环卫档案管理制度

PAGE环卫档案管理制度一、总则（一）目的为加强环卫档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在环卫工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及环卫工作的各类档案管理，包括但不限于环卫设施建设与维护档案、环卫作业记录档案、环境卫生监测档案、人员管理档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门，对环卫档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则：档案内容应真实反映环卫工作的实际情况，数据准确无误，不得弄虚作假。3.完整系统原则：全面收集、整理环卫工作各方面的档案资料，保持档案的完整性和系统性，便于查阅和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本公司/组织的环卫档案管理制度。2.负责集中统一管理本公司/组织的环卫档案，接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用各类环卫档案。3.指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传教育活动。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.按照规定向有关部门移交档案。（二）各部门职责1.负责本部门环卫档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时归档和妥善保管。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计和利用工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备专业知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、借阅登记等。3.对档案进行定期检查和维护，发现问题及时处理，并做好记录。4.积极提供档案利用服务，为公司/组织的决策、管理和业务工作提供支持。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.环卫设施建设项目档案：包括项目立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等各个环节的文件资料，如项目批复、设计图纸、施工记录、质量检验报告、竣工图等。2.环卫作业记录档案：如道路清扫保洁记录、垃圾清运记录、公厕管理记录、洒水降尘记录等，包括作业时间、地点、内容、质量标准等信息。3.环境卫生监测档案：环境质量监测数据、污染源监测报告、环境卫生评价报告等。4.人员管理档案：员工基本信息、考勤记录、培训记录、考核评价、奖惩情况等。5.设备物资档案：环卫设备的采购合同、安装调试记录、维修保养记录、报废处理记录等；各类环卫物资的采购、发放、使用记录等。6.合同协议档案：与环卫相关的各类合同，如服务外包合同、采购合同、租赁合同等。7.其他与环卫工作有关的文件、资料、图表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照规定的时间和要求及时收集本部门产生的档案资料，并确保资料的齐全、完整。2.收集的档案应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其元数据，并确保电子文件的格式规范、存储安全。（三）整理方法1.档案管理人员按照档案分类方案对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.按照档案装订要求，对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。4.对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，便于检索和利用。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.环卫设施建设类：按照项目类别和阶段进行分类，如道路建设、垃圾处理设施建设等，并进一步细分立项、设计、施工、验收等子类别。2.环卫作业类：根据作业类型分为道路清扫保洁、垃圾清运、公厕管理等类别，再按照作业区域、时间等进行细分。3.环境卫生监测类：按照监测项目和对象分类，如空气质量监测、水质监测等。4.人员管理类：按照员工类别和管理内容分类，如员工基本信息、考勤、培训、考核等。5.设备物资类：分为设备档案和物资档案，设备档案按照设备类型和用途分类，物资档案按照物资种类分类。6.合同协议类：按照合同性质和内容分类，如服务外包合同、采购合同等。7.其他类：包括上级文件、内部文件、会议纪要、宣传资料等。（二）编号规则1.档案编号采用层次编码法，由全宗号、分类号、年度号、流水号组成。2.全宗号：暂定为[具体全宗号]。3.分类号：根据档案分类方案，用大写字母表示各类别，如“A环卫设施建设类”、“B环卫作业类”等，再用阿拉伯数字表示子类别。4.年度号：采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。5.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字编号，从“0001”开始。6.例如，一份2023年形成的环卫设施建设项目立项文件，其编号为：[全宗号]A120230001。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司/组织重大权益、重要历史记录、长期保存价值的档案，如公司成立以来的重要文件、重大环卫设施建设项目档案等。2.定期保管：分为30年和10年两种期限。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，如一般的环卫作业记录、设备物资档案等，保管期限为30年；对短期具有参考价值的档案，如临时性的文件、一般性的会议资料等，保管期限为10年。（二）保管条件1.档案库房：应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.档案装具：采用符合标准的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放，便于查找和管理。3.电子档案保管：建立电子档案存储系统，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质进行备份，并定期进行数据维护和更新，确保电子档案的安全和可读。（三）档案保管措施1.建立档案库房管理制度，定期对档案库房进行检查和维护，做好温湿度记录、设备运行记录等。2.对档案进行定期盘点，每年至少进行一次全面盘点，核对档案数量、质量和保管情况，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.严格执行档案借阅制度，防止档案在借阅过程中受损或丢失。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（二）鉴定标准1.依据档案的保管期限、现实利用价值和历史意义等因素进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核批准后予以销毁。3.对仍有一定保存价值，但内容重复、资料不全的档案，可进行适当的精简和整理后继续保存。（三）销毁程序1.档案管理部门编制档案销毁清册，详细列出拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经鉴定工作小组审核签字后，报公司/组织主管领导审批。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。档案销毁清册应永久保存。七、档案的利用（一）利用范围1.为公司/组织的决策提供依据；2.为环卫工作的日常管理、监督检查、考核评估等提供参考；3.为解决环卫工作中的问题提供技术支持和历史借鉴；4.为对外宣传、交流合作等提供资料。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门借阅。借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案的复制件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制日期、复制人、利用目的等信息。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用者姓名、部门、利用内容、归还时间等信息。档案利用登记册应定期整理归档，保存期限与相应档案的保管期限一致。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现环卫档案的数字化管理，建立完善的电子档案管理系统，提高档案管理的效率和服务水平，实现档案信息资源的共享和有效利用。（二）电子档案管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括档案的基本信息、内容摘要等，并支持批量录入和导入功能。2.档案检索：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便利用者快速查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户权限，对档案的查阅、借阅、修改等操作进行严格控制，确保档案信息的安全。4.数据备份：定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。5.统计分析：对档案的利用情况、保管状况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（三）电子档案