档案管理内控制度

PAGE档案管理内控制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，保障公司各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本档案管理内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则档案应真实反映公司各项业务活动的实际情况，确保档案内容完整、准确，不得伪造、篡改档案信息。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司各部门及员工提供便捷的档案利用服务，充分发挥档案的价值。二、档案管理职责分工（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.定期对公司档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。5.组织开展档案鉴定工作，对已超过保管期限的档案提出鉴定意见，经批准后进行销毁或处置。6.负责向公司内部各部门及员工提供档案查阅、借阅等利用服务，并做好登记和跟踪管理工作。7.指导、监督公司各部门的档案管理工作，对档案管理人员进行业务培训和考核。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的形成、收集、整理和保管工作，确保档案的真实、完整、准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交至综合管理部门集中管理，并办理交接手续。3.配合综合管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案利用需求。4.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受综合管理部门的业务指导和监督。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度，确保档案管理工作的规范、有序进行。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等，保证档案的质量和安全。3.积极参与档案信息化建设，熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时录入和更新档案信息。4.热情为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅等手续，做好登记和跟踪管理工作，确保档案的合理利用和及时归还。5.定期对档案进行清查、盘点，发现问题及时报告并采取相应措施解决。6.协助综合管理部门做好档案鉴定、销毁等工作，提供相关档案利用需求。7.参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务素质和工作能力。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，工作计划与总结，人事档案等。2.财务审计类：涵盖财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务资料等。3.市场营销类：包含市场调研报告，营销策划方案，销售合同，客户资料，广告宣传资料等。4.生产管理类：涉及生产计划、调度指令，生产工艺文件，质量控制文件，设备管理档案等。5.技术研发类：包括研发项目立项报告、可行性研究报告，技术方案、图纸，专利、著作权等知识产权文件，科研成果鉴定材料等。6.物资采购类：物资采购计划、合同，供应商资料，采购发票及相关凭证等。7.合同协议类：各类业务合同、协议，合作意向书，租赁合同等。8.基本建设类：基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。9.企业文化类：公司文化建设规划、活动方案，企业宣传资料，员工文化活动记录等。10.其他类：不属于上述分类的其他档案，如特殊时期的重要文件、突发事件处理档案等。（二）档案编号档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式进行编制，确保档案编号的唯一性和系统性。具体编号规则如下：1.大类代码：采用两位大写字母表示档案类别，如“XG”表示行政管理类，“CW”表示财务审计类等。2.年度：采用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的档案。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，采用五位数字进行编号，从“00001”开始依次递增。例如，一份2023年形成的行政管理类档案，其编号为“XG202300001”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案形成过程中的各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.档案收集范围包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等。对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应实行全过程跟踪收集。3.各部门档案管理人员应定期对本部门的档案进行清查，发现档案缺失或损坏的，应及时查明原因并采取补救措施。4.公司员工在工作中形成的属于公司档案范畴的文件材料，应及时移交至本部门档案管理人员，不得据为己有或擅自销毁。（二）档案整理1.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法分类：按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。组卷：将同一类别的档案按照文件材料的来源、时间、内容等因素进行合理组卷，每卷厚度一般不宜超过2厘米。编目：对每卷档案编制卷内目录，包括序号、文件题名、日期、页号、备注等项目；同时编制案卷目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、密级、页数、备注等项目。装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持整齐牢固。装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、案卷号、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案保管环境安全、适宜。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应实行专人管理，非档案管理人员未经许可不得进入。（二）保管方式1.纸质档案保管按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐有序。定期对纸质档案进行检查，发现霉变、虫蛀、破损等情况应及时采取修复、消毒、更换等措施。对重要纸质档案应进行备份，可采用缩微、数字化等方式进行保存，以防止原件损坏丢失。2.电子档案保管建立电子档案存储系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于检索利用。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。备份周期根据档案的重要程度和使用频率确定，一般每月或每季度进行一次全量备份，每周进行一次增量备份。对电子档案存储系统进行安全防护，设置用户权限，防止电子档案被非法访问、篡改或删除。定期对电子档案存储系统进行维护和检查，确保系统的正常运行。3.特殊载体档案保管对照片、音像资料等特殊载体档案，应按照其载体特点进行分类保管。照片应冲印或打印成册，并配以文字说明；音像资料应进行数字化存储，并建立相应的索引目录。特殊载体档案应存放在专门的防光、防潮、防尘、防虫的环境中，定期进行检查和维护，确保其质量和完整性。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。具体档案保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定，各类档案保管期限见附件《档案保管期限表》。六、档案的利用（一）利用范围公司档案主要供公司内部各部门及员工在开展工作、查阅资料、解决问题等方面使用。涉及公司商业秘密、技术秘密、财务数据等重要档案的利用，应严格按照公司保密制度的规定进行审批。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。综合管理部门档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅档案时，应在指定的档案查阅室进行，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容的，应经综合管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、内容、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人审核、综合管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日。借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、抽取、撤换档案内容。借阅期满后，应及时归还所借阅的档案。如需续借的，应重新办理借阅手续。（三）利用审批1.查阅、借阅涉及公司机密级以上档案的，应经公司分管领导批准。2.查阅、借阅涉及公司重要业务、财务等关键信息的档案，应经所在部门负责人、综合管理部门负责人审核，公司分管领导批准。3.一般档案的查阅、借阅，由所在部门负责人签字同意后，综合管理部门负责人审批即可。（四）利用登记综合管理部门档案管理人员应对档案查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称、用途、查阅（借阅）期限、归还日期等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定依据档案鉴定工作应依据国家有关档案保管期限的规定、公司档案管理制度以及档案的实际价值等因素进行综合判断。（三）鉴定方法1.直接鉴定法档案鉴定工作小组对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其是否仍具有保存价值。2.分析评估法对涉及公司重要业务、长期发展等方面的档案，通过分析其在公司业务活动中的作用、影响力等因素，评估其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对经过鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、类别、年度、保管期限、卷号、数量等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组组长审核、公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁。销毁过程中应安排专人监销，确保档案销毁工作的安全、规范。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存备考。八、档案管理的监督与检查（一）监督检查主体公司综合管理部门负责对公司各部门的档案管理工作进行定期监督检查，确保档案管理各项制度的有效执行。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节的操作是否规范。2.档案管理人员的履职情况，包括档案管理工作的开展情况、业务能力水平、遵守规章制度等方面。3.档案保管环境的安全状况，包括档案库房的设施设备运行情况、温湿度控制情况、防火防盗防虫等措施落实情况。4.档案信息化建设情况，包括档案管理信息系统的运行情况、数据录入与更新情况、信息安全防护情况等。（三）监督检查方式1.定期检查综合管理部门每年定期组织开展档案管理工作专项检查，对各部门档案管理情况进行全面检查，并形成检查报告。2.不定期抽查综合管理部门根据工作需要，不定期对各部门档案管理工作进行抽查，及时发现和解决档案管理过程中存在的问题。3.专项督查针对档案管理工作中的重点、难点问题或重要档案管理事项，开展专项督查，确保档案管理工作的质量和效果。