督学区档案管理制度

PAGE督学区档案管理制度一、总则（一）目的为加强督学区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教育督导工作中的作用，依据国家有关法律法规和教育行业标准，结合本督学区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本督学区内各级各类学校、教育机构以及督学区办公室的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则督学区档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案内容必须真实反映教育督导工作的实际情况，严禁虚假和伪造档案。3.完整性原则全面收集、整理和保存与教育督导工作相关的各类文件、资料，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案信息予以保密。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为教育督导工作提供便捷的服务。二、档案管理机构及职责（一）督学区档案管理领导小组成立以督学区负责人为组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组，负责统筹协调督学区档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。（二）督学区办公室督学区办公室作为档案管理的具体执行部门，负责档案的日常收集、整理、保管、利用和统计等工作。其主要职责包括：1.制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责接收、整理、分类、编号、装订和上架各类档案资料。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。5.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。6.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。7.组织开展档案管理业务培训和宣传工作，提高档案管理人员的业务水平和全体工作人员的档案意识。（三）档案管理人员职责1.档案管理人员应热爱档案管理工作，具备扎实的专业知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作，确保档案的完整、准确和系统。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，及时发现和处理档案保管中存在的问题。4.熟练掌握档案检索工具的使用方法，为档案利用者提供快速、准确的档案查询服务。5.严格按照档案查阅、借阅规定，办理档案查阅、借阅手续，做好登记和跟踪管理工作，确保档案的安全。6.积极参与档案管理业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的分类与编号（一）档案分类督学区档案分为以下十大类：1.综合类：包括督学区工作计划、总结、报告、统计报表、大事记等综合性文件材料。2.政策法规类：国家和地方有关教育督导的法律法规、政策文件、规章制度等。3.督学工作类：督学任命文件、督学工作手册、督学督导记录、督导报告等。4.学校督导类：学校督导评估方案、评估报告、整改意见、复查报告等。5.教育质量监测类：教育质量监测方案、监测数据、分析报告等。6.师资队伍建设类：教师培训计划、培训记录、教师考核评价等文件材料。7.教育经费管理类：教育经费预算、决算、审计报告、经费使用情况等。8.校园安全管理类：校园安全管理制度、安全检查记录、安全事故处理等文件材料。9.教育信息化建设类：教育信息化规划、建设方案、设备采购清单、使用记录等。10.其他类：不属于以上各类的其他档案材料。（二）档案编号档案编号采用“年度类别流水号”的编码方式。例如：202301001，表示2023年度综合类档案的第1份文件。具体编号规则如下：1.年度：用四位阿拉伯数字表示档案形成的年份，如2023。2.类别：用两位阿拉伯数字表示档案所属的类别，按照上述档案分类顺序依次编号，如01表示综合类，02表示政策法规类等。3.流水号：用三位阿拉伯数字表示同一类别档案中的顺序号，从001开始依次编号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.督学区办公室及各科室在工作中形成的各类文件、资料、报表、会议记录、工作计划、总结等。2.督学在督导工作中形成的督导记录、报告、反馈意见等。3.学校报送的各类文件、资料、报表、自评报告、整改方案等。4.教育质量监测工作中产生的数据、报告、分析材料等。5.与教育督导工作相关的其他文件、资料、图片、音像等。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将工作中形成的档案材料收集齐全，定期移交督学区办公室。2.档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定格式和存储要求进行收集和保存，并确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录清单，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。3.对档案材料进行装订，去除金属物，采用A4纸规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。4.按照档案类别和编号顺序，将整理好的档案上架存放，建立档案存放索引，便于查找。五、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：1.永久保管：凡是反映督学区主要职能活动和基本历史面貌的，对教育督导工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是在较长时间内对教育督导工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是在较短时间内对教育督导工作有参考价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（三）保管措施1.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录，做到账物相符。2.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。5.做好档案库房的安全保卫工作，配备必要的安全设施，如监控设备、报警设备等，确保档案库房的安全。六、档案的利用（一）利用范围1.督学区内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级教育主管部门、其他相关部门因工作需要查阅档案。3.学校及教育机构因工作需要查阅档案。4.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到督学区办公室查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经督学区办公室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量，并办理交接手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案，按时归还档案。（三）利用限制1.涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅和公开。2.档案原件一般不得外借，确因工作需要必须外借的，应报督学区办公室负责人批准，并采取必要的保护措施。3.查阅、借阅档案时，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损，如有特殊需要，应经档案管理人员同意，并采用复印、拍照等方式进行。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由督学区办公室负责人、档案管理人员及相关业务人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准根据档案保管期限的划分标准，结合档案的实际情况，对档案进行鉴定。鉴定档案时，应全面分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对到期档案进行清理，逐卷逐件地审查档案，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。3.将《档案销毁清册》报督学区办公室负责人审核，经批准后，方可进行销毁。（四）销毁方法档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，一般采用焚烧或粉碎等方法。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。销毁完毕后，将《档案销毁清册》永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立督学区档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作的效率和水平，方便档案的查询、利用和统计分析。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合督学区档案管理工作的信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、统计等业务流程的信息化管理。3.数据安全管理：建立健全档案信息化安全管理制度，采取数据备份、加密、访问控制等安全措施，确保档案数据