基本公卫档案管理制度

PAGE基本公卫档案管理制度一、总则（一）目的为加强基本公共卫生服务项目档案管理，规范档案收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高基本公共卫生服务质量和效率，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织开展基本公共卫生服务项目过程中形成的各类档案资料管理，包括居民健康档案、健康教育档案、预防接种档案、06岁儿童健康管理档案、孕产妇健康管理档案、老年人健康管理档案、慢性病患者健康管理档案、严重精神障碍患者管理档案、肺结核患者健康管理档案、中医药健康管理档案以及卫生监督协管服务档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映基本公共卫生服务项目实施过程和服务对象的真实健康状况。2.完整性原则：全面收集、整理和归档各类相关档案资料，确保档案内容完整无缺。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据记录真实可靠，逻辑关系清晰。4.规范性原则：严格按照国家规定的档案管理规范和业务流程进行操作，保证档案格式、内容和整理方法的一致性。5.保密性原则：对涉及个人隐私和敏感信息的档案资料，严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善基本公卫档案管理制度、工作流程和操作规范，并组织实施。2.指导、监督各业务科室档案收集、整理、归档等工作，确保档案管理工作规范有序。3.负责档案的集中统一管理，包括档案的接收、分类、编号、装订、存储、保管和查阅利用等工作。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。5.开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。（二）业务科室职责1.负责本科室基本公卫档案资料的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的真实性、准确性和完整性。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案资料移交至档案管理部门，并做好交接记录。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理相关法律法规和本制度规定，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订、存储等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.按照规定的程序和要求，为档案查阅利用者提供服务，做好查阅登记和利用效果跟踪反馈工作。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，及时发现问题并提出改进措施，不断提高档案管理工作质量。三、档案收集（一）收集范围1.居民健康档案：包括个人基本信息、健康体检、重点人群健康管理记录、其他医疗卫生服务记录等。2.健康教育档案：包括健康教育计划、活动记录、宣传资料、效果评估等。3.预防接种档案：包括接种记录、疫苗管理、冷链设备温度记录等。4.06岁儿童健康管理档案：包括儿童基本信息、体格检查、生长发育监测、预防接种、健康问题处理等记录。5.孕产妇健康管理档案：包括孕产妇基本信息、孕期检查、产后访视、健康问题处理等记录。6.老年人健康管理档案：包括老年人基本信息、健康体检、健康指导、健康问题处理等记录。7.慢性病患者健康管理档案：包括高血压、糖尿病等慢性病患者的基本信息、随访记录、健康体检、用药情况、健康指导等。8.严重精神障碍患者管理档案：包括患者基本信息、病情评估、随访记录、康复指导、应急处置等。9.肺结核患者健康管理档案：包括患者基本信息、诊断治疗、随访管理、服药记录等。10.中医药健康管理档案：包括老年人中医体质辨识、儿童中医调养服务记录等。11.卫生监督协管服务档案：包括食品安全、饮用水卫生、学校卫生、非法行医和非法采供血巡查等记录。（二）收集要求1.各业务科室应按照基本公共卫生服务规范要求，及时、准确、完整地收集本科室相关档案资料。2.档案资料应使用规范的表格、文书格式，内容填写清晰完整，签字盖章齐全。3.收集的档案资料应具有原始性，不得随意涂改、伪造。如发现错误或遗漏，应及时更正补充，并注明更正日期和更正人员。4.对于电子档案资料，应确保数据的真实性、完整性和安全性，按照规定的格式和存储要求进行保存，并定期备份。（三）收集流程1.业务科室工作人员在完成基本公共卫生服务项目后，应及时将相关档案资料进行整理，按照档案管理部门规定的目录和顺序进行分类。2.整理好的档案资料由业务科室负责人进行初步审核，确保资料完整、准确、合规。审核通过后，填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交日期等信息。3.业务科室将审核后的档案资料连同档案移交清单一并移交至档案管理部门。档案管理部门接收人员对移交的档案资料进行核对，核对无误后在移交清单上签字确认，并办理交接手续。四、档案整理（一）整理原则1.遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保分类科学合理、条理清晰。3.同一类档案应按照一定的顺序进行排列，如时间顺序、重要程度等，便于查找和管理。（二）整理方法1.分类：按照档案管理的要求，将基本公卫档案分为不同的类别，如居民健康档案类、健康教育档案类等。每类档案再根据具体情况进一步细分，如居民健康档案可分为个人基本信息、健康体检、重点人群健康管理等二级类目。2.编号：为便于档案的识别和管理，对每一份档案进行编号。编号应具有唯一性，可采用年度+流水号的方式进行编制，如2023001表示2023年的第一份档案。3.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。装订时应注意保持档案内容的完整性和顺序性，不得损坏档案资料。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。目录应清晰准确，便于查阅和检索。（三）整理流程1.档案管理部门接收业务科室移交的档案资料后，按照整理原则和方法进行分类。2.对分类后的档案进行编号，并在档案首页右上角加盖编号章。3.按照编号顺序对档案进行装订，同时编制档案目录。4.将装订好的档案和档案目录一并放入档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、年度、保管期限等信息。五、档案归档（一）归档范围已整理好的基本公卫档案资料均应进行归档，包括纸质档案和电子档案。（二）归档要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行归档存放，确保档案存放有序，便于查找和管理。2.归档的档案应保持完整、清洁，不得有破损、褪色、霉变等情况。3.电子档案应按照规定的存储格式和命名规则进行保存，并建立相应的索引目录，便于快速检索和调用。（三）归档流程1.档案管理部门在完成档案整理后，按照归档要求将档案资料进行分类存放。2.对于纸质档案，应将同一类别的档案按照年度顺序排列，放入相应的档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.对于电子档案，应将其存储在专用的存储设备上，并按照规定的目录结构进行分类存储。同时，建立电子档案索引目录，记录档案的编号、名称、存储位置等信息，以便快速查找和调用。六、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管期限基本公卫档案的保管期限应按照国家相关规定执行，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限如下：1.短期档案：保管期限为15年，如健康教育档案中的部分临时活动记录等。2.中期档案：保管期限为510年，如06岁儿童健康管理档案中的部分阶段性记录等。3.长期档案：保管期限为10年以上，如居民健康档案、慢性病患者健康管理档案等。（三）保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、查阅、销毁等情况，做到账物相符。2.定期对档案进行清查、盘点，检查档案的保管状况，发现问题及时处理。3.对档案进行定期消毒、杀虫处理，防止档案受到损坏和虫害侵蚀。4.加强档案保管场所的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。配备必要的消防器材，确保档案保管场所的消防安全。5.对电子档案应进行定期备份，备份存储设备应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。七、档案查阅利用（一）查阅范围本公司/组织内部工作人员因工作需要，可查阅基本公卫档案资料。外部单位或个人因法定事由需要查阅档案资料的，应按照规定办理相关手续。（二）查阅要求1.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在科室负责人和档案管理部门负责人批准。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出保管场所。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）利用流程1.查阅人员填写查阅申请表，提交所在科室负责人审核。2.所在科室负责人审核通过后，将申请表提交档案管理部门负责人审批。3.档案管理部门负责人审批同意后，档案管理人员根据查阅申请表提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作，记录查阅人员姓名、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅人员在指定场所查阅档案，如需复印或摘录档案内容，应向档案管理人员提出申请，经同意后按照规定进行操作。5.查阅结束后，查阅人员将档案资料归还档案管理人员，档案管理人员检查档案资料无误后，办理归还手续，并在查阅申请表上注明归还时间。八、档案保密（一）保密范围基本公卫档案中涉及个人隐私、敏感信息、商业秘密等内容均属于保密范围，如居民健康档案中的个人疾病史、家族病史、联系方式等。（二）保密措施1.加强档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任。2.对档案保管场所采取必要的保密措施，如设置门禁系统、安装监控设备等，防止无关人员进入和档案信息泄露。3.对涉及保密内容的档案资料，应严格限制查阅范围，按照规定的审批程序进行查阅。查阅人员应对查阅的保密内容严格保密，不得泄露给无关人员。4.档案管理人员在整理、保管、查阅档案过程中，应注意保护档案中的保密信息，不得随意传播或泄露。5.对电子档案中的保密信息，应采取加密存储、访问控制等技术措施，确保信息安全。九、档案销毁（一）销毁范围已超过保管期限且无保存价值的基本公卫档案资料，经鉴定后可进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清查，提出销毁意见，并填写档案销毁申请表，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案管理部门负责人对档案销毁申请表进行