团委电子档案管理制度

PAGE团委电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强团委电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本团委实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于团委在工作活动中形成的具有保存价值的电子文件及相关电子档案的管理。（三）管理原则1.统一管理原则：对团委电子档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.全程管理原则：对电子档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等全过程进行有效管理。3.规范标准原则：遵循国家和行业相关标准规范，确保电子档案管理工作的规范化、标准化。4.安全保密原则：采取有效措施保障电子档案的安全，防止信息泄露和丢失。二、电子档案管理职责（一）团委办公室职责1.负责制定和完善团委电子档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门电子文件的形成、积累和整理工作。3.负责电子档案的收集、整理、归档、保管和利用等日常管理工作。4.定期对电子档案进行备份，确保档案数据的安全。5.组织开展电子档案管理培训工作，提高相关人员的业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门电子文件的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向团委办公室移交。2.配合团委办公室做好电子档案的管理工作，提供必要的支持和协助。3.严格遵守电子档案管理制度，确保本部门电子文件的真实、完整和安全。（三）档案管理人员职责1.熟悉电子档案管理业务，掌握相关技术和方法。2.负责电子档案的具体管理工作，包括文件收集、整理、分类、存储、检索等。3.定期对电子档案进行检查和维护，确保档案数据的准确性和可读性。4.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案信息。5.协助利用部门做好电子档案的查阅、借阅等服务工作。三、电子文件的形成与积累（一）电子文件的来源1.团委在日常工作中通过办公自动化系统、电子邮件、即时通讯工具等形成的各类文件。2.团委组织开展活动过程中产生的活动方案、通知、总结、照片、视频等电子文件。3.上级团组织及其他相关部门下发给团委的电子文件。（二）电子文件的格式要求1.尽量采用通用的、标准的文件格式，如.doc、.xls、.ppt、.pdf、.jpg、.mp4等。2.对于特殊格式的文件，应确保能够被常用的办公软件或专业软件打开和识别，并在文件命名中注明格式。（三）电子文件的命名规则1.文件名应简洁明了，准确反映文件的主题内容和形成时间。2.采用“年度+部门+文件主题+文件序号”的命名方式，如“2023年办公室工作计划01”。3.对于同一主题的系列文件，可在文件名后添加数字序号进行区分，如“2023年五四青年节活动照片01、02……”。（四）电子文件的积累1.各部门应指定专人负责电子文件的积累工作，确保文件的及时收集和整理。2.电子文件应按照分类方案进行分类存放，便于查找和管理。3.定期对积累的电子文件进行清理，删除无用的文件，确保文件的有效性和时效性。四、电子文件的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同保存价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.按照年度机构问题保管期限的分类方法对电子文件进行分类。2.对每份电子文件进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。3.建立电子文件目录，详细记录文件的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。（三）归档要求1.各部门应在每年年底前将整理好的电子文件向团委办公室移交归档。2.移交的电子文件应确保内容完整、格式规范、命名准确，并与纸质文件（如有）保持一致。3.团委办公室对接收的电子文件进行审核，审核无误后进行归档存储。五、电子档案的存储与保管（一）存储设备选择1.选用质量可靠、性能稳定的存储设备，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等。2.存储设备应具备冗余备份功能，确保数据的安全性和可靠性。（二）存储方式1.采用在线存储和离线存储相结合的方式，对重要的电子档案进行多介质备份。2.在线存储应选择安全可靠的云存储服务或本地服务器存储，确保档案数据的随时访问。3.离线存储可采用磁带、光盘等介质，定期将电子档案备份到离线介质上，并异地存放。（三）存储环境要求1.存储设备应放置在安全、干燥、通风良好的环境中，避免受到高温、潮湿、灰尘等因素的影响。2.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（四）保管期限划分1.根据电子档案的重要性和历史价值，确定保管期限为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。2.具体保管期限划分按照国家有关规定和本团委实际情况执行。（五）档案保管1.建立电子档案保管台账，详细记录档案的存储位置、保管期限、备份情况等信息。2.定期对电子档案进行清查核对，确保档案的完整性和准确性。3.对超过保管期限的电子档案，按照规定进行鉴定和销毁。六、电子档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和本制度规定提供电子档案利用服务。2.方便快捷原则：优化利用流程，提高利用效率，为利用者提供便利。3.安全保密原则：在提供利用服务过程中，确保档案信息的安全，防止泄露。（二）利用方式1.查阅：利用者可通过团委办公自动化系统或档案管理系统在线查阅电子档案。2.借阅：因工作需要借阅电子档案的，应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供电子档案的复制服务。复制应采用安全可靠的方式，确保复制件与原件一致，并注明复制日期和出处。（三）利用审批1.查阅电子档案一般无需审批，但涉及重要机密或敏感信息的档案，需经相关领导批准后方可查阅。2.借阅和复制电子档案需填写申请表，注明利用目的、范围和期限等，经部门负责人审核，报团委领导批准。（四）利用登记1.对电子档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、档案名称等信息。2.登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。七、电子档案的安全与保密（一）安全管理1.建立健全电子档案安全管理制度，加强安全防范措施。2.安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，定期进行病毒查杀和系统漏洞扫描。3.对存储设备进行加密处理，防止数据被非法获取。4.制定数据备份和恢复计划，定期进行数据备份，并进行恢复演练，确保数据的可恢复性。（二）保密管理1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的电子档案进行保密管理。2.对电子档案的访问权限进行严格控制，根据人员的工作职责和权限设置不同的访问级别。3.加强对档案管理人员的保密教育，签订保密承诺书，防止因人员疏忽导致信息泄露。4.在电子档案的传输、存储和利用过程中，采取加密、脱敏等技术手段，确保信息安全。八、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：每年对电子档案进行一次全面鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.价值鉴定原则：根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立由档案管理人员、业务部门负责人和相关专家组成的电子档案鉴定小组，负责对电子档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.查阅档案目录和相关文件，了解档案的形成背景和内容。2.征求业务部门意见，评估档案的现实利用价值。3.参考国家有关档案保管期限的规定，结合本团委实际情况，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的电子档案编制销毁清单。2.销毁清单