幼儿园档案报告制度

PAGE幼儿园档案报告制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，规范档案报告工作流程，提高幼儿园管理水平和工作效率，依据国家相关法律法规及教育行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本幼儿园全体教职工及涉及幼儿园档案管理与报告的相关工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映幼儿园各项工作的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理幼儿园在教育教学、行政管理、后勤保障等各方面形成的档案资料，保证档案体系完整。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据记录清晰，分类科学合理，便于查询和使用。4.保密性原则：对涉及幼儿园机密、师生隐私等内容的档案，严格保密，防止信息泄露。5.规范性原则：档案管理和报告工作应遵循统一的标准和规范，确保工作流程有序、高效。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门及人员设置设立幼儿园档案管理室，配备专职档案管理人员[X]名，负责档案的日常管理工作。各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案资料的收集、整理和初步归档，并定期向档案管理室移交。（二）档案管理部门职责1.制定和完善幼儿园档案管理制度、工作流程及相关标准规范。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储、保管等日常管理工作。3.建立档案信息数据库，实现档案资料的电子化管理，方便查询和利用。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全与完整。5.组织开展档案管理培训工作，提高教职工的档案意识和业务水平。6.负责向教育主管部门及相关单位报送档案资料和报告。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和初步分类，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案资料移交至档案管理室。3.协助档案管理部门开展档案资料的查询、借阅等工作，提供必要的信息支持。4.负责本部门档案资料的安全保管，防止档案丢失、损坏或泄密。三、档案分类与编号（一）档案分类幼儿园档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括幼儿园章程、发展规划、工作计划与总结、会议记录、规章制度、人事档案、财务档案等。2.教育教学类：涵盖教学计划、教案、教材、教学活动记录、学生成绩档案、教师教学业务档案等。3.师资培训类：有教师培训计划、培训记录、培训证书、教师专业发展档案等。4.学生管理类：包含学生基本信息、学籍档案、品德评定、奖惩记录、心理健康档案等。安全管理类：涉及安全制度、安全检查记录（含消防、食品、设施设备等）、安全教育活动记录、突发事件应急预案及处理记录等。卫生保健类：如卫生保健制度、幼儿健康档案、预防接种记录、疾病防控记录、膳食管理档案等。家园合作类：包括家长委员会资料、家长会记录、家长意见反馈、家园联系手册、亲子活动档案等。后勤管理类：有物资采购计划与记录、固定资产档案、维修记录、食堂管理档案、校园建设档案等。教育科研类：涵盖科研课题申报、研究方案、研究过程记录、科研成果等。其他类：不属于以上各类的其他特殊档案资料。（二）编号规则采用“年度类别流水号”的编号方式。例如，22行政管理001，表示22年度行政管理类的第1份档案。编号应保证唯一性，便于档案的识别和管理。四、档案收集与整理（一）收集范围1.幼儿园在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、照片、音像等材料。2.上级主管部门下发的与幼儿园相关的文件、通知、指示等。3.幼儿园与外部单位签订的合同、协议、合作项目资料等。4.教职工个人提交的工作总结、教学成果、科研论文等。5.幼儿在园期间的各类成长记录、作品等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的档案资料，确保资料的完整性和时效性。2.对于重要活动、重大事件形成的档案资料，应在活动结束或事件处理完毕后[X]个工作日内收集齐全。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。4.对电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类。2.对每份档案资料进行编号、编目，填写档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.去除档案资料中的金属物，对破损或褪色的文件进行修复、复制。4.按照档案装订要求，将档案资料整齐装订，确保牢固、美观。五、档案存储与保管（一）存储方式1.设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案存储环境安全。2.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案按照类别和年度顺序排列上架存放；电子档案存储在专用服务器或存储设备中，并进行定期备份，备份数据分别存储在不同的介质和地点。（二）保管期限根据档案的重要程度和使用价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管：幼儿园章程、重要会议纪要、重大活动记录、财务决算、人事任免文件等。2.长期保管：教学计划、教案、学生学籍档案、教师业务档案、安全管理制度等。3.短期保管：一般性的通知、临时性的工作计划与总结、短期的培训资料等。（三）保管措施1.档案管理人员定期对档案进行清查、盘点，核对档案数量、质量和保管情况，发现问题及时处理，并做好记录。2.对超过保管期限的档案，按照规定的程序进行鉴定和销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清单，经相关领导批准后，由专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。3.严格控制档案的借阅和使用，借阅档案需办理登记手续，明确借阅期限和归还时间，确保档案按时归还。对涉及机密的档案，应严格履行审批程序，限制知悉范围。六、档案报告（一）报告种类1.定期报告：包括年度档案工作报告、学期档案工作总结报告。主要汇报档案管理工作的开展情况、档案资料的收集整理进度、存在问题及改进措施等。2.专项报告：针对特定的档案管理事项或问题，如档案数字化建设进展报告、档案安全检查情况报告等，及时向上级主管部门或幼儿园领导汇报相关工作情况。3.突发事件报告：当发生涉及档案安全的突发事件，如火灾、水灾、失窃等，应立即向上级主管部门和幼儿园领导报告事件发生的时间、地点、经过、损失情况及采取的应急措施等。（二）报告内容要求1.定期报告年度档案工作报告：应全面总结本年度档案管理工作，包括档案管理制度执行情况、档案收集整理工作成果、档案利用服务情况、档案信息化建设进展、存在的问题及下一年度工作计划等。学期档案工作总结报告：重点汇报本学期档案管理工作的阶段性成果，如档案资料的分类整理情况、档案借阅与利用情况、与各部门的协作配合情况等，分析存在的不足，并提出改进建议。2.专项报告针对专项报告的主题，详细阐述相关工作的开展情况、工作成效、遇到的困难及解决措施、下一步工作计划等。报告内容应数据准确、分析客观、建议可行。3.突发事件报告应如实、迅速地报告事件的全貌，包括事件发生的背景、经过、造成的影响、已采取的应急措施及后续处理计划等。报告要及时、准确，不得隐瞒或延误。（三）报告格式与报送程序1.报告格式报告应采用正式公文格式，包括标题、主送单位、正文、落款等部分。正文内容应条理清晰、逻辑严密，按照报告内容要求分段阐述。报告应附相关数据表格、图表、图片等资料，以增强报告的说服力。2.报送程序定期报告：年度档案工作报告于次年[X]月[X]日前报送上级主管部门；学期档案工作总结报告于学期末放假前[X]个工作日内报送幼儿园领导。专项报告：根据工作需要，在专项工作完成后[X]个工作日内报送相关部门或领导。突发事件报告：事件发生后[X]小时内以书面形式向上级主管部门和幼儿园领导报告，后续根据事件处理进展情况及时续报。七、档案利用与查询(一)利用范围1.幼儿园内部各部门在开展教育教学、行政管理、后勤保障等工作中需要查阅档案资料的。2.教职工因个人业务发展、职称评定、课题研究等需要查阅本人或相关档案资料的。3.家长因了解幼儿在园情况，按照规定程序查阅幼儿相关档案资料的。4.因工作需要，经上级主管部门批准，外部单位查阅幼儿园档案资料的。(二)查询流程1.内部查询本部门人员查询本部门产生的档案资料，直接向本部门兼职档案员提出申请，填写档案查询申请表，经部门负责人签字同意后即可查阅。其他部门人员查询档案资料，需向档案管理室提交档案查询申请表，注明查询目的、内容范围等，经档案管理室负责人审核，报分管领导批准后，由档案管理人员协助查询。2.教职工个人查询教职工因个人原因查询本人档案资料，需向档案管理室提交个人申请，经档案管理室负责人核实身份后，可在规定地点查阅。如需复印相关资料，应按照规定办理复印手续。3.家长查询家长查询幼儿档案资料，需提前与幼儿园相关部门联系，提交查询申请，说明查询事由。经幼儿园审核同意后，按照指定时间和方式查阅相关档案资料。查阅过程中，应安排专人陪同，确保档案资料的安全与完整。4.外部单位查询外部单位查询幼儿园档案资料，应提前向幼儿园提交正式查询函，说明查询目的、内容范围及用途等。经幼儿园上级主管部门批准后，由档案管理室按照规定提供相关档案资料，并做好登记备案工作。(三)利用限制1.查阅档案资料时，应在档案管理室指定的地点进行，不得擅自将档案带出。如需带出档案管理室查阅，必须经档案管理室负责人批准，并办理借阅手续，限期归还。2.查阅档案资料时，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取或撕毁张页。如需复印、拍照或摘录档案内容，应按照规定办理相关手续。3.涉及幼儿园机密、师生隐私等内容的档案资料，未经授权不得查阅和传播。八、监督与考核(一)监督机制1.幼儿园成立档案管理监督小组，由园领导、档案管理部门负责人及相关部门代表组成，负责对档案管理工作进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应重点检查档案管理制度的执行情况、档案资料的收集整理质量、档案存储保管条件、档案报告的及时性和准确性等方面。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门或人员限期整改，并跟踪整改落实情况。(二)考核办法1.建立档案管理工作考核制度，将档案管理工作纳入教职工年度绩效考核体系。2.考核内容包括档案管理职责履行情况、档案资料收集整理工作质量、档案