景区亮化档案管理制度

PAGE景区亮化档案管理制度一、总则（一）目的为加强景区亮化档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在景区亮化建设、维护、管理及运营中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于景区内所有与亮化工程相关的档案管理，包括但不限于亮化规划设计文件、施工图纸、设备采购合同及清单、安装调试记录、运行维护记录、故障维修记录、能耗数据等各类文件资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则景区亮化档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映景区亮化工作的实际情况，数据准确无误，严禁虚假和不实信息。3.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找、利用和管理。4.安全保密原则采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案信息泄露。同时，严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及机密的档案进行妥善保管。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善景区亮化档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理景区亮化档案，接收、整理、保管、统计和提供利用各类档案资料。3.指导和监督各部门做好亮化档案的收集、整理和归档工作。4.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门在景区亮化工作中形成的各类文件资料的收集、整理和初步归档，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案工作，确保档案资料的及时、准确和完整。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和本制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等。3.做好档案的保管和保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和霉变。4.积极为景区各部门提供档案查阅、利用服务，按照规定办理档案借阅手续，及时归还借阅的档案。5.负责档案信息的统计和分析工作，及时向上级领导汇报档案管理情况。6.参与档案的鉴定和销毁工作，对拟销毁的档案提出鉴定意见。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.亮化规划设计阶段景区亮化总体规划、详细规划、专项规划等文件。设计方案文本、效果图、施工图、设计变更记录等。与设计单位的沟通文件、会议纪要等。2.设备采购阶段设备采购合同、协议及补充协议。设备清单、技术规格书、产品说明书等。设备招投标文件、评标报告等。设备到货验收记录、开箱检验报告等。3.施工安装阶段施工组织设计、施工方案、施工进度计划等。施工图纸会审记录、技术交底记录、工程变更通知单等。施工日志、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。施工过程中的照片、视频资料等。4.调试运行阶段设备调试记录、运行参数记录、试运行报告等。能耗监测数据、电费清单等。运行维护计划、维护记录、故障维修记录等。5.其他相关文件景区亮化工作的年度总结、汇报材料等。与上级主管部门、相关单位的往来文件、函件等。涉及景区亮化的安全、环保、消防等方面的文件资料。（二）收集要求1.文件资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.对电子文件应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。电子文件应采用通用格式存储，保证其可读性和可利用性。3.各部门应在文件形成或项目完成后及时整理归档，并按照规定的时间移交档案管理部门。特殊情况需延期移交的，应经档案管理部门同意。（三）整理方法1.分类按照档案的性质和内容，将景区亮化档案分为规划设计类、设备采购类、施工安装类、调试运行类、其他类等五大类。每大类下再根据具体情况进行细分。2.编号为便于档案管理和查找利用，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用统一的编号规则。例如：规划设计类档案编号为“GL[年份][序号]”，设备采购类档案编号为“SC[年份][序号]”等。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，以便于查询和统计。4.装订对纸张规格不一致、破损或易散失的档案进行整理装订。装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管期限根据档案的重要性和利用价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案景区亮化总体规划、详细规划等重要规划文件。涉及景区亮化重大决策、重要项目的文件资料。具有历史价值和纪念意义的档案。2.长期保管的档案设备采购合同、施工图纸、运行维护记录等重要业务档案。有效期较长的文件资料，如长期有效的技术标准、规范等。一般保管期限为10年以上（含10年）。3.短期保管的档案临时性的文件资料，如短期的工作计划、通知等。一般保管期限为15年。（二）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。档案库房应保持清洁、干燥通风，温度和湿度适宜，并有防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等安全设施。2.电子档案建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储。电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。同时，要做好电子档案的安全防护工作，设置访问权限，防止电子档案被篡改或泄露。（三）保管期限的鉴定与调整1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组根据档案的实际价值和利用情况，确定档案是否继续保存、延长保管期限或予以销毁。对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经单位领导批准后进行销毁。3.随着景区亮化工作的发展和变化，如出现新的业务需求、法律法规调整等，应及时对档案保管期限进行调整，确保档案管理工作的科学性和合理性。五、档案的利用（一）利用范围1.景区内部各部门在景区亮化建设、维护、管理及运营过程中查阅相关档案资料，为工作提供参考依据。2.景区管理部门向上级主管部门汇报工作、接受检查或评估时，提供相关档案资料作为支撑。3.因景区亮化项目的改建、扩建、维修等需要，查阅历史档案资料，进行方案论证和技术参考。4.其他经单位领导批准的查阅利用需求。（二）利用手续1.内部查阅各部门因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等内容，经部门负责人签字后提交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容进行审核，符合查阅条件的，予以提供档案，并做好查阅登记。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称及编号、查阅目的等。查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅完毕后，应及时归还档案，并在查阅登记本上签字确认。2.外部查阅因特殊情况需要外部单位查阅景区亮化档案的，应经单位领导批准，并提前与档案管理部门联系。档案管理部门应对外部查阅人员进行身份核实，并与其签订《档案查阅保密协议》，明确查阅范围、查阅期限、保密责任等内容。外部查阅人员查阅档案时，档案管理部门应安排专人陪同，严格监督查阅过程，确保档案安全。查阅完毕后，应及时收回档案，并检查档案是否有损坏、丢失等情况。（三）利用反馈档案管理部门应定期收集利用档案的部门和人员的反馈意见。对于利用过程中发现的问题，如档案内容不完整、查阅手续繁琐等，应及时进行整改和完善，不断提高档案利用服务水平。同时，通过对档案利用情况的分析，了解景区各部门对档案的需求特点，为档案管理工作的优化提供依据。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及景区亮化机密信息的档案，如技术参数、商业秘密等，应严格按照国家保密法律法规进行管理，确定密级，并采取相应的保密措施。2.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容。在档案查阅、利用过程中，对涉及保密内容的档案，应提醒查阅人员注意保密。3.对档案的查阅、复制、传递等环节进行严格控制，防止保密档案信息的扩散。未经批准，不得擅自复制、摘抄保密档案。（二）安全管理1.在档案库房配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度监测设备等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。2.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，严格遵守档案管理工作流程，防止因操作不当导致档案损坏或丢失。3.做好档案的防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等工作。对档案库房要定期进行清洁消毒，防止档案受到污染和损坏。4.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置措施。定期组织演练，提高应对突发事件的能力，确保档案安全。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的景区亮化档案信息化管理系统（以下简称“档案系统），实现档案的数字化存储、网络化管理和智能化检索，提高档案管理的效率和服务水平，为景区亮化工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化对景区亮化纸质档案进行全面数字化扫描，形成电子档案。扫描分辨率应符合档案管理要求，确保电子档案清晰可读。同时，对电子档案进行图像处理、数据挂接等工作，建立与纸质档案一一对应的电子档案数据库。2.档案系统建设开发或选用适合景区亮化档案管理的软件系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用、统计等功能的信息化管理。档案系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全和系统的稳定运行。3.数据录入与维护将档案的基本信息、目录数据等录入档案系统，并定期对系统中的数据进行更新和维护，保证数据的准确性和完整性。同时，建立档案数据质量审核机制，对录入的数据进行审核，确保数据质量。4.信息化安全保障加强档案系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。对档案系统用户进行身份认证和授权管理，严格控制用户的访问权限。定期对档案系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案管理工作。2.加强对档案系统的日常维护和管理