环境监测档案管理制度

PAGE环境监测档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司环境监测档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及环境监测工作形成的档案资料管理，包括但不限于监测计划、监测报告、原始记录、采样记录、仪器设备档案、人员资质档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司环境监测档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映环境监测工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理环境监测过程中形成的各类档案资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、环境敏感信息等档案资料，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善环境监测档案管理制度，并组织实施。集中保管公司环境监测档案，建立档案目录和检索系统，便于档案的查阅和利用。对档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作进行监督和指导。定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。2.环境监测部门负责本部门环境监测档案的收集、整理和初步审核，确保档案资料的真实性和完整性。按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交归档。在档案形成过程中，严格执行档案管理相关规定，保证档案质量。3.其他相关部门在各自职责范围内，协助做好环境监测档案的管理工作，如提供相关资料、配合档案查阅等。对涉及本部门的环境监测档案，负责其真实性和准确性的审核。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.环境监测计划：包括年度监测计划、专项监测计划等，应明确监测目的、范围、项目、方法、频次等内容。2.监测报告：涵盖各类环境要素（如大气、水、土壤等）的监测报告，报告应具备完整的监测数据、分析结论和编制人、审核人、批准人签字。3.原始记录：监测过程中的各项原始数据记录，如采样记录、分析测试记录等，应详细记录监测时间、地点、样品信息、监测方法、仪器设备及型号、操作人员等内容。4.采样记录：包括采样点位、采样时间、采样方法、样品保存与运输等情况的记录。5.仪器设备档案：仪器设备的购置合同、说明书、操作规程、校准记录、维修记录、报废记录等。6.人员资质档案：环境监测人员的学历证书、培训记录、资格证书、工作经历等资料。7.质量控制记录：质量控制图、加标回收率测定记录、平行样测定记录、标准物质使用记录等。8.其他与环境监测工作相关的文件、资料，如技术文件、会议纪要、外部协作报告等。（二）收集要求1.环境监测部门应在每次监测任务完成后，及时收集相关档案资料，并进行初步整理。2.档案资料应字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储安全，并与纸质文件内容一致，同时进行备份保存。（三）整理方法1.分类整理：按照档案的类别和性质，将收集到的档案资料分为监测计划类、监测报告类、原始记录类、采样记录类、仪器设备档案类、人员资质档案类、质量控制记录类等。2.编号编目：对每一类档案进行编号，建立档案目录，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，以便于检索和管理。3.装订成册：对于纸质档案，应按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。三、档案的归档与保管（一）归档流程1.环境监测部门整理好的档案资料，经部门负责人审核签字后，定期移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行再次审核，核对档案的完整性、准确性和规范性，无误后办理归档手续。3.归档后的档案应按照编号顺序存放于档案库房的相应位置。（二）保管期限1.环境监测档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：涉及公司重大环境决策、重要环境监测数据、具有长期历史价值或对公司有重大影响的档案资料。长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年）的档案，如年度监测报告、重要仪器设备档案等。短期保管的档案：保管期限为110年的档案，如一般性监测任务的原始记录、采样记录等。2.档案管理部门应根据档案的性质和内容，确定其保管期限，并在档案目录中注明。（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保存。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。4.定期对档案进行检查和维护，如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复或复制等措施。四、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅环境监测档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司商业秘密、环境敏感信息等档案资料的查阅，需经公司分管领导批准。3.外部单位因工作需要查阅公司环境监测档案的，应出具正式介绍信，并说明查阅目的和范围，经公司总经理批准后，并在档案管理部门人员的陪同下查阅。（二）查阅程序1.查阅人到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据查阅申请表提供相应的档案资料。2.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.查阅人查阅档案时，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后办理归还手续。（三）利用规定1.环境监测档案的利用应严格遵守国家法律法规和公司的相关规定，确保档案的合法使用。2.档案资料的利用范围主要包括公司内部环境管理决策、环境监测数据分析、技术交流与合作、应对环境突发事件等。3.如需将档案资料用于对外宣传、出版等用途，应经公司相关部门审核批准，并按照规定进行保密处理。五、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、环境敏感信息等档案资料，档案管理部门应采取加密存储、限制访问权限等措施进行保密管理。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露档案内容。3.在档案查阅、借阅过程中，如涉及保密档案，应要求查阅人签署保密承诺书，明确保密责任。（二）安全管理1.加强档案库房的安全防范工作，安装必要的安全监控设备，配备消防器材等。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.对档案的存储介质进行定期备份，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.根据档案保管期限的规定，结合公司实际情况，对已到保管期限的档案进行鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、环境监测部门及相关技术专家组成，负责对档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对拟鉴定的档案进行逐卷审查，分析档案的内容价值、历史意义、现实用途等因素。2.根据审查结果，确定档案的存毁意见，填写《档案鉴定意见书》。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经公司分