安全办档案管理制度

PAGE安全办档案管理制度一、总则（一）目的为加强安全办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在安全管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安全办在履行安全管理职能过程中形成的各类档案，包括但不限于安全检查记录、隐患排查治理档案、安全培训资料、事故调查处理档案、安全法规标准文件等。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：安全办档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映安全管理工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及公司机密和敏感信息的档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）安全办负责人1.全面负责安全办档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标。2.审核档案管理工作制度和流程，确保档案管理工作符合法律法规和公司要求。3.协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.按照档案管理的有关规定，对档案进行分类、编号、编目等处理，确保档案的规范化管理。3.建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案的借阅、归还登记工作，对借阅档案的人员进行监督，确保档案的正确使用和按时归还。（三）各部门安全管理人员1.负责本部门安全档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交安全办档案管理人员。2.配合档案管理人员做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.安全检查记录：包括日常安全检查、专项安全检查、季节性安全检查等记录。2.隐患排查治理档案：涵盖隐患排查计划、排查记录、隐患评估、治理措施、整改情况跟踪等资料。3.安全培训资料：如培训计划、培训教材、培训记录、考试试卷等。4.事故调查处理档案：包括事故报告、现场勘查记录、事故原因分析、处理意见、整改措施等。5.安全法规标准文件：收集国家和地方有关安全生产的法律法规、标准规范、政策文件等。6.安全会议记录：各类安全工作会议的纪要、决议等。7.安全设施设备档案：包括设备台账、维护保养记录、检测检验报告等。8.应急管理档案：如应急预案、应急演练计划、演练记录、应急物资储备清单等。（二）收集要求1.各部门安全管理人员应及时将本部门形成的安全档案资料收集齐全，确保档案的完整性。2.档案资料应真实、准确、完整，不得遗漏重要信息。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质，将收集到的档案资料分为安全检查类、隐患排查治理类、安全培训类、事故调查处理类、安全法规标准类、安全会议记录类、安全设施设备类、应急管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对整理好的档案进行审核，确保档案的质量符合要求。2.将审核通过的档案按照分类和编号顺序进行排列，装入档案盒或档案柜。3.在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、名称等信息，便于查找。4.建立档案归档台账，记录档案的归档日期、编号、名称、保管期限等信息。（二）保管期限1.安全检查记录、隐患排查治理档案、安全培训资料、安全会议记录等档案的保管期限为[X]年。2.事故调查处理档案、安全法规标准文件、安全设施设备档案、应急管理档案等档案应长期保管。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。2.档案应存放在专用的档案柜或档案架上，排列整齐，便于查找。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管，防止数据丢失。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。5.档案库房应配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等设施，确保档案的安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、日期、查阅目的等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交安全办负责人审批。3.根据审批意见，档案管理人员为查阅人员提供档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应在规定的时间内查阅档案，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。5.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅程序1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、日期、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交安全办负责人审批。3.审批通过后，档案管理人员与借阅人员签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。4.档案管理人员为借阅人员提供档案，并办理借阅登记手续。5.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。6.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理人员，并承担相应的责任。（三）查阅与借阅限制1.涉及公司机密和敏感信息的档案，未经公司领导批准，不得查阅和借阅。2.档案查阅和借阅应严格按照规定的程序进行，不得擅自扩大查阅和借阅范围。3.档案查阅和借阅人员应遵守档案管理的有关规定，爱护档案，不得损坏档案。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理人员应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满。2.全面审查原则：对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查，确保鉴定结果的准确性。3.集体鉴定原则：成立档案鉴定小组，由安全办负责人、档案管理人员及相关部门负责人组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定程序1.档案管理人员根据档案的保管期限和实际情况，提出档案鉴定意见。2.将档案鉴定意见提交档案鉴定小组进行审核。3.档案鉴定小组对档案进行逐一审查，根据审查结果确定档案的存毁。4.对确定销毁的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案编号、名称、日期、保管期限等信息。（三）销毁程序1.《档案销毁清单》经安全办负责人批准后，由档案管理人员组织实施销毁。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。3.销毁现场应有两人以上在场监督，并在《档案销毁记录》上签字确认。4.销毁完毕后，将《档案销毁清单》和《档案销毁记录》归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立安全办档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.实现档案信息的快速检索和共享，方便公司内部人员查阅和使用档案。3.确保档案信息的安全存储和传输，防止档案信息泄露和丢失。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备和档案管理软件，建立档案数据库。2.将纸质档案进行数字化扫描，转换为电子档案存储在档案数据库中。