监理站档案管理制度

PAGE监理站档案管理制度一、总则（一）目的为加强监理站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在监理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于监理站全体员工在监理项目实施过程中形成的各类档案资料的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：监理站档案由专门的档案管理部门或指定专人集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映监理项目的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：涵盖监理项目从前期准备到竣工验收全过程的各类文件资料，保证档案的全面性。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：档案的整理、分类和存储应便于查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储和保管等工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录和索引，方便档案查询和利用。4.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.组织档案管理人员的培训和业务学习，提高档案管理水平。（二）项目监理组职责1.负责本项目监理过程中各类文件资料的收集、整理和初步分类，并及时移交档案管理部门。2.按照档案管理要求，规范填写和签署各类文件，确保文件的真实性和完整性。3.配合档案管理部门做好档案的整理、编目和装订等工作，提供必要的协助。4.在项目结束后，及时清理和移交项目剩余的文件资料。（三）监理人员职责1.严格按照档案管理规定，及时将个人在监理工作中形成的文件资料交至项目监理组。2.对所形成文件资料的真实性、准确性和完整性负责，确保文件符合档案管理要求。3.配合档案管理部门和项目监理组的档案管理工作，接受档案管理培训。三、档案分类与编号（一）档案分类1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.监理规划与细则：监理规划、监理实施细则等。3.施工组织设计与方案：施工单位提交的施工组织设计、专项施工方案等。4.工程变更文件：工程变更申请、变更审批文件等。5.工程质量文件：质量检验报告、质量验收记录等。6.工程进度文件：进度计划、进度报表等。7.工程安全文件：安全检查记录、安全事故报告等。8.工程计量与支付文件：工程量计量单、工程款支付证书等。9.合同文件：监理合同、施工合同、材料设备采购合同等。10.来往信函：与建设单位、施工单位、设计单位等的往来信件、传真等。11.会议纪要：监理例会、专题会议等会议纪要。12.竣工验收文件：竣工验收报告、竣工备案文件等。13.其他文件：与监理项目相关的其他各类文件资料。（二）档案编号档案编号采用分类号与流水号相结合的方式。分类号按照上述档案分类设置，流水号为每类档案的顺序编号。例如，项目前期文件的编号为“1001”，其中“1”为分类号，“001”为流水号。编号应保持唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。四、档案收集与整理（一）档案收集1.项目监理组应在监理工作过程中及时收集各类文件资料，确保文件资料的完整性和及时性。2.对于建设单位、施工单位、设计单位等提供的文件资料，应进行签收登记，并注明文件来源、日期、份数等信息。3.监理人员在工作中形成的文件资料，如监理日志、旁站记录、检验报告等，应定期整理并交至项目监理组。（二）档案整理1.档案管理部门对收集到的文件资料进行统一整理，按照档案分类要求进行分类。2.对每份文件资料进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明文件的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.对纸张破损、字迹模糊的文件资料进行修复或复制，确保文件的可读性。4.按照档案装订要求，对文件资料进行装订，保持文件的整齐和牢固。五、档案编目与装订（一）档案编目1.编制档案总目录，按照档案分类顺序排列各类档案，并注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。2.为每份档案编制详细的目录清单，包括文件的题名、日期、文号、责任者等，以便于查询和利用。3.建立电子档案目录，将纸质档案目录录入电子系统，实现档案目录的电子化管理，方便快速检索。（二）档案装订1.装订前对文件资料进行排序，确保文件的逻辑顺序正确。2.采用线装或胶装的方式进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。3.对于幅面较大的图纸，应折叠成A4规格，并在装订边留出适当的空白，以便于查阅和存档。4.在装订文件的左上角或右上角加盖档案章，注明档案编号、名称、日期等信息。六、档案存储与保管（一）档案存储1.设立专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备等。2.档案应按照分类号和流水号顺序存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，确保数据的安全性和完整性。（二）档案保管1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，如档案损坏、霉变、丢失等。3.对档案的查阅、借阅情况进行登记，确保档案的安全。4.严格遵守档案保密制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房，不得泄露档案内容。七、档案查阅与借阅（一）档案查阅1.因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，安排专人协助查阅，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）档案借阅1.因特殊原因需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等。2.申请表经所在部门负责人、档案管理部门负责人和监理站主管领导签字批准后，方可办理借阅手续。3.借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅期间，借阅人员应对档案的安全负责，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。八、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和技术专家等组成。3.鉴定小组根据档案的内容、来源、价值等因素，综合判断档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）。（二）档案销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，进行销毁处理。2.档案销毁应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。3.申请表经监理站主管领导签字同意后，由档案管理部门组织实施销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。5.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录存档。九、档案信息化管理（一）电子档案管理1.建立电子档案管理系统，对监理项目的各类电子文件进行集中管理。2.电子文件应按照档案分类要求进行分类存储，其编号、题名等信息应与纸质档案一致。3.对电子文件进行加密处理，确保数据的安全性。同时，定期进行数据备份，防止数据丢失。4.利用电子档案管理系统，实现电子档案的快速检索、借阅审批、在线查阅等功能，提高档案利用效率。（二）档案数字化1.对重要的纸质档案进行数字化处理，将其转换为电