反洗钱机构备案制度规范

PAGE反洗钱机构备案制度规范一、总则（一）制定目的为了规范反洗钱机构备案行为，加强反洗钱工作管理，有效预防和打击洗钱活动，维护金融秩序，根据相关法律法规，制定本制度规范。（二）适用范围本制度规范适用于在中华人民共和国境内设立的各类从事金融业务的机构，包括但不限于银行、证券、保险、信托、基金等金融机构，以及非银行支付机构、从事汇兑业务的机构等依法设立并经营支付结算业务的机构。（三）基本原则1.合法合规原则：反洗钱机构备案行为必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保备案工作合法、合规、有序进行。2.审慎有效原则：备案机构应审慎评估自身反洗钱工作能力和风险状况，确保备案信息真实、准确、完整，备案制度切实有效，能够有效防范洗钱风险。3.保密原则：对于备案过程中涉及的机构商业秘密、客户信息等，应严格保密，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据反洗钱法律法规和监管要求的变化，以及机构自身经营状况、业务发展等情况，适时调整备案内容，保持备案信息的及时性和有效性。二、备案机构的条件与要求（一）机构设立与变更备案1.设立备案新设立的金融机构或从事支付结算业务的机构，应在领取营业执照之日起[X]个工作日内，向中国人民银行或其分支机构提交反洗钱机构备案申请。申请材料应包括：反洗钱内控制度文件，涵盖客户身份识别、客户身份资料和交易记录保存、大额交易和可疑交易报告等方面的制度规定。反洗钱工作组织架构图，明确各部门在反洗钱工作中的职责分工。反洗钱岗位设置及人员配备情况，包括岗位名称、人员数量、岗位职责等。反洗钱培训计划及已开展培训的相关证明材料。金融机构还需提供业务范围、业务流程、客户群体等基本情况说明。2.变更备案机构名称、法定代表人、住所、经营范围等重要事项发生变更的，应在变更事项发生后[X]个工作日内，向原备案机关提交变更备案申请。变更备案申请材料应包括：变更事项的相关证明文件，如工商变更登记证明等。针对变更事项对反洗钱工作影响的说明，以及相应的反洗钱工作调整措施。如涉及反洗钱内控制度、组织架构、岗位设置等方面的变更，需提交更新后的相关材料。（二）反洗钱人员备案1.关键岗位人员备案反洗钱工作负责人、合规官、反洗钱专岗人员等关键岗位人员应在任职后[X]个工作日内，向备案机关提交备案申请。备案申请材料应包括：个人基本信息，如姓名、性别、身份证号码、联系方式等。学历证明、专业资格证书等相关资质证明材料。工作经历，重点说明在反洗钱或相关领域的工作经历及业绩。个人反洗钱培训记录及相关培训证书。2.人员变更备案关键岗位人员离职、调动等发生变更的，应在变更后[X]个工作日内，向备案机关提交人员变更备案申请。变更备案申请材料应包括：变更人员的离职证明或调动通知等相关文件。新接任人员的备案申请材料（同关键岗位人员备案要求）。(三)反洗钱技术系统备案1.系统建设备案机构新建或升级反洗钱技术系统的，应在系统上线前[X]个工作日内，向备案机关提交系统建设备案申请。备案申请材料应包括：反洗钱技术系统建设方案，包括系统功能模块、技术架构、数据采集与分析方法等。系统测试报告，证明系统功能符合反洗钱工作要求，具备数据准确性、完整性和及时性处理能力。系统安全保障措施说明，如网络安全防护、数据加密、用户权限管理等。2.系统变更备案反洗钱技术系统发生功能调整、数据接口变更等重大变更的，应在变更实施前[X]个工作日内，向备案机关提交系统变更备案申请。变更备案申请材料应包括：变更说明，详细阐述变更的内容、原因及对反洗钱工作的影响。变更后的系统测试报告。针对变更可能引发的风险及相应的控制措施说明。三、备案程序（一）申请与受理1.备案机构应按照本制度规范要求，填写反洗钱机构备案申请表，并准备齐全相关申请材料，报送至备案机关。2.备案机关收到申请材料后，应在[X]个工作日内对申请材料进行形式审查。对于申请材料齐全、符合法定形式的，予以受理；对于申请材料不齐全或不符合法定形式的，应一次性告知备案机构需要补正的内容。（二）审查与决定1.审查内容备案机关应对备案机构提交的申请材料进行实质审查，重点审查备案机构的反洗钱内控制度是否健全有效，反洗钱工作组织架构是否合理，人员配备是否满足工作需要，技术系统是否符合反洗钱要求等。审查过程中，备案机关可通过实地检查、问卷调查机构员工、数据验证等方式，核实备案信息的真实性和准确性。2.决定期限备案机关应在受理备案申请之日起[X]个工作日内作出审查决定。对于符合备案条件的，予以备案，并向备案机构出具备案通知书；对于不符合备案条件的，应书面通知备案机构，并说明理由。（三）备案信息公开1.备案机关应建立反洗钱机构备案信息公开制度，定期在官方网站等渠道公开已备案机构的相关信息，包括机构名称、备案编号、备案日期、反洗钱工作负责人等基本信息，方便社会公众查询和监督。2.备案机构有权要求备案机关对涉及自身的备案信息中不宜公开的部分进行保密处理，备案机关应按照相关规定进行审核和处理。四、备案机构的义务与责任（一）反洗钱内控制度执行义务1.制度落实备案机构应严格执行已备案的反洗钱内控制度，确保客户身份识别、客户身份资料和交易记录保存、大额交易和可疑交易报告等各项反洗钱工作措施得到有效落实。2.定期评估备案机构应定期对反洗钱内控制度的有效性进行评估，至少每年开展一次全面评估，并根据评估结果及时调整和完善内控制度。评估报告应报送备案机关。（二）反洗钱工作开展义务1.客户身份识别备案机构在与客户建立业务关系或者为客户提供规定金额以上的现金汇款、现钞兑换、票据兑付等一次性金融服务时，应当要求客户出示真实有效的身份证件或者其他身份证明文件，进行核对并登记，客户身份信息发生变更的，应当及时予以更新。对于非面对面业务，备案机构应采取合理措施核实客户身份，如利用可靠的身份验证技术、第三方认证等方式。2.客户身份资料和交易记录保存备案机构应按照规定期限保存客户身份资料和交易记录，客户身份资料自业务关系结束当年或者一次性交易记账当年计起至少保存[X]年，交易记录自交易记账当年计起至少保存[X]年。3.大额交易和可疑交易报告备案机构应按照规定的大额交易和可疑交易标准，及时、准确地向中国反洗钱监测分析中心报告大额交易和可疑交易。对于发现的可疑交易，应进行分析识别，采取合理措施调查核实，并在规定时间内报告。同时，应配合中国人民银行及其分支机构的调查工作，提供相关资料和信息。（三）反洗钱培训与宣传义务1.培训备案机构应定期组织员工参加反洗钱培训，确保员工熟悉反洗钱法律法规、内控制度和工作流程。新员工入职后应在[X]个工作日内接受反洗钱入职培训，每年至少开展[X]次反洗钱专项培训。培训内容应包括最新的反洗钱政策法规解读、典型案例分析、反洗钱技术应用等。2.宣传备案机构应积极开展反洗钱宣传活动，提高客户和社会公众的反洗钱意识。宣传活动应定期进行，宣传形式可包括线上宣传（如官方网站、社交媒体等）、线下宣传（如营业场所宣传、社区宣传等），宣传内容应通俗易懂，涵盖洗钱的危害、反洗钱法律法规要求、机构反洗钱工作措施等。（四）责任追究1.备案机构违反本制度规范及相关反洗钱法律法规的，由中国人民银行及其分支机构依法给予行政处罚；情节严重的，可责令停业整顿或者吊销其经营许可证；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.备案机构因反洗钱工作不力导致洗钱案件发生或造成重大损失的，应承担相应的法律责任和经济赔偿责任。同时，备案机关可根据情节轻重，对备案机构采取限制业务范围、暂停备案资格等措施。五、监督管理（一）备案机关监督检查1.备案机关应定期对备案机构的反洗钱工作进行监督检查，检查内容包括备案信息的真实性、反洗钱内控制度执行情况、客户身份识别与资料保存情况以及大额交易和可疑交易报告情况等。2.监督检查可采取现场检查和非现场检查相结合的方式。现场检查每年至少开展[X]次，非现场检查应定期收集备案机构报送的反洗钱工作报表、报告等资料，进行分析评估。3.备案机关在监督检查过程中发现备案机构存在问题的，应及时下达整改通知书，要求备案机构限期整改，并提交整改报告。备案机关应对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到有效解决。（二）行业自律组织监督1.金融行业自律组织应充分发挥行业自律管理作用，制定行业反洗钱自律规范，组织会员单位开展反洗钱工作交流与培训，提高行业整体反洗钱水平。2.行业自律组织应定期对会员单位的反洗钱工作进行检查和评估，发现问题及时督促整改，并将相关情况报告备案机关。同时，可对会员单位的反洗钱工作先进经验进行推广，促进全行业反洗钱工作共同进步。（三）社会公众监督1.鼓励社会公众对备案机构的反洗钱工作进行监督，如发现备案机构存在反洗钱违规行为，可向备案机关