档案局档案用品管理制度

PAGE档案局档案用品管理制度一、总则（一）目的为加强档案局档案用品的管理，确保档案整理、保管、利用等工作的顺利开展，维护档案的真实性、完整性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局内所有涉及档案用品的采购、使用、存储、销毁等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保档案用品管理活动合法合规。2.规范性原则：建立规范的档案用品管理流程，明确各环节的操作要求和标准。3.节约性原则：合理配置档案用品资源，避免浪费，提高资源利用效率。4.安全性原则：保障档案用品在各个环节的安全，防止档案信息泄露和用品损坏。二、档案用品采购管理（一）采购计划制定1.各部门根据档案工作实际需求，每年定期编制档案用品采购计划。采购计划应详细列出所需档案用品的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购计划需经部门负责人审核后，提交至档案管理部门汇总。档案管理部门对各部门采购计划进行综合评估，结合档案局整体档案工作规划，编制年度档案用品采购总计划。（二）采购流程1.采购总计划经档案局领导审批通过后，由采购部门负责组织实施采购工作。2.采购部门应选择具有良好信誉、资质齐全的供应商进行采购。在采购过程中，要严格按照采购计划进行采购，确保所采购的档案用品符合质量要求和工作实际需求。3.对于批量采购或金额较大的档案用品采购项目，应按照相关规定进行招标或询价等采购程序，确保采购过程公开、公平、公正。4.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交档案管理部门审核。档案管理部门重点审核合同中关于档案用品质量标准、售后服务、保密条款等内容，确保合同条款符合档案管理要求。审核通过后，报档案局领导审批签订合同。（三）采购验收1.档案用品到货后，采购部门应及时通知档案管理部门进行验收。验收人员应依据采购合同、质量标准等对档案用品的数量、规格、质量等进行逐一核对。2.验收合格的档案用品，验收人员应在验收单上签字确认，并办理入库手续。对于验收不合格的档案用品，应及时与供应商沟通协商，要求其更换或处理。如因质量问题给档案局造成损失的，应按照合同约定追究供应商责任。三、档案用品使用管理（一）领用登记1.档案工作人员因工作需要领用档案用品时，应填写档案用品领用申请表。申请表应注明领用日期、用品名称、规格、数量、领用用途等信息。2.申请表经部门负责人审批后，到档案用品仓库办理领用手续。仓库管理人员根据审批后的申请表发放档案用品，并做好领用登记工作，记录领用人员、领用时间、用品名称及数量等信息。（二）使用规范1.档案工作人员应严格按照档案用品的使用说明和操作规程使用档案用品，确保用品的正常使用和档案整理、保管等工作质量。2.在使用档案用品过程中，如发现用品存在质量问题或损坏情况，应及时停止使用，并报告档案管理部门。档案管理部门应及时查明原因，采取相应措施进行处理，如更换用品、维修设备等。3.禁止将档案用品挪作他用或私自外借。因特殊情况需要外借档案用品的，必须经档案局领导批准，并办理相关借用手续，明确借用期限、归还要求等事项。（三）使用监督档案管理部门应定期对档案用品的使用情况进行检查和监督。检查内容包括档案用品的使用是否符合规范、领用登记是否准确完整、是否存在浪费或损坏现象等。对于发现的问题，应及时督促相关人员进行整改，并将检查结果纳入档案工作人员绩效考核范围。四、档案用品存储管理（一）存储环境要求1.设立专门的档案用品仓库，仓库应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。2.仓库温度应保持在适宜范围内，一般为14℃24℃；相对湿度应控制在45%60%之间。3.仓库内应设置不同类型的货架或存储设备，对档案用品进行分类存放，确保存放有序、便于查找。（二）库存管理1.仓库管理人员应定期对档案用品进行盘点，确保账物相符。盘点内容包括档案用品的数量、规格、质量状况等。2.根据盘点结果，编制库存盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行详细说明，并分析原因提出处理建议。库存盘点报告经档案管理部门负责人审核后，报档案局领导审批。3.对于长期积压或已损坏无法使用的档案用品，应及时清理并按照规定进行处理。处理方式包括报废、销毁等，处理过程需做好记录。（三）安全防护1.仓库应配备必要的安全防护设备，如消防器材、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。2.严格限制非仓库管理人员进入仓库。因工作需要进入仓库的人员，必须经档案管理部门批准，并在仓库管理人员陪同下进入。3.仓库管理人员应做好仓库的日常安全巡查工作，发现安全隐患及时报告并采取措施消除隐患。五、档案用品销毁管理（一）销毁范围确定1.根据档案保管期限和鉴定结果，确定需要销毁的档案用品。档案用品销毁范围应包括已过保管期限且无保存价值的档案、因保管不善或其他原因造成损坏无法使用的档案用品等。2.档案管理部门应组织相关人员对拟销毁的档案用品进行鉴定，形成档案用品销毁鉴定报告。鉴定报告应详细说明销毁档案用品的名称、数量、销毁原因等内容，并经档案局领导审批。（二）销毁程序1.经批准销毁的档案用品，应按照规定的程序进行销毁。销毁工作一般由两名以上工作人员共同实施，并在销毁现场进行监督。2.对于纸质档案用品，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；对于电子存储设备中的档案数据，应采用专业的数据擦除软件进行彻底删除，并对存储设备进行物理销毁。3.在销毁过程中应做好记录，记录内容包括销毁日期、销毁地点、销毁方式、销毁人员等信息。销毁记录应保存备查。（三）销毁监督档案管理部门应定期对档案用品销毁情况进行监督检查，确保销毁工作符合规定要求。检查内容包括销毁程序是否合规、销毁记录是否完整准确等。对于发现的问题，应及时督促整改，确保档案用品销毁工作安全、规范进行。六、档案用品信息化管理（一）建立档案用品管理信息系统1.利用信息化技术建立档案用品管理信息系统，实现档案用品采购、使用、存储、销毁等环节的信息化管理。2.信息系统应具备档案用品基本信息录入、查询、统计、报表生成等功能，方便档案管理人员对档案用品进行实时管理和监控。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案用品管理信息系统的数据录入工作，确保录入数据的准确、完整。数据录入内容包括档案用品的名称规格、采购时间、供应商信息、领用情况、库存数量等。2.定期对系统数据进行维护和更新，及时调整档案用品的状态信息，如已使用、已销毁等，确保系统数据与实际情况一致。（三）信息安全管理1.加强档案用品管理信息系统的信息安全防护，设置不同级别的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关信息。2.定期对系统进行数据备份，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。3.采取必要的安全防范措施，如安装防火墙、