学校科普档案管理制度

PAGE学校科普档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校科普档案管理，确保科普档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科普档案在学校科普工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理的相关规定，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校内与科普活动相关的各类档案的管理，包括但不限于科普项目申报材料、科普活动策划方案、科普讲座资料、科普展览图片及文字说明、科普实验记录、学生科普作品、科普志愿者活动档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校科普档案由学校档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：科普档案应如实反映科普活动的全过程，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集与科普活动相关的各种文件、资料、记录等，确保档案的完整性。4.保密性原则：对于涉及国家机密、学校秘密或个人隐私的科普档案，应严格保密，防止信息泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善学校科普档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门做好科普档案的收集、整理、归档工作。3.集中管理学校科普档案，建立科普档案数据库，实现档案的信息化管理。4.定期对科普档案进行鉴定、销毁和统计工作。5.为学校科普工作提供档案查阅、借阅等服务。（二）各部门职责1.负责本部门科普活动中形成档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交学校档案管理部门。2.明确专人负责科普档案管理工作，确保档案的及时收集和妥善保管。3.配合档案管理部门做好科普档案的鉴定、销毁等工作。三、档案收集（一）收集范围1.科普项目申报阶段：项目申报书、可行性研究报告、相关论证材料等。2.科普活动策划与实施阶段：活动策划方案、活动通知、活动照片、视频资料、活动总结、参与人员名单等。3.科普讲座：讲座主题、讲稿、课件、听众反馈等。4.科普展览：展览策划方案、展品清单、展览照片、展览文字说明等。5.科普实验：实验方案、实验记录、实验报告、实验成果等。6.学生科普作品：作品原件、创作过程记录、指导教师评语等。7.科普志愿者活动：志愿者招募信息、服务记录、活动总结等。8.与科普工作相关的上级文件、会议纪要、领导批示等。(二)收集要求1.各部门应在科普活动结束后[X]个工作日内，将相关档案材料收集齐全，并进行初步整理。2.收集的档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储完整，并与纸质文件内容一致。四、档案整理（一）分类标准科普档案按照以下类别进行分类：1.项目类：包括科普项目申报、实施、验收等全过程档案。2.活动类：各类科普活动的相关档案。3.讲座类：科普讲座的相关资料。4.展览类：科普展览的档案。5.实验类：科普实验的记录和成果档案。6.作品类：学生科普作品档案。7.志愿者类：科普志愿者活动档案。8.其他类：上述类别未涵盖的与科普工作相关的档案。（二）整理方法1.按照分类标准，对收集到的档案材料进行分类。2.每一类档案按照时间顺序或重要程度进行排列。3.对每份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。5.对于纸质档案，应去除金属物，采用A4纸张规格进行装订或装盒；对于电子档案，应按照统一格式进行存储，并建立相应的索引。五、档案归档（一）归档时间各部门应在每年[X]月底前，将上一年度的科普档案移交学校档案管理部门进行归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的科普档案连同档案目录一并移交学校档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、检查，确认无误后办理签收手续。3.档案管理部门按照档案分类标准和编号顺序，将档案存入专门的档案库房或电子存储设备中，并更新档案数据库。六、档案保管（一）保管期限科普档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：涉及学校重大历史事件或具有重要价值的科普档案，如学校标志性科普项目档案、获得省部级以上奖励的科普成果档案等。2.长期保管的档案：在较长时间内具有查考利用价值的科普档案一般保管期限为[X]年。3.短期保管的档案：在较短时间内具有查考利用价值的科普档案，保管期限为[X]年。（二）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对于电子档案，应定期进行备份，防止数据丢失。备份存储设备应异地存放，确保数据安全。七、档案查阅与借阅（一）查阅1.校内各部门因工作需要查阅科普档案，应填写《科普档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经本部门负责人签字后，提交学校档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核后，确定查阅范围，并安排专人负责提供档案查阅服务。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《科普档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅科普档案的，应填写《科普档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经学校档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制档案内容。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和安全性，确认无误后办理归还手续。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.学校档案管理部门定期对科普档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否仍具有保存价值。2.鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关部门的专业人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合评估档案的价值。3.鉴定小组应形成鉴定意见，填写《科普档案鉴定意见书》，明确档案的存毁情况。（二）销毁1.对于已失去保存价值的科普档案，经学校主管领导批准后，进行销毁处理。2.销毁档案时，应填写《科普档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。销毁清册应一式两份，一份留存档案管理部门，一份交学校财务部门备案。3.销毁档案应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用焚烧或粉碎等方式；对于电子档案，应进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。九、档案统计与移交（一）统计1.档案管理部门应建立科普档案统计制度，定期对科普档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等情况进行统计。2.统计内容应包括档案数量、类别、保管期限、利用情况等。统计数据应真实、准确、完整，并及时上报学校领导和上级档案管理部门。（二）移交1.学校科普档案一般不向校外移交。如因特殊情况需要向