宾馆经营档案管理制度范本

PAGE宾馆经营档案管理制度范本一、总则1.目的本宾馆经营档案管理制度旨在规范宾馆经营档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，为宾馆的经营决策、业务管理、客户服务等提供有力支持，促进宾馆的持续健康发展。2.适用范围本制度适用于本宾馆各部门在经营活动中形成的各类档案，包括但不限于客户档案、业务合同、财务报表、营销资料、设施设备档案等。3.基本原则真实性原则：档案内容必须真实反映宾馆的经营活动和实际情况。完整性原则：全面收集、整理与宾馆经营相关的各类档案，确保无遗漏。准确性原则：档案信息应准确无误，避免错误或模糊的记录。安全性原则：采取有效措施保障档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。保密性原则：对于涉及宾馆机密和客户隐私的档案，严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责1.档案管理部门设立专门的档案管理部门或指定专人负责宾馆经营档案的管理工作。档案管理部门应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的顺利开展。2.各部门职责业务部门：负责本部门经营活动中档案的收集、整理、初步审核，并定期移交至档案管理部门。同时，在业务活动中应严格按照档案管理要求形成规范的档案资料。财务部门：负责提供财务相关档案，包括财务报表、账目凭证等，并协助档案管理部门进行财务档案的整理和归档。营销部门：负责营销资料、客户反馈等档案的管理，及时将相关档案移交至档案管理部门，并确保档案的准确性和完整性。其他部门：按照各自职责范围，做好本部门相关档案的管理工作，并配合档案管理部门完成档案管理的各项任务。三、档案的收集与整理1.收集范围客户档案：包括客户基本信息、预订记录、入住记录、消费明细、投诉处理记录等。业务合同：涵盖客房租赁合同、会议场地租赁合同、餐饮服务合同、采购合同等各类与宾馆经营相关的合同。财务档案：财务报表、账目凭证、税务资料、审计报告等。营销档案：市场调研报告、营销活动策划方案、广告宣传资料、客户名单等。设施设备档案：设备采购合同、设备维护记录、设备维修档案、设施布局图等。其他档案：宾馆内部管理制度、员工培训资料、会议纪要、各类统计报表等。2.收集要求各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。对于电子档案，应确保其存储格式的通用性和可读性，并定期进行备份。3.整理方法分类：按照档案的性质、内容和用途进行分类，如客户档案可分为个人客户档案和团体客户档案；业务合同可分为客房业务合同、餐饮业务合同等。编号：为每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。编目：编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源等信息，便于快速查找和核对。装订：对于纸质档案，应进行整齐装订，确保档案的牢固和美观。装订时应注意保持档案内容的完整性，避免损坏或丢失。四、档案的归档与保管1.归档流程各部门整理好的档案应定期移交至档案管理部门。移交时，双方应办理交接手续，填写档案移交清单，明确档案的名称、数量、移交时间等信息。档案管理部门收到移交的档案后，应进行再次审核，检查档案的完整性和准确性。对于不符合要求的档案，应及时退回原部门进行补充或修正。审核通过的档案按照分类和编号进行归档，存入专门的档案柜或电子存储系统中。2.保管期限根据档案的重要性和性质，确定不同档案的保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。具体保管期限如下：客户档案：长期保管，以便为客户提供持续服务和跟踪客户需求。业务合同：根据合同履行期限和相关法律法规规定确定保管期限，一般合同履行完毕后保存510年。财务档案：按照国家财务法规要求，长期保管。营销档案：短期保管15年，以便及时更新营销策略和信息。设施设备档案：长期保管，直至设备报废或更新后5年。其他档案：根据实际情况确定保管期限，一般为110年。3.保管要求纸质档案：存放在干燥、通风、防火、防潮的档案库房内，配备必要的防虫、防霉、防盗等设施。档案柜应排列整齐，便于查找和管理。电子档案：存储在安全可靠的服务器或存储设备上，定期进行备份，并建立数据恢复机制。同时，设置访问权限，防止电子档案被非法篡改或删除。定期盘点：档案管理部门应定期对档案进行盘点，核对档案的数量、完整性和保管状况。发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的查阅与利用1.查阅权限内部查阅：宾馆内部员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅范围等信息，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。外部查阅：因特殊情况需要外部单位或个人查阅档案的，必须经过宾馆主管领导批准，并办理严格的登记手续。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案安全。2.查阅程序查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。查阅时应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记或损坏。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。3.利用方式经营决策支持：为宾馆管理层提供各类经营数据和历史资料，帮助制定科学合理的经营决策。客户服务：根据客户档案，为客户提供个性化的服务，提高客户满意度。业务管理：作为业务部门开展工作的参考依据，如合同管理、设施设备维护等。培训与教育：为员工培训提供案例和资料，促进员工业务能力的提升。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则定期对超过保管期限的档案进行鉴定，确保档案的留存价值。鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表和财务人员等组成。鉴定小组负责对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。3.鉴定方法内容审查：审查档案内容是否仍具有参考价值，是否涉及重要业务、法律纠纷或其他需要保留的信息。利用频率审查：统计档案的利用频率，对于长期未被利用且无明显留存价值的档案进行重点关注。法律法规审查：根据相关法律法规要求，判断档案是否需要继续保存。4.销毁程序经鉴定小组确定需要销毁的档案，应编制档案销毁清单，注明档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。档案销毁清单经宾馆主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁过程中，应确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。销毁工作完成后，销毁人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案管理的信息化建设1.信息化目标利用现代信息技术，建立高效、便捷、安全的宾馆经营档案管理信息系统，实现档案的电子化管理、远程查阅和信息共享，提高档案管理工作的效率和质量。2.系统功能档案录入与存储：实现档案信息的快速录入和分类存储，支持多种格式的文件上传。检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按关键词、编号、日期等进行快速查询。权限管理：设置不同用户的访问权限，确保档案信息的安全性和保密性。备份与恢复：定期对电子档案进行备份，并具备数据恢复功能，防止数据丢失。统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表，为宾馆经营决策提供数据支持。3.系统实施选择专业的档案管理软件供应商