工会档案三合一制度工作方案

PAGE工会档案三合一制度工作方案一、总则（一）目的为加强工会档案管理，确保工会档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，更好地服务工会工作，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，制定本工作方案。（二）适用范围本方案适用于本公司工会组织的各类档案管理工作，包括但不限于工会组织建设、会员管理、职工权益维护、劳动竞赛、文体活动、经费收支等方面形成的文件材料。（三）工作原则1.真实性原则：确保档案内容真实反映工会工作实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理工会工作中产生的各类文件材料，保证档案的齐全完整。3.系统性原则：按照档案形成规律和特点，进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、三合一制度概述（一）制度内容“三合一”制度是指将工会档案的分类方案、归档范围和保管期限表有机结合，形成一个统一的、规范的档案管理体系。（二）制度作用1.明确档案管理的标准和要求，使档案管理人员在文件材料收集、整理、归档过程中有章可循。2.确保档案分类科学合理，便于查找和利用，提高档案管理工作效率和质量。3.为档案的鉴定、销毁等工作提供依据，保证档案资源的优化配置。三、档案分类方案（一）分类原则以工会工作职能为基础，结合档案形成特点和载体形式，采用年度机构（问题）保管期限分类法。（二）具体分类1.党群工作类工会组织建设：包括工会委员会、经费审查委员会、女职工委员会等组织的成立、换届、选举等文件材料。党员管理：党员名册、党员发展、党员表彰等相关材料。思想政治工作：宣传教育、精神文明建设等方面的文件。2.行政管理类工作计划与总结：工会年度工作计划、总结，专项工作规划与总结等。会议文件：工会委员会会议、会员代表大会等各类会议的通知、议程、决议、纪要等。规章制度：工会制定的各项工作制度、规定、办法等。人事管理：人员任免、考核、培训、奖惩等文件。财务管理：经费预算、决算、收支明细、资产管理等材料。后勤管理：办公设施、设备采购、维修，环境卫生等方面的文件。3.维权工作类劳动权益维护：劳动合同、集体合同、劳动争议调解等相关材料。职工福利保障：职工保险、福利补贴、困难职工帮扶等文件。安全生产与职业健康：劳动保护、安全检查、职业健康培训等资料。4.活动记录类劳动竞赛：竞赛方案、参赛人员名单、竞赛成绩等。文体活动：各类文体活动的策划、组织、实施过程中的文件材料，包括活动通知、节目单、照片、视频等。职工代表大会：会议筹备、召开情况及会议形成的决议等文件。5.会员管理类会员档案：会员登记表、会员证发放记录、会员会费缴纳情况等。会员活动：会员参与活动的记录、会员志愿服务等相关材料。6.其他类上级文件：上级工会及相关部门下发的与工会工作有关的文件、通知等。荣誉奖励：工会及职工获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等相关材料。声像档案：反映工会工作的照片、录音、录像等资料。电子档案：以电子形式保存的各类工会文件材料。四、归档范围（一）文件材料收集范围1.工会工作中形成的具有保存价值的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议记录、纪要、合同、协议、报表、名册、证书、荣誉牌匾等纸质材料。2.在劳动竞赛、文体活动、职工代表大会等各类活动中形成的策划方案、活动记录、照片、视频、音频等资料。3.工会组织建设、会员管理、维权工作等方面的原始记录、统计报表、调查材料等。4.工会经费收支的凭证、账本、报表等财务资料。5.与工会工作相关的上级文件、领导批示、工作简报等。（二）文件材料收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份存储。同时，要注明文件的形成时间、来源、保管期限等信息。五、保管期限表（一）保管期限划分根据工会档案的重要程度、历史价值和现实利用需求，将档案保管期限划分为永久、定期（30年、10年）。（二）具体保管期限界定1.永久保管工会组织的重要文件，如工会章程、会员代表大会决议、涉及职工权益重大问题的文件等。工会获得的省部级以上荣誉称号的相关材料。涉及工会重大财务收支、资产处置等方面的文件。职工代表大会的重要文件和决议。2.定期保管30年工会年度工作计划、总结，重要专项工作规划与总结。工会委员会会议、会员代表大会等重要会议的文件材料。劳动竞赛、文体活动等大型活动的策划方案、总结及重要活动记录。工会组织建设、会员管理、维权工作等方面的重要文件和统计报表。工会经费预算、决算报告及重要财务凭证。3.定期保管10年一般性会议文件、工作简报、通知等。日常劳动竞赛、文体活动的一般性记录。会员管理中的一般性材料，如会员变动记录等。临时性工作形成的文件材料。六、工作流程（一）文件材料收集1.各部门兼职档案员负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类，定期将整理好的文件材料移交至工会档案管理部门。2.档案管理部门对接收的文件材料进行审核，检查文件材料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的及时退回相关部门补充完善。（二）文件材料整理1.档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行详细分类。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写文件题名、日期、来源、保管期限等信息，确保目录清晰准确。3.对纸质文件材料进行装订、编页，去除金属物，保持文件整齐美观。对于电子文件，按照规定的格式和命名规则进行存储，并建立相应的索引目录。（三）文件材料归档1.将整理好的文件材料按照年度、机构（问题）、保管期限顺序装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写相关信息。2.在档案室内按照档案架排列顺序，将档案盒上架存放，确保档案存放有序，便于查找。（四）档案保管与利用1.档案管理人员要定期对档案进行检查和清点，确保档案实体安全，防止档案损坏、丢失。2.建立健全档案查阅利用制度，严格履行查阅审批手续。查阅档案时，档案管理人员要做好登记，对查阅情况进行跟踪记录。3.根据工作需要，积极开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记等，为工会工作提供决策支持。（五）档案鉴定与销毁1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关人员组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，填写档案销毁清册，报经工会领导审批后，按照规定程序进行销毁。销毁档案时，要有专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。七、保障措施（一）组织保障成立以工会主席为组长，各部门负责人为成员的档案管理工作领导小组，负责统筹协调工会档案管理工作，定期研究解决档案管理工作中的重大问题。（二）人员保障配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。加强对档案管理人员的培训，提高其业务素质和管理水平，确保档案管理工作顺利开展。（三）经费保障合理安排档案管理工作经费，用于档案设施设备购置、档案整理装订、数字化建设、编研工作等，为档