办公室应定期对各部门印章档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.对于违反本制度规定的行为，办公室应及时进行调查处理，并将处理结果报告公司领导。（二）责任追究1.对于因印章管理不善导致公司利益受损或