湖南个人档案管理制度

PAGE湖南个人档案管理制度一、总则（一）目的为了加强湖南地区个人档案的管理，确保个人档案的真实性、完整性和安全性，维护个人合法权益，促进人力资源合理配置，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于在湖南地区各类机关、企事业单位、社会团体以及其他组织中形成的个人档案管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：个人档案内容应如实反映个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：全面收集个人在各个方面形成的具有保存价值的材料，确保档案资料齐全。3.保密性原则：严格保护个人档案信息安全，防止档案内容泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、保管、利用等工作。二、档案内容与分类（一）履历类1.个人基本信息，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.学历学位证明材料，如毕业证书、学位证书、学历认证报告等。3.工作经历材料，包括劳动合同、工作证明、离职证明等，详细记录工作起止时间、工作单位、担任职务等。（二）政治思想类1.入党、入团申请书及相关审批材料。2.政治历史情况审查材料，如政审报告、函调材料等。3.奖惩材料，包括获得的各类荣誉证书、奖励决定，以及受到的处分决定等。（三）业务能力类1.专业技术资格证书、职业资格证书等。2.培训结业证书、学习成绩单等反映业务培训和学习情况的材料。3.工作成果材料，如发表的论文、著作，参与的科研项目、技术创新成果等。（四）工作表现类1.绩效考核材料，包括年度考核表、季度考核记录等。2.工作业绩证明材料，如工作成果报告、业务数据统计报表、客户评价等。3.表彰奖励材料，除上述政治思想类中的奖惩材料外，还包括因工作表现突出获得的其他专项奖励。（五）其他类1.体检报告、健康证明等涉及个人健康状况的材料。2.个人重要社会关系信息材料。3.其他需要归档保存的重要材料。三、档案收集与整理（一）收集渠道1.个人主动提交：个人应按照规定定期向所在单位或档案管理机构提交相关档案材料。2.组织收集：各单位人力资源部门、档案管理部门负责收集本单位员工在工作过程中形成的各类档案材料。3.外部征集：对于涉及个人重要经历、荣誉等方面的材料，可通过函调、走访等方式从相关单位或部门征集。（二）收集要求1.明确收集范围：各单位应根据档案分类标准，明确规定需要收集的档案材料种类和内容，确保收集工作有章可循。2.及时收集：对于新形成的档案材料，应在规定时间内及时收集，避免材料遗失或延误归档。3.审核材料真实性：对收集到的档案材料进行严格审核，确保材料真实、有效、完整。（三）整理方法1.分类排序：按照档案内容分类，对每一类材料进行排序，一般按照时间先后顺序排列。2.编号编目：为每份档案材料编制唯一的编号，并进行详细编目，包括材料名称、日期、来源等信息，以便于查询和管理。3.装订成册：对于零散的纸张材料，应进行整理装订，确保整齐、牢固。四、档案保管（一）保管机构1.各单位应设立专门的档案保管机构，配备必要的档案保管设施和人员，负责本单位个人档案的保管工作。2.对于档案数量较少或不具备独立保管条件的单位，可委托当地档案管理部门或专业档案服务机构代为保管。（二）保管设施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案安全保存。2.配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，并按照档案分类进行合理存放。3.安装温湿度调节设备、消防设备、监控设备等，保障档案保管环境适宜。（三）保管期限1.个人档案的保管期限根据档案内容的重要程度和性质确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为5年以下，主要包括一般性的工作记录、临时性的业务材料等。3.中期档案保管期限为5年至10年，如部分业务能力证明材料、阶段性的工作成果材料等。4.长期档案保管期限为10年以上，包括履历类、政治思想类、重要业务能力类及工作表现类等核心档案材料。（四）档案清查1.定期清查：档案管理机构应每年对个人档案进行一次全面清查，核对档案数量、内容是否完整，确保档案信息准确无误。2.不定期抽查：除定期清查外，还应不定期对部分档案进行抽查，及时发现和解决档案管理中存在的问题。3.清查结果处理：对于清查中发现的档案缺失、损坏等问题，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并记录清查结果。五、档案利用（一）利用范围1.个人查询：个人有权按照规定查询自己的档案内容，了解个人档案信息。2.组织查询：单位在办理员工调动、晋升、奖惩等人事事项时，可根据工作需要查询相关员工的档案。3.司法机关查询：司法机关因办案需要，可依法查询相关个人档案，但必须履行严格的审批手续。（二）利用程序1.个人申请：个人查询档案应填写查询申请表，注明查询内容和用途，提交所在单位或档案管理机构审核。2.单位审核：所在单位对个人查询申请进行审核，审核通过后出具介绍信或查询证明。3.档案管理机构受理：档案管理机构收到单位介绍信或查询证明后，按照规定提供档案查询服务，并做好查询记录。4.司法机关查询：司法机关查询档案应出具相关法律文书和工作证件，经档案管理机构负责人批准后，方可查阅、摘抄、复制档案内容。（三）利用限制1.涉及个人隐私的档案内容，未经个人同意，不得擅自提供给他人查阅。2.档案利用过程中，不得对档案材料进行涂改、伪造、损毁等行为。3.司法机关查询档案后，如需摘抄、复制档案材料，应按照规定办理相关手续，并妥善保管所获取的档案信息。六、档案转递（一）转递原因1.工作调动：员工因工作变动，需要将个人档案转至新的工作单位。2.升学：学生升学后，个人档案需转至新的学校。3.退休：员工退休后，个人档案应按照规定转至相应的档案管理机构。（二）转递程序1.转出单位审核：转出单位对档案进行审核，确保档案内容完整、真实，并填写档案转递通知单。2.密封档案：将档案材料进行密封，并在封口处加盖单位公章。3.转递方式：档案转递一般通过机要交通或专人送取的方式进行传递，确保档案安全、及时送达。4.接收单位确认：接收单位收到档案后，应及时核对档案内容和转递通知单，并在回执上签字盖章后返回转出单位。（三）特殊情况处理1.档案遗失：如档案在转递过程中遗失，转出单位和接收单位应及时查找，并采取相应的补救措施，如重新收集档案材料、补办相关证明等。2.档案损坏：对于损坏的档案，应根据损坏情况进行修复或重新整理，并做好记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立个人档案信息数据库，实现档案信息的电子化存储和管理，提高档案管理效率和查询利用的便捷性。2.利用信息技术手段，对档案管理流程进行优化，实现档案收集、整理、保管、利用等环节的信息化操作。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理要求，将纸质档案内容准确录入信息数据库，并进行定期维护和更新，确保信息的及时性和准确性。2.建立信息录入审核机制，对录入的档案信息进行严格审核，防止错误信息进入数据库。（三）信息安全管理1.加强档案信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对档案信息系统进行备份，确保数据安全可靠。3.采取数据加密、防火墙等技术手段，保障档案信息在传输和存储过程中的安全。八、监督与责任（一）监督机制1.建立档案管理监督检查制度，由上级主管部门或档案管理机构定期对各单位的个人档案管理工作进行监督检查。2.设立举报投诉渠道，接受社会公众对档案管理违规行为的举报和投诉，并及时进行调查处理。（二）责任追究1.对于违反本制