种羊场档案管理制度上墙

PAGE种羊场档案管理制度上墙一、总则（一）目的为加强种羊场档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在种羊场生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于种羊场各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指种羊场在种羊繁育、养殖、疫病防治、饲料管理、人员管理、财务管理等各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则种羊场档案实行集中统一管理，由场部档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则档案内容必须真实反映种羊场的各项工作实际情况，数据准确、表述清晰，严禁弄虚作假。3.完整系统原则档案应全面涵盖种羊场工作的各个方面，保持档案的完整性和系统性，便于查阅和利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的安全与保密。严格遵守国家有关保密法律法规，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置种羊场设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善种羊场档案管理制度，并组织实施。2.负责种羊场各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查询和利用。4.负责档案的保管和保护工作，定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案的安全与完整。采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施，对重要档案进行备份，防止档案损坏或丢失。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁工作。对已失去保存价值的档案，提出销毁意见，经批准后组织实施，并做好销毁记录。6.积极开展档案的开发利用工作，为种羊场的生产经营、科研创新、管理决策等提供档案信息服务。根据工作需要，及时准确地提供档案资料，编写档案参考资料，为种羊场各项工作提供支持。7.负责组织种羊场员工的档案管理培训，提高员工的档案意识和档案管理水平，指导各部门兼职档案人员开展工作。8.做好档案管理的统计工作，及时准确地填报档案管理统计报表，为种羊场档案管理工作的决策提供数据支持。三、档案分类及编号（一）档案分类种羊场档案分为以下十大类：1.行政管理类包括种羊场的各项规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、大事记、行政公文、人事档案、劳动工资档案等。2.种羊繁育类涵盖种羊的选育、配种、繁殖记录、系谱档案、遗传资料等。3.养殖技术类涉及种羊的饲养管理、饲料配方、疫病防治、环境卫生、养殖设备维护等方面的技术文件和资料。4.疫病防治类包含种羊疫病的诊断、治疗、预防接种、疫情监测、消毒记录、病死羊处理等档案。5.饲料管理类包括饲料采购合同、饲料质量检验报告、饲料库存记录、饲料使用记录等。6.财务管理类有财务预算、决算报表、会计凭证、账簿、财务审计报告、经济合同等。7.市场营销类涉及种羊销售合同、市场调研报告、客户信息、销售统计报表等。8.科研项目类包括种羊科研项目的立项报告、研究方案、实验记录、研究成果、专利申请等档案。9.设备管理类涵盖种羊场养殖设备、办公设备的购置合同、设备清单、设备维护保养记录、设备报废处理等资料。10.其他类不属于以上各类的其他档案，如声像档案、荣誉证书、资质证明等。（二）档案编号档案编号采用“年度类别流水号”的结构，具体如下：1.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。2.类别：用大写英文字母表示，对应上述档案分类的类别，如“A”代表行政管理类，“B”代表种羊繁育类等。3.流水号：用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始依次编号。例如，2023年行政管理类第5份档案的编号为“2023A0005”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确兼职档案人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。兼职档案人员应定期将本部门形成的档案资料收集齐全，确保档案的完整性。2.种羊场员工在工作中形成的各类文件材料，应及时交本部门兼职档案人员进行整理，不得据为己有或擅自销毁。3.对于外来文件，如上级主管部门的文件、合作单位的函件等，由相关部门负责签收、登记，并及时交档案管理部门进行归档。4.档案管理部门应定期对种羊场各部门的档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。2.每份档案应进行编号，并编制目录。目录内容包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，确保目录清晰、准确，便于查找。3.对档案中的文件材料进行装订时，应拆除金属物，采用线装或胶装等方式，确保装订牢固、整齐美观。4.对于破损或褪色的档案，应进行修复或复制，保持档案的原貌。5.电子档案应按照相应的分类标准进行整理，建立电子档案目录，并确保电子档案的格式规范、存储安全。五、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放在档案架或档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据的安全性。同时，建立电子档案索引，方便快速检索。3.声像档案应按照类别和时间顺序进行整理，存储在专门的存储介质上，并注明相关信息，如题名日期、拍摄人等。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案反映种羊场主要职能活动和历史面貌的，对种羊场有长远利用价值的档案，如种羊场的重大决策文件、重要合同协议、财务审计报告、种羊繁育核心资料及疫病防治关键记录等，应永久保管。2.长期保管的档案在较长时间内对种羊场工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。主要包括种羊场的年度工作计划、总结、统计报表、一般合同协议、种羊养殖技术资料、疫病防治常规记录等。3.短期保管的档案在较短时间内对种羊场工作有参考价值的档案，保管期限为5年以下。如种羊场一般性的文件材料、临时性的报表、会议记录等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并查明原因，追究相关人员的责任。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对档案清查情况进行总结和分析，针对存在的问题提出改进措施，确保档案管理工作的质量。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以维护种羊场利益为出发点的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断其保存价值。2.分析比较法将档案与种羊场的工作实际需求、历史发展情况以及同类型档案进行分析比较，确定档案的重要性和保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定后，编制档案销毁清册。销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等详细信息。2.档案销毁清册经种羊场主管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在销毁现场进行监督，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时进行登记，注明销毁日期、销毁方式、监销人员等信息，并存档备查。七、档案利用（一）利用范围种羊场员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案资料。外单位因工作需要查阅种羊场档案的，须经种羊场主管领导批准，并办理相关查阅手续。（二）利用方式1.查阅种羊场员工查阅档案时，应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅档案内容及用途等信息。档案管理人员应根据查阅登记表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅完毕后，查阅人应及时归还档案，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损。2.借阅借阅档案须经档案管理部门负责人批准，并填写档案借阅申请表。申请表应注明借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅档案内容及用途、预计归还日期等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录、销毁档案内容。借阅期满后，借阅人应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用人姓名、部门、利用档案编号、题名、利用目的、归还日期等信息。通过档案利用登记，便于掌握档案的利用动态，为档案管理工作提供数据支持。八、档案保密（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规，增强保密意识，确保档案信息的安全。2.对涉及种羊场商业秘密、技术秘密、种羊繁育核心数据等机密档案，应标明密级，并采取单独存放、限制查阅等保密措施。3.档案库房应设置门禁系统，无关人员不得擅自进入。档案管理人员应妥善保管档案库房钥匙，不得随意转借他人。4.在档案整理、查阅、借阅等过程中，档案管理人员应严格控制接触范围，防止档案信息泄露。对涉及机密的档案复印件，应按照原件的保密要求进行管理。（二）保密教育种