物业总公司档案管理制度

PAGE物业总公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强物业总公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于物业总公司及所属各部门、各项目管理处。（三）档案定义本制度所称档案是指物业总公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则物业总公司档案实行集中统一管理，由总公司综合管理部负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则档案应如实反映物业总公司各项工作活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则档案应全面、系统地反映物业总公司各项工作活动的全过程，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止失密、泄密事件的发生。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部1.负责制定和完善物业总公司档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.负责档案信息资源的开发利用，为公司各项工作提供档案服务。4.负责对所属各部门、各项目管理处档案工作的监督指导，组织档案业务培训。（二）各部门、各项目管理处1.负责本部门、本项目管理处档案的收集、整理、立卷和移交工作。2.明确一名档案管理人员，负责本部门、本项目管理处档案工作的日常管理，并接受综合管理部的业务指导。3.严格执行档案管理制度，确保档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料。2.公司年度工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料。3.公司内部管理制度、规定、办法等文件材料以及各项工作流程文件。4.公司各类会议记录、纪要、决议等文件材料。5.公司与上级主管部门、政府相关部门、业主委员会、其他单位往来的文件材料。6.公司各类合同、协议、意向书等文件材料。7.公司各类工程建设项目的立项、规划、设计、施工、验收等文件材料。8.公司设备采购、安装、调试、维护、报废等文件材料。9.公司人力资源管理方面的文件材料，如员工招聘、培训、考核奖惩、薪酬福利、劳动合同等。10.公司财务管理方面的文件材料，如财务预算、决算、审计报告、会计凭证、账簿等。11.公司市场营销方面的文件材料，如市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。12.公司物业管理服务方面的文件材料，如物业服务合同、服务标准、服务记录、投诉处理等。13.公司企业文化建设方面的文件材料，如企业宣传资料、活动记录等。14.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各项目管理处应按照档案收集范围，及时收集本部门、本项目管理处工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、签署齐全，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。3.对电子文件应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。电子文件应按照相关标准进行格式转换和存储，保证其可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类档案按照年度机构（问题）保管期限进行分类。年度：按照文件形成的年度进行划分。机构（问题）：按照公司内部组织机构或问题性质进行分类。如综合管理部、财务部、工程部、物业管理部等，或者分为行政管理、财务管理、工程管理、物业管理等类别。保管期限：根据文件的重要程度和保存价值，将档案保管期限划分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.立卷（归档）按照分类方案，将每份文件材料组成保管单位，一般以每份文件为一件进行装订。卷内文件材料应按照一定顺序排列，依次为封面、目录、文件材料、备考表等。填写卷内目录，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，确保准确无误。备考表应注明卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和保管过程中需要说明的问题等。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门、各项目管理处应在次年一季度末将上一年度形成的档案整理完毕，并向综合管理部移交归档。2.对于重大活动、重要项目等形成档案的归档时间，应在活动结束或项目完成后的一个月内完成归档。（二）归档程序1.各部门、各项目管理处档案管理人员对整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量符合要求。2.填写档案移交清单，详细注明档案的类别、数量、移交时间等信息，一式两份，交接双方签字确认。3.综合管理部档案管理人员对接收的档案进行再次审核，核对无误后办理入库手续。（三）保管期限划分1.永久保管的档案公司设立、变更、注销等重要文件材料。公司年度财务决算报告、审计报告等重要财务文件。公司重大合同、协议，如长期物业服务合同、重大投资项目合同等。公司重要会议记录、纪要、决议等，涉及公司发展战略、重大决策等内容。公司与上级主管部门、政府相关部门往来的重要文件。其他具有长远保存价值的文件材料。2.长期保管的档案公司年度工作计划、总结、报告等一般性文件。公司内部管理制度、规定、办法等文件，在一定时期内具有参考价值。公司各类合同、协议，除重大合同外的其他合同。公司工程建设项目的中期文件，如施工过程中的重要文件、变更记录等。公司设备采购、安装、调试等文件，保存15年以上。公司人力资源管理方面的重要文件，如员工晋升、调动等文件。其他需要长期保存的文件材料。3.短期保管的档案公司一般性事务文件，如日常通知、便函等。公司短期项目的文件材料，如临时性活动记录、短期维修项目文件等。公司市场营销方面的一般性资料，如短期市场调研数据等。公司物业管理服务方面的一般性记录，如日常巡查记录等，保存15年以下。其他保存价值较低的文件材料。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立档案保管账目，定期对档案进行清点核对，做到账物相符。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，防止数据丢失。5.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备等，确保档案保管环境符合要求。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，为公司各项工作提供支持和服务。2.严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案利用过程中的信息安全。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅档案，可直接到综合管理部档案库房查阅。查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅档案名称、查阅目的等信息。2.借阅公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人审批后，到综合管理部办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告综合管理部。3.出具证明公司外部单位或个人因工作需要要求出具档案证明，应提供有效证明材料，经综合管理部负责人审批后，方可出具。出具的档案证明应注明用途、证明内容等信息，并加盖物业总公司公章。（三）利用登记综合管理部应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用档案名称、利用目的、归还时间等信息。定期对档案利用登记情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.综合管理部应定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、档案管理人员以及相关业务部门人员组成。鉴定小组负责对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组编制档案销毁清册，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。2.档案销毁清册经物业总公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立物业总公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合相关标准要求，确保图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案数据库。3.按照档案分类方案，对电子档案进行分类存储，确保电子档案与纸质档案的对应关系准确无误。（三）系统功能1.档案录入功能能够方便快捷地录入档案的基本信息、文件内容等，支持批量录入和在线编辑。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按关键词、年度、机构、保管期限等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。3.借阅管理功能实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，实时跟踪档案借阅情况。4.统计分析功能对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能设置用户权限管理，确保不同人员对档案信息具有相应的访问权限，保障