保洁项目档案资料制度

PAGE保洁项目档案资料制度一、总则（一）目的为加强保洁项目档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和规范性，提高保洁服务质量和管理效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司保洁项目实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司承接的所有保洁项目，包括但不限于写字楼、商场、住宅小区、医院、学校等场所的日常保洁、定期深度清洁及专项保洁服务项目。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映保洁项目的实际工作情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖保洁项目从合同签订、服务实施到验收结算全过程的各类文件资料，保证档案资料完整无缺。3.准确性原则：档案资料的记录和表述应准确无误，数据、信息应清晰明确，避免模糊和歧义。4.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案资料的整理、归档和保管，确保档案管理工作规范有序。5.保密性原则：对涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案资料，应严格保密，防止信息泄露。二、档案资料管理职责（一）公司管理层1.负责制定和完善保洁项目档案资料管理制度，明确管理职责和工作流程。2.监督检查档案资料管理工作的执行情况，对档案资料管理工作进行指导和协调。3.审批重要档案资料的借阅、销毁等事项，确保档案资料的安全和合理利用。（二）项目负责人1.负责本保洁项目档案资料的日常收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的及时、完整和准确。2.组织项目团队成员学习档案资料管理制度，指导和监督成员做好各自工作范围内的资料收集和整理工作。3.根据项目实际情况，定期对档案资料进行分类整理和装订成册，建立清晰的档案目录索引，方便查询和使用。4.负责与客户、供应商等相关方沟通协调，及时获取和提供所需的档案资料，确保项目工作的顺利开展。5.按照规定的时间和要求，将整理好的档案资料移交公司档案室统一保管，并办理交接手续。（三）项目团队成员（保洁员等）1.按照档案资料管理制度的要求，负责收集和整理本人在保洁工作中形成的各类原始资料，如工作记录、考勤记录、工具使用记录等，并及时提交给项目负责人。2.协助项目负责人做好档案资料的分类、装订等工作，确保所提供资料的真实性和完整性。3.对涉及个人工作的档案资料进行妥善保管，不得擅自涂改、销毁或丢失。（四）档案室管理人员1.负责公司档案室的日常管理工作，包括档案资料的接收、登记、存储、查阅、借阅、归还和销毁等环节的操作。2.按照档案资料管理制度的规定，对档案资料进行分类存放，建立电子和纸质档案目录，确保档案资料存放有序，便于查找和利用。3.定期对档案资料进行检查和盘点，确保档案资料的安全和完整，发现问题及时报告并采取相应措施进行处理。4.对档案资料的借阅情况进行详细记录，严格按照规定的审批流程办理借阅手续，确保档案资料的合理使用和归还。5.根据公司档案资料保管期限的规定，对已到保管期限的档案资料进行鉴定和销毁，做好销毁记录并归档保存。三、档案资料分类及内容（一）合同文件类1.保洁服务合同：包括与客户签订的保洁服务合同原件，明确服务范围、服务期限、服务标准、费用结算方式等条款。2.合同变更协议：记录保洁服务合同在履行过程中发生的变更事项，如服务内容调整、服务期限延长或缩短、费用变更等相关协议文件。3.招投标文件：参与保洁项目招投标过程中形成的各类文件，如招标文件、投标文件、评标报告等，反映项目前期竞争和决策情况。（二）服务计划与方案类1.保洁服务方案：根据项目特点和客户需求制定的详细保洁服务方案，包括服务流程、作业标准、人员配置、设备工具清单、质量控制措施等内容。2.月度服务计划：每月制定的保洁服务工作计划，明确当月各项保洁工作的具体任务、责任人、完成时间节点等，确保服务工作有序开展。3.专项保洁方案：针对特殊时期或特殊区域的保洁需求制定的专项保洁方案，如重大活动期间的环境卫生保障方案、特殊场所（如医院手术室、实验室等）的深度清洁方案等。（三）工作记录类1.日常保洁工作记录：保洁员每日填写的工作记录，记录工作区域、工作内容、工作时间、使用工具及设备情况、发现的问题及处理结果等，反映保洁工作的实际执行情况。2.定期清洁记录：对定期开展的深度清洁、消毒杀菌等工作进行记录，包括清洁区域、清洁时间、清洁人员、使用的清洁用品和设备、清洁效果评估等内容。3.设备维护记录：记录保洁设备的维护保养情况，如设备名称、型号、维护时间、维护内容、维修记录、更换零部件情况等，确保设备正常运行，延长使用寿命。4.考勤记录：记录保洁人员的出勤情况，包括每日上下班时间、请假、旷工等信息，作为工资核算和人员管理的依据。（四）质量检查与评估类1.客户满意度调查：定期开展的客户满意度调查结果，包括调查方式、调查时间、调查对象、调查内容（如清洁质量、服务态度、响应速度等）、调查得分及客户意见建议等，用于评估保洁服务质量和客户认可度。2.内部质量检查报告：公司内部定期或不定期对保洁项目进行质量检查后形成的报告，记录检查时间、检查人员、检查区域、发现的问题及整改要求、整改完成情况等，促进保洁服务质量持续提升。3.第三方评估报告：委托第三方专业机构对保洁项目进行评估后出具的报告，全面、客观地评价保洁服务质量和管理水平，为公司改进服务提供参考依据。（五）培训与考核类1.培训计划：制定的保洁人员培训计划，包括培训目标、培训内容、培训时间、培训方式、培训师资等信息，确保保洁人员具备必要的专业知识和技能。2.培训记录：记录保洁人员参加培训的情况，如培训课程名称、培训时间、培训地点、培训讲师、培训内容摘要、学员签到及考核成绩等，反映培训效果和人员学习情况。3.考核记录：对保洁人员进行考核的记录，包括考核时间、考核内容（如工作技能、工作态度、遵守规章制度情况等）、考核方式、考核成绩及考核评语等，作为人员晋升、奖励、处罚的依据。（六）费用结算与财务类1.费用结算清单：每月或每季度根据保洁服务合同约定编制的费用结算清单，详细列出服务费用明细、计算依据、支付金额等信息，经客户确认后作为结算凭证。2.发票及付款凭证：与保洁服务费用结算相关的发票开具记录和付款凭证，包括发票号码、开票日期、金额、付款日期、付款方式等，确保财务收支清晰准确。3.成本核算资料：记录保洁项目成本构成的相关资料，如人员工资、清洁用品采购费用、设备购置及维护费用、水电费等，用于成本分析和控制。（七）其他类1.安全管理资料：与保洁项目安全管理相关的文件资料，如安全培训记录、安全检查报告、事故应急预案及处理记录等，确保保洁工作安全有序进行。2.员工健康档案：保洁人员的健康体检报告、疫苗接种记录等资料，保障员工身体健康，符合相关卫生要求。3.荣誉证书与奖励记录：保洁项目获得的各类荣誉证书、客户表扬信、奖励文件等，体现公司保洁服务的良好形象和业绩。四、档案资料收集与整理（一）收集要求1.项目负责人应组织项目团队成员及时收集各类档案资料，确保资料的真实性和完整性。2.对于纸质文件资料，应在文件形成后及时收集，按照类别进行初步整理；对于电子文件资料，应定期进行备份，并按照规范命名和分类存储。3.涉及多个部门或人员共同形成的档案资料，由主办部门或人员负责收集整理，并及时与相关部门或人员沟通协调，确保资料齐全。（二）整理方法1.按照档案资料分类标准，对收集到的资料进行分类整理，同一类别的资料应集中存放。2.对每份文件资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用数字编码或字母与数字组合编码的方式，如合同文件类可按照合同签订时间顺序编号，工作记录类可按照日期和序号进行编号。3.编制档案资料目录，目录应详细列出每份文件资料的编号、名称、日期、来源等信息，方便查阅和检索。目录可采用纸质形式或电子表格形式，与档案资料一同存放。4.对纸质文件资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除文件资料上的金属物，如订书钉、回形针等，防止生锈损坏文件。对于纸张较大或较多的文件资料，可采用折叠或裁剪的方式进行整理，使其规格统一。5.对电子文件资料进行分类存储，建立电子文件夹结构，文件夹名称应与档案资料分类一致，并在文件夹内按照文件编号或名称进行排序。电子文件资料应采用通用的文件格式进行存储，如.doc、.xls、.pdf等，确保文件能够被正常打开和读取。同时，应定期对电子文件资料进行备份，备份存储介质可采用移动硬盘、光盘或云存储等方式，以防止数据丢失。五、档案资料归档与保管（一）归档流程1.项目负责人在每月末或每季度末，将整理好的档案资料进行汇总，填写档案资料归档清单，清单内容包括档案资料类别、编号、名称、数量等信息。2.项目负责人将档案资料归档清单提交给公司档案室管理人员，档案室管理人员对归档资料进行核对和验收，确保资料齐全、整理规范。3.档案室管理人员按照档案资料分类存放要求，将归档资料放入相应的档案柜或存储设备中，并在档案管理系统中录入档案资料的相关信息，建立电子档案目录。4.档案室管理人员在档案资料归档清单上签字确认，并将归档清单存档保存，作为档案资料归档的凭证。（二）保管期限1.保洁服务合同及相关变更协议等重要合同文件类档案资料，保管期限为合同履行完毕后[X]年。2.服务计划与方案类、质量检查与评估类、培训与考核类等档案资料，保管期限为[X]年。3.工作记录类、费用结算与财务类等档案资料，保管期限为[X]年。4.其他类档案资料，如安全管理资料、员工健康档案、荣誉证书与奖励记录等，根据实际情况确定保管期限，但一般不少于[X]年。（三）保管要求1.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求，防止档案资料受潮、发霉、虫蛀等损坏。2.档案资料应存放在专门设计的档案柜或存储设备中，档案柜应坚固耐用，具有防火、防潮、防虫、防盗等功能。档案资料应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。3.对电子档案资料应定期进行维护和检查，确保存储设备正常运行，数据安全可靠。同时，应建立电子档案备份制度，定期将电子档案备份到不同的存储介质上，并分别存储在不同的地点，以防止数据丢失。4.档案室应配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、烟雾报警器、防盗门窗等，确保档案资料的安全。同时，应制定档案室安全管理制度，明确安全责任和操作规程，定期进行安全检查和隐患排查，确保档案室安全无事故。六、档案资料查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案资料的，应填写档案资料查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案室管理人员根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案资料，并在档案查阅登记簿上记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人员应在档案室指定的地点进行查阅，不得将档案资料带出档案室。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案资料。如需复印或摘录档案资料，应经档案室管理人员同意，并按照规定的程序进行操作。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案室管理人员，并在档案查阅登记簿上签字确认。档案室管理人员应对归还的档案资料进行检查，确保资料完整无损。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案资料的，应填写档案资料借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，并经所在部门负责人和公司管理层签字批准。2.档案室管理人员根据借阅申请表，为借阅人员办理借阅手续，收取相应的借阅押金（如需要），并在档案借阅登记簿上详细记录借阅人员姓名、部门、借阅时间、借阅内容、预计归还时间、押金金额等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于非工作目的。借阅期间应确保档案资料的安全，如发生丢失、损坏等情况，应及时向档案室管理人员报告，并承担相应的赔偿责任。4.借阅人员应按照预计归还时间及时归还档案资料，如需延期归还，应提前向档案室管理人员提出申请，并经批准后方可延期。延期最长不得超过[X]天。5.借阅人员归还档案资料时，档案室管理人员应认真检查档案资料的完整性和无损情况，如发现问题应及时与借阅人员沟通核实。确认无误后，档案室管理人员退还借阅押金，并在档案借阅登记簿上记录档案资料归还时间。七、档案资料销毁（一）销毁条件1.档案资料保管期限已满，且已无继续保存价值的。2.因自然灾害、意外事故等原因导致档案资料损坏，无法修复且已无利用价值的。3.根据法律法规规定或公司内部管理要求，需要销毁的档案资料。（二）销毁程序1.档案室管理人员定期对保管期限已满的档案资料进行清理和鉴定，填写档案资料销毁申请表，注明拟销毁档案资料的类别、编号、名称、数量、保管期限等信息，并附上档案资料清单。2.档案资料销毁申请表经公司管理层审批同意后，由档案室管理人员组织实施销毁工作。销毁工作应在两人以上监督下进行，确保销毁