档案工作规划与考核制度

PAGE档案工作规划与考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案工作的规范化、科学化管理，提高档案利用效率，保障档案的完整与安全，特制定本档案工作规划与考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等工作中的行为规范与考核。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等相关法律法规及行业标准制定。二、档案工作规划（一）工作目标1.在未来[X]年内，建立完善的公司档案管理体系，确保各类档案资料的齐全、完整、准确。2.提高档案数字化水平，实现档案信息的便捷检索与高效利用，档案数字化率达到[X]%以上。3.加强档案安全管理，杜绝档案丢失、损坏、泄密等事故发生，档案安全事故发生率为零。（二）档案分类与编号1.档案分类行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会会议记录，公司规章制度，行政公文等。人事档案：员工入职、离职、调动、晋升等相关资料，劳动合同，薪酬福利记录，培训档案等。财务档案：会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务资料等。业务档案：各类业务合同、项目文档、市场调研报告、客户资料等。技术档案：产品研发资料、工艺文件、技术图纸、设备档案等。2.编号规则采用“大类代码+年度+流水号”的编号方式。大类代码：行政档案（XZ）、人事档案（RS）、财务档案（CW）、业务档案（YW）、技术档案（JS）。年度：采用公元纪年，如2023年表示为“23”。流水号：按照档案形成时间顺序依次编号，从0001开始。（三）档案收集与整理1.收集要求各部门应明确专人负责档案收集工作，确保本部门形成的各类文件材料及时、完整地收集齐全。对于外来文件，如上级部门文件、合作单位往来文件等，由相关对口部门负责收集，并及时移交档案管理部门。员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的属于公司的档案资料全部移交。2.整理规范档案管理人员按照档案分类标准对收集到的文件材料进行分类整理。每份文件材料应保持原件完整，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。按照文件材料的形成时间、来源、内容等进行排序，编制页码，填写卷内目录。对于纸质档案，应装订成册，采用三孔一线的装订方式；对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储。（四）档案保管与存储1.保管场所公司设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.存储方式纸质档案应存放在档案架上，按照类别和编号顺序排列，便于查找。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，采用磁盘阵列、磁带备份等方式进行数据冗余备份，确保数据安全。对于重要的纸质档案和电子档案，应进行异地备份存储，以防自然灾害等不可抗力因素导致档案损坏。（五）档案利用与借阅1.利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，确保档案信息的安全与保密。优先满足公司内部各项工作的需要，为公司决策、业务开展、项目实施等提供支持。2.借阅流程内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门对借阅申请进行审核，对于符合借阅条件的，予以借阅，并登记借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量，并提醒借阅人注意保护档案安全，不得擅自涂改、转借、复印档案内容。3.查阅利用登记档案管理人员应对档案查阅利用情况进行详细登记，记录查阅利用人姓名、部门、查阅利用时间、档案名称、查阅利用内容等信息。定期对档案查阅利用登记情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。（六）档案信息化建设1.数字化目标在未来[X]年内，完成公司存量档案的数字化扫描工作，建立档案数字化数据库。实现档案信息的在线检索、浏览、下载等功能，提高档案利用效率。2.数字化流程制定档案数字化工作计划，明确扫描范围、扫描标准、数据录入要求等。对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于200dpi，图像格式应为JPEG或TIFF。对扫描后的图像进行图像处理，确保图像清晰、完整、可读。将处理后的图像数据录入档案管理系统，建立索引关系，实现档案信息的快速检索。3.系统建设与维护选用符合公司需求的档案管理软件系统，实现档案的全生命周期管理。系统应具备档案录入、检索、借阅、统计分析、安全管理等功能。定期对档案管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。及时备份系统数据，防止数据丢失。三、档案工作考核制度（一）考核原则1.客观公正原则：考核以事实为依据，全面、客观地评价各部门及员工的档案工作表现。2.注重实效原则：考核注重档案工作的实际效果，包括档案的完整性、准确性、利用效率等方面。3.激励改进原则：通过考核，激励各部门及员工积极改进档案工作，提高档案管理水平。（二）考核对象公司各部门及负责档案工作的相关人员。（三）考核内容与标准1.档案收集（20分）按时、完整收集本部门应归档的文件材料，得1620分。基本按时收集，存在少量遗漏，得1115分。收集不及时，遗漏较多，得610分。收集工作严重滞后，大量文件材料未及时归档，得05分。2.档案整理（20分）整理规范，分类准确，编号清晰，装订整齐，得1620分。整理基本符合要求，存在个别瑕疵，得1115分。整理不规范，分类混乱，编号错误，装订不整齐，得610分。整理工作严重不符合要求，影响档案质量，得05分。3.档案保管（20分）档案保管场所设施设备齐全，档案存储安全有序，无丢失、损坏、泄密等情况，得1620分。保管场所设施设备基本完好，档案存储基本规范，但存在一些小问题，得1115分。保管场所设施设备存在一定缺陷，档案存储出现个别问题，得610分。保管场所设施设备严重不足，档案存储出现较多问题，得05分。4.档案利用（20分）积极配合公司内部各部门档案利用需求，档案利用效率高，得1620分。能够满足一般利用需求，利用效率一般，得1115分。对档案利用需求响应不及时，利用效率较低，得610分。严重影响档案利用工作，得05分。5.档案信息化建设（20分）按照计划完成档案数字化工作，系统运行稳定，功能应用良好，得1620分。基本完成数字化工作，系统运行基本正常，部分功能有待完善，得1115分。数字化工作进展缓慢，系统存在一些问题，得610分。未按计划推进数字化工作，系统无法正常运行，得05分。（四）考核周期考核周期为每年一次，考核时间为次年[X]月。（五）考核方式1.自评：各部门及员工在考核期结束后，对本部门及个人的档案工作进行自我评价，填写《档案工作考核自评表》。2.部门互评：各部门之间相互评价档案工作，评价内容包括档案收集、整理、保管、利用等方面的协作情况。3.档案管理部门评价：档案管理部门根据日常工作记录及检查情况，对各部门及员工的档案工作进行评价。4.综合评定：考核小组根据自评、部门互评、档案管理部门评价结果，进行综合评定，确定考核得分及考核等级。（六）考核结果应用1.奖励考核得分在90分以上的部门及员工，授予“档案工作先进集体/个人”称号，并给予一定的物质奖励。对档案工作有突出贡献的部门及员工，在公司内部进行通报表扬，并在晋升、评优等方面予以优先考虑。2.处罚考核得分在60分以下的部门