金融稳定档案管理制度

PAGE金融稳定档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司金融稳定档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，有效支持公司金融稳定工作的开展，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及金融稳定相关工作所形成的各类档案资料的管理，包括但不限于文件、报告、数据、图表、会议记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司金融稳定工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与金融稳定相关的各类信息，确保档案资料无遗漏。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、表述等符合实际情况。4.保密性原则：对涉及公司机密、敏感信息的档案严格保密，防止信息泄露。5.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案管理的科学性和系统性。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善金融稳定档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司金融稳定档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放和便捷查询。3.对档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等环节进行监督和指导。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。（二）业务部门职责1.负责本部门在金融稳定工作中形成档案资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和信息。3.按照档案管理要求，规范本部门档案资料的形成和保管，确保档案质量。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案资料的规范性。3.妥善保管档案，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。4.按照规定办理档案的借阅、归还手续，对借阅情况进行登记和跟踪。5.协助业务部门查找和利用档案资料，提供必要的档案信息服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级主管部门下达的关于金融稳定工作的文件、通知、政策法规等。2.公司制定的金融稳定工作计划、方案、措施等文件。3.金融市场监测报告、风险评估报告、应急预案等。4.与金融机构、政府部门等的沟通协调文件、会议纪要等。5.涉及金融稳定的业务数据、统计报表、分析资料等。6.其他与金融稳定工作相关的各类文件、资料。（二）收集要求1.各业务部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整收集。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。3.对于电子文件，应确保其存储格式的兼容性和可读性，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、内容、时间等因素进行分类，一般可分为政策法规类、工作计划类、监测报告类、应急管理类、沟通协调类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，确保目录清晰、准确。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.业务部门收集整理完毕的档案资料，应在规定时间内移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核通过后，档案管理部门按照分类编号规则对档案进行归档，将档案存入专门的档案库房或存储设备。（二）保管期限1.金融稳定档案的保管期限根据档案的重要性和性质分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括公司金融稳定工作的重要政策文件、长期规划、重大事件记录等。长期保管的档案一般为保存期限在10年以上的文件，如年度金融稳定工作报告、重要风险评估报告等。短期保管的档案为保存期限在10年以下的文件，如一般性的工作通知、临时性的监测数据等。2.档案管理部门应定期对档案的保管期限进行审查，根据实际情况进行调整。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保存。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅金融稳定档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限等。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据审批意见，安排专人协助查阅，并限定查阅范围和时间。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人，不得在档案上涂改、标记或损坏。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅金融稳定档案的，须经公司分管领导批准。2.借阅人应填写《档案借阅申请表》，明确借阅档案的名称、数量、期限等信息。3.申请表经审批后，借阅人到档案管理部门办理借阅手续，签订《档案借阅承诺书》。承诺书应明确借阅人的保密义务和归还期限等。4.档案管理部门按照承诺书的要求，将档案提供给借阅人，并进行登记。5.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。如需延期，应提前办理续借手续。6.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得泄露档案内容，不得擅自复制、传播或用于其他非工作目的。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密、敏感信息的金融稳定档案，实行专人专管，严格限制接触范围。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案查阅、借阅过程中，严格执行保密规定，对查阅、借阅人员进行保密提醒。4.禁止在非保密场所谈论、传递档案内容，禁止通过非公司指定的渠道传输档案信息。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全设施，如监控设备、报警装置等。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。3.对档案管理人员进行安全教育培训，提高安全意识和应急处理能力。4.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置措施，确保档案安全。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理部门人员、业务部门相关人员等。2.鉴定小组根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经公司分管领导审批后，方可进行档案销毁。2.档案销毁应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。