学校档案实行管理制度

PAGE学校档案实行管理制度[学校名称]档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理，有效地保护和利用档案，提高学校管理水平和工作效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工和学生形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.分类科学原则根据档案的形成领域、载体形式、时间等因素进行科学分类，便于管理和查找利用。3.便于利用原则以服务学校教育教学、管理工作和师生发展为宗旨，充分发挥档案的作用，方便档案的查阅和使用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立学校档案管理领导小组，由校长担任组长，分管副校长担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调学校档案管理工作，制定档案管理工作方针、政策和发展规划，解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责学校档案的日常管理工作。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全学校档案管理制度。2.负责学校各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用工作。3.指导学校各部门的档案工作，对兼职档案人员进行业务培训。4.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整。5.定期对学校档案进行鉴定和销毁，做好档案的安全保密工作。（三）各部门职责学校各部门负责本部门形成档案的收集、整理和移交工作，并指定一名兼职档案人员负责具体工作。兼职档案人员应接受学校档案管理部门的业务指导，按时完成档案整理和移交任务。三、档案分类与编号（一）档案分类学校档案分为党群工作、行政管理、教学管理、学生管理、教师业务、后勤管理、基建档案、设备档案、声像档案、实物档案等十大类。1.党群工作类包括党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面的档案。2.行政管理类涵盖学校行政事务管理、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、安全保卫等档案。3.教学管理类包含教学计划、教学大纲、课程安排、教学改革、教学质量监控、考试管理、教材建设等档案。4.学生管理类有学生学籍管理、学生奖惩、学生资助、学生心理健康、学生社团活动等档案。5.教师业务类涉及教师教学业务档案、教师培训、教师考核、教师科研成果等档案。6.后勤管理类包括校园建设与维修、物资采购与管理、食堂管理、环境卫生、水电管理等档案。7.基建档案类指学校新建、改建、扩建工程项目的立项、规划、设计、施工、竣工验收等全过程形成的档案。8.设备档案类包含学校教学设备、办公设备、实验设备等固定资产的购置、验收、使用、维护、报废等档案。9.声像档案类如学校重大活动、教学实践、校园风貌等方面的照片、录像、录音等资料。10.实物档案类包括学校获得的荣誉证书、奖牌、奖杯、纪念品等实物档案。（二）档案编号对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号采用阿拉伯数字，按照分类顺序依次编写，如党群工作类档案编号为1，行政管理类档案编号为2，以此类推。每一类档案下的具体案卷再按照时间顺序或其他逻辑顺序进行编号。例如，教学管理类档案中，教学计划的编号为211，其中第一个“2”表示教学管理类，第二个“1”表示教学计划，第三个“1”表示该类中的第一份档案。四、档案收集与整理（一）收集范围1.学校各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.学校与上级主管部门、其他单位之间往来的文件、信函、协议等。3.学校举办的各类会议、活动、讲座、培训等形成的材料。4.教师教学、科研、进修等活动中产生的材料。5.学生在学习、生活、社会实践等方面形成的材料。6.学校基建、设备购置、维修等项目形成的材料。7.学校获得的各类荣誉、奖励等相关材料。（二）收集要求1.各部门应明确兼职档案人员，负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.收集的档案材料应按照档案分类标准进行初步分类，便于后续整理工作。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的价值，便于保管和利用。3.便于档案的分类管理和检索查询。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行整理。将同一年度的文件材料按照永久、长期、短期三种保管期限分开，再按照不同机构或问题进行分类排列，最后进行编号、编目、装订。2.科技档案如基建档案、设备档案等，按照项目进行整理，一个项目的档案材料集中在一起，按照项目建设程序或设备管理流程依次排列，编制项目档案目录。3.声像档案按照形成时间、内容等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息，同时制作声像档案目录。4.实物档案对实物进行登记造册，注明实物名称、来源、日期、存放地点等信息，并拍照留存。五、档案归档与保管（一）归档时间1.文书档案一般在次年上半年完成上一年度的归档工作。2.科技档案项目结束后三个月内完成归档。3.声像档案活动结束或事件完成后及时整理归档。4.实物档案获得实物后一周内进行登记归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案人员将整理好的档案材料移交学校档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案材料的完整性、准确性和整理质量。3.审核合格后，档案管理部门将档案进行编号、编目、上架保管，并录入档案管理系统。（三）保管期限根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三种。具体保管期限按照国家有关规定和学校实际情况执行。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找利用。3.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施设备，确保档案安全。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。六、档案利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应遵守国家法律法规和学校档案管理制度。2.服务至上原则以满足学校教育教学、管理工作和师生需求为出发点，提供优质高效的档案利用服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，确保档案信息的安全保密，防止档案丢失、损坏和泄密。（二）利用方式1.查阅师生因工作、学习等需要，可以到档案管理部门查阅档案。查阅时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，确保查阅工作顺利进行。2.借阅确因工作需要，经档案管理部门负责人批准，可以借阅档案。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、擅自复制档案。（三）利用手续1.查阅档案查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅时间、查阅内容、查阅目的等信息。档案管理人员根据查阅人员的需求，提供相应的档案，并在现场监督查阅。2.借阅档案借阅人员应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门负责人审批。审批通过后，借阅人员到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核签字后，报学校档案管理领导小组审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销。监销人员应在销毁完毕后在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立学校档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对学校重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。数字化档案应与纸质档案内容一致，确保档案信息的真实性和完整性。2.档案管理系统应用利用档案管理信息系统进行档案的收集、整理、归档、保管、利用等业务操作，实现档案管理的自动化