档案馆会计内控制度

PAGE档案馆会计内控制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强档案馆会计内部控制，规范会计行为，防范财务风险，确保会计信息真实、准确、完整，提高档案馆财务管理水平，保障档案馆各项工作的顺利开展。（二）制定依据依据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《内部会计控制规范——基本规范（试行）》等法律法规及相关行业标准制定本制度。（三）适用范围本制度适用于档案馆内部的所有会计核算及财务管理活动。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保会计工作合法合规。2.全面性原则：涵盖档案馆会计工作的各个环节，包括会计核算、财务收支、资产管理等，不留死角。3.制衡性原则：明确各部门和岗位的职责权限，形成相互制约、相互监督的机制，防止权力滥用。4.适应性原则：根据档案馆的实际情况和发展变化，适时调整和完善内部控制制度，确保其有效性。5.成本效益原则：在保证内部控制有效性的前提下，合理权衡控制成本与控制效益，以适当的控制成本实现最佳的控制效果。二、会计机构及人员管理（一）会计机构设置档案馆应根据实际工作需要，设置独立的会计机构，配备相应的会计人员。会计机构应明确职责分工，确保各项会计工作有序进行。（二）会计人员配备1.会计人员应具备相应的专业知识和技能，持有会计从业资格证书，并定期参加继续教育，不断更新知识，提高业务水平。2.根据工作需要，合理配备会计主管、会计、出纳等岗位人员，明确各岗位的职责权限。（三）会计人员岗位责任制1.会计主管职责负责组织和管理档案馆的会计工作，制定会计工作计划和工作流程，确保会计工作的规范化和标准化。审核会计凭证、会计报表等会计资料，保证会计信息的真实、准确、完整。定期对会计工作进行检查和总结，发现问题及时整改，并向上级领导汇报。协调与其他部门的关系，保障会计工作的顺利开展。2.会计职责按照国家统一的会计制度和会计准则，进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制会计报表。负责财务收支的核算和管理，严格执行财务审批制度，对不符合规定的收支予以拒绝。定期核对账目，进行财产清查，确保账账相符、账实相符。负责会计档案的整理、归档和保管工作。3.出纳职责负责现金收付和银行结算业务，严格遵守现金管理和银行结算制度。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。保管库存现金、有价证券和各种票据，确保其安全完整。定期与会计核对账目，编制现金流量表及银行存款余额调节表。（四）会计人员职业道德1.会计人员应遵守职业道德规范，诚实守信，廉洁奉公，客观公正，保守秘密。2.严禁会计人员从事违法违规活动，严禁泄露档案馆财务信息和商业秘密。对违反职业道德的会计人员，应视情节轻重给予相应的处罚。三、会计核算控制（一）会计核算基础工作1.建立健全会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案管理制度，确保会计档案的妥善保管和有效利用。2.规范会计凭证的填制、审核和传递程序，会计凭证应内容完整、手续齐全、数字准确、摘要清晰。3.按照规定的会计科目和会计核算方法进行会计核算，确保会计信息的一致性和可比性。（二）财务收支核算1.严格执行财务收支审批制度，所有财务收支必须经过授权审批后方可办理。财务收支审批应明确审批流程、审批权限和审批责任。2.对各项收入进行及时、准确的核算，确保收入的真实性和完整性。加强对收入来源的审核，防止截留、挪用等违规行为。3.对各项支出进行严格审核，确保支出符合国家法律法规和档案馆财务制度的规定。重点审核支出的合理性、合法性和必要性，杜绝不合理支出和浪费现象。（三）资产核算1.加强对固定资产、流动资产等各类资产的核算管理，定期进行资产清查，确保资产账实相符。2.建立固定资产卡片，详细记录固定资产的名称、型号、规格、购置时间、使用部门、折旧情况等信息。按照规定的折旧方法计提固定资产折旧，确保固定资产价值的准确反映。3.加强对流动资产的核算管理，特别是对库存现金、银行存款、应收账款、存货等的管理。定期核对账目，及时清理往来款项，确保流动资产的安全完整。（四）会计报表编制1.按照国家统一的会计制度和会计准则的要求，定期编制会计报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.会计报表应数字真实、内容完整、计算准确、编报及时。会计报表编制完成后，应进行认真审核，确保报表数据的准确性和可靠性。3.及时向档案馆管理层及相关部门报送会计报表，为决策提供准确的财务信息支持。同时，按照规定向财政、审计等部门报送会计报表，接受外部监督。四、财务审批控制（一）审批原则1.合法性原则：财务审批必须符合国家法律法规和档案馆财务制度的规定。2.合理性原则：审批事项应合理、必要，符合档案馆的实际情况和发展需要。3.真实性原则：审批依据的文件、资料等应真实可靠，不得虚假申报。4.完整性原则：审批手续应齐全，相关人员签字盖章完整。（二）审批流程1.一般财务支出审批流程经办人填写费用报销单或借款单，详细注明支出事由、金额、支付方式等信息，并附上相关的发票、收据等原始凭证。部门负责人对经办人提交的报销或借款申请进行审核，确认支出的真实性、合理性和必要性，并签字审批。会计对报销或借款申请进行审核，重点审核原始凭证的真实性、合法性、完整性以及支出是否符合财务制度的规定。审核无误后签字。财务负责人根据审批权限进行最终审批。金额较小的支出由财务负责人直接审批；金额较大的支出需报档案馆领导审批。出纳根据审批后的报销单或借款单办理付款手续。2.重大财务支出审批流程对于重大财务支出项目，如大额设备采购、基本建设项目等，应在项目立项前进行可行性研究和论证，并提交详细的项目预算和实施方案。项目负责人组织相关部门和人员对项目进行评审，形成评审意见。经办人根据评审意见编制项目支出申请报告，附上项目预算、实施方案、评审意见等相关资料，提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，报档案馆领导审批。档案馆领导审批同意后，提交财务部门进行预算安排和资金支付审核。财务部门对项目支出申请进行审核，重点审核项目预算的合理性、资金来源的可靠性以及与档案馆整体财务状况的匹配性。审核通过后，报财务负责人审批。财务负责人根据审批权限进行最终审批。审批通过后，按照项目进度和合同约定办理资金支付手续。（三）审批权限1.档案馆应根据财务支出的金额大小、性质等因素，明确各级审批人员的审批权限。2.一般情况下，金额在[X]元以下的财务支出由财务负责人审批；金额在[X]元至[X]元之间的财务支出由档案馆分管领导审批；金额在[X]元以上的财务支出由档案馆主要领导审批。3.对于特殊事项或重大财务决策，应按照档案馆的相关规定，经过集体研究决策后，由相应的领导进行审批。五、财产物资控制（一）固定资产管理1.固定资产购置固定资产购置应根据档案馆的实际工作需要，编制年度固定资产购置计划。购置计划应经过审批后实施。固定资产购置应按照政府采购等相关规定进行，确保采购过程的公开、公平、公正。购置的固定资产应及时办理验收入库手续，填写固定资产验收单，注明固定资产的名称、型号、规格、数量、购置日期、供应商等信息。验收合格后，由使用部门领用。2.固定资产折旧与摊销按照国家规定的折旧方法和折旧年限，对固定资产计提折旧。折旧方法一经确定，不得随意变更。定期对固定资产折旧进行核对和调整，确保折旧计算的准确性。对于已提足折旧仍继续使用的固定资产，不再计提折旧；对于提前报废的固定资产，应及时停止计提折旧，并进行相应的账务处理。3.固定资产处置固定资产处置包括出售、报废、毁损等。固定资产处置应按照规定的程序进行审批。处置申请应详细说明处置原因、处置方式、处置价格等信息。对于达到报废条件的固定资产，由使用部门提出报废申请，经技术鉴定和财务审核后，报档案馆领导审批。审批通过后，进行报废处理，并按照规定进行账务核销。固定资产出售应按照相关规定进行评估和定价，出售收入应及时足额入账。（二）流动资产控制1.库存现金管理严格遵守现金管理规定，实行限额管理。库存现金限额应根据档案馆的实际情况合理确定，并报开户银行备案。出纳应每日盘点库存现金，做到日清月结，账款相符。发现现金短缺或溢余时，应及时查明原因，并进行相应的处理。加强对现金收付业务的管理，严格执行现金收支审批制度，确保现金收付的合法性和真实性。2.银行存款管理按照国家有关规定，开立银行账户，并严格遵守银行结算纪律。银行账户的开立、变更和撤销应经过审批。定期核对银行存款账目，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。加强对银行存款收付业务的管理，严格执行银行结算制度，确保银行存款的安全。严禁出租、出借银行账户，严禁公款私存。3.应收账款管理建立应收账款台账，详细记录应收账款的发生时间、金额、客户名称、账龄等信息。定期对应收账款进行核对和清理，及时催收款项。对于逾期未收回的应收账款，应查明原因，采取有效措施进行催收。对于确实无法收回的应收账款，应按照规定的程序进行审批后，予以核销。4.存货管理建立存货管理制度，对存货的采购、验收、保管、领用、盘点等环节进行规范管理。存货采购应按照规定的程序进行，确保采购的存货符合质量要求和成本效益原则。采购过程中应签订采购合同，明确双方的权利和义务。存货验收应严格按照验收标准进行，确保存货的数量、质量等符合要求。验收合格后，办理入库手续。加强对存货保管的管理，确保存货的安全完整。定期对存货进行盘点，做到账实相符。发现存货盘盈、盘亏或毁损时，应及时查明原因，并进行相应的处理。六、会计电算化控制（一）会计电算化系统建设1.根据档案馆的实际情况和业务需求，选择合适的会计电算化软件，并确保软件的合法性、安全性和稳定性。2.建立会计电算化系统管理制度，明确系统管理员、操作员、审核员等人员的职责权限，确保系统的正常运行。3.对会计电算化系统进行定期维护和升级，及时处理系统故障和安全漏洞，确保系统数据的安全可靠。（二）会计电算化操作管理1.操作人员应经过培训后上岗，熟悉会计电算化系统的操作流程和功能。操作人员应严格按照操作规程进行操作，不得擅自修改系统参数和数据。2.建立会计电算化操作日志，详细记录操作人员的登录时间、操作内容、操作结果等信息。操作日志应定期进行备份，以备审计和查询。3.加强对会计电算化数据的备份和恢复管理。定期对系统数据进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的介质上。同时，制定数据恢复预案，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。（三）会计电算化数据安全管理1.采取有效的安全措施，保障会计电算化数据不受未经授权的访问、篡改、泄露等威胁。设置用户权限和密码，对不同级别的操作人员授予不同的操作权限。2.定期对会计电算化数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。3.加强对会计电算化系统的网络安全管理，安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，防止网络攻击和病毒感染。七、内部审计与监督（一）内部审计机构设置与职责1.档案馆应设立独立的内部审计机构，配备专业的内部审计人员。内部审计机构在档案馆管理层的领导下，独立行使内部审计职能。2.内部审计机构的主要职责包括：对档案馆的财务收支、经济活动、内部控制等进行审计监督；检查会计资料的真实性、合法性和完整性；评价内部控制制度的有效性；提出改进建议和意见等。（二）内部审计工作流程1.审计计划制定：内部审计机构根据档案馆的年度工作计划和实际情况，制定内部审计计划，明确审计目标、审计范围、审计重点和审计时间安排等。2.审计实施：内部审计人员按照审计计划，通过审查会计凭证、会计账簿、会计报表等资料，实地观察、询问、函证等方式，对审计事项进行详细审查和调查。3.审计报告编制：内部审计人员在审计工作结束后，编制审计报告。审计报告应客观、公正地反映审计情况，提出审计意见和建议。审计报告经内部审计机构负责人审核后，提交档案馆管理层。4.审计结果跟踪：档案馆管理层对审计报告中提出的问题和建议进行研究和决策，并督促相关部门进行整改。内部审计机构对整改情况进行跟踪