档案局意见箱开启制度

PAGE档案局意见箱开启制度一、总则（一）目的为了进一步加强档案局与社会各界的沟通与联系，广泛收集社会公众对档案局工作的意见和建议，不断改进工作方法，提高服务质量，特制定本意见箱开启制度。（二）适用范围本制度适用于档案局全体工作人员以及所有关心和关注档案局工作的社会公众。（三）基本原则1.依法依规原则：意见箱开启工作必须严格遵守国家法律法规和档案局的相关规定，确保程序合法、公正、透明。2.及时高效原则：对意见箱中反映的问题和建议要及时进行处理和反馈，提高工作效率，做到事事有回应，件件有着落。3.保密原则：对意见箱开启过程中涉及的个人隐私、商业秘密等信息要严格保密，保护当事人的合法权益。二、意见箱设置（一）设置地点在档案局办公场所显著位置设置意见箱，方便社会公众投递意见和建议。意见箱应安装牢固，便于开启和维护。（二）意见箱标识意见箱应张贴明显的标识，注明“档案局意见箱”字样，并公布意见箱开启的周期和方式。（三）意见箱管理指定专人负责意见箱的日常管理，定期检查意见箱的使用情况，确保意见箱正常运行。如发现意见箱损坏或无法正常使用，应及时进行维修或更换。三、意见收集（一）投递方式社会公众可通过书面形式将意见和建议投递至意见箱内，投递的意见和建议应清晰、准确、完整，便于理解和处理。（二）投递时间意见箱开启周期为[X]个工作日，自意见箱上次开启之日起计算。在意见箱开启周期内，社会公众可随时投递意见和建议。（三）意见分类对投递至意见箱的意见和建议进行分类整理，主要分为以下几类：1.工作改进类：针对档案局工作流程、服务质量、工作效率等方面提出的改进意见和建议。2.政策咨询类：对档案局相关政策法规、业务办理等方面的咨询。3.投诉举报类：对档案局工作人员违法违纪行为、工作失误等方面的投诉举报。4.其他类：不属于以上三类的其他意见和建议。四、意见开启（一）开启人员意见箱开启工作由档案局指定的专人负责，开启人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守本制度的规定。（二）开启时间意见箱开启时间为每个意见箱开启周期的最后一个工作日，具体时间为[具体时间]。开启人员应在规定时间内到达意见箱所在地，进行开启工作。（三）开启程序1.开启人员到达意见箱所在地后，应首先检查意见箱外观是否完好，有无异常情况。2.使用专用钥匙开启意见箱，取出箱内的所有信件和资料。3.将取出的信件和资料进行逐一登记，详细记录信件的投递日期、内容摘要、投递人姓名（如有）等信息。4.对登记后的信件和资料进行分类整理，按照意见分类标准进行归类。五、意见处理（一）工作改进类意见1.对于工作改进类意见，由档案局相关业务科室进行分析研究，制定具体的改进措施和工作计划。2.改进措施和工作计划应明确责任部门、责任人、完成时间等，并报档案局分管领导审核批准。3.相关业务科室按照审核批准后的改进措施和工作计划组织实施，并定期向档案局领导汇报工作进展情况。4.改进措施和工作计划完成后，应及时向社会公众反馈改进情况，并征求意见和建议，不断完善工作方法和服务质量。（二）政策咨询类意见1.对于政策咨询类意见，由档案局政策法规科负责解答。政策法规科应及时查阅相关政策法规文件，准确理解政策法规精神，为咨询人提供准确、详细的解答。2.解答方式可采用书面回复、电话答复、当面解释等多种形式，确保咨询人能够清楚了解相关政策法规内容。3.对于咨询人提出的普遍性问题，政策法规科应及时整理汇总，形成政策解读材料，通过档案局官方网站、微信公众号等渠道向社会公开，方便更多人了解。（三）投诉举报类意见1.对于投诉举报类意见，由档案局纪检监察部门负责受理。纪检监察部门应及时对投诉举报内容进行调查核实，并按照相关规定进行处理。2.在调查核实过程中，纪检监察部门应严格遵守调查程序，保障被投诉举报人的合法权益。如发现投诉举报内容属实，应依法依规对责任人进行严肃处理，并及时向投诉举报人反馈处理结果。3.对于投诉举报内容不属实的，纪检监察部门应向投诉举报人说明情况，消除误解。同时，应注意保护被投诉举报人的名誉权，避免造成不良影响。（四）其他类意见对于其他类意见，由档案局办公室进行综合分析，根据意见内容和实际情况，分别转交给相关业务科室或部门进行处理，并跟踪处理结果。六、意见反馈（一）反馈方式1.对于工作改进类意见，在改进措施和工作计划完成后，通过档案局官方网站、微信公众号、意见箱等渠道向社会公众反馈改进情况，并征求意见和建议。2.对于政策咨询类意见，在解答后，通过电话、邮件等方式向咨询人反馈解答结果，并确认咨询人是否满意。3.对于投诉举报类意见，在处理结果出来后，通过电话、邮件等方式向投诉举报人反馈处理结果，并征求投诉举报人对处理结果的意见和建议。4.对于其他类意见，在处理结果出来后，通过电话、邮件等方式向意见提出人反馈处理结果，并征求意见提出人对处理结果的意见和建议。（二）反馈时间1.对于工作改进类意见，反馈时间应在改进措施和工作计划完成后的[X]个工作日内。2.对于政策咨询类意见，反馈时间应在解答后的[X]个工作日内。3.对于投诉举报类意见，反馈时间应在处理结果出来后的[X]个工作日内。4.对于其他类意见，反馈时间应在处理结果出来后的[X]个工作日内。七、档案管理（一）档案整理1.将意见箱开启过程中产生的所有资料，包括信件、登记记录、处理结果反馈等，按照年度、类别进行分类整理。2.对整理后的档案资料进行编号、编目，建立档案目录索引，便于查询和管理。（二）档案保管1.意见箱开启档案资料应妥善保管，存放于专门的档案库房内。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案资料的安全。2.档案管理人员应定期对档案资料进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案资料的完整性和准确性。（三）档案查阅1.档案局内部工作人员因工作需要查阅意见箱开启档案资料的，应填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，报档案局办公室审核批准。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅意见箱开启档案资料的，应持单位介绍信或个人有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，经档案局办公室审核批准后，方可查阅。查阅过程中应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、摘抄档案资料。八、监督检查（一）监督检查部门档案局办公室负责对意见箱开启制度的执行情况进行监督检查。（二）监督检查内容1.意见箱设置是否符合要求，是否正常运行。2.意见收集、开启、处理、反馈等环节是否按照本制度规定的程序和要求进行操作。3.档案管理是否规范，档案资料是否完整、准确、安全。（三）监督检查方式1.定期检查：档案局办公室定期对意见箱开启制度的执行情况进行检查，检查周期为[X]个月。2.不定期抽查：档案局办公室不定期对意见箱开启制度的执行情况进行抽查，及时发现和解决存在的问题。3.社会监督：通过档案局官方网站、微信公众号等渠道向社会公布意见箱开启制度的相关信息，接受社会公众的监督。对社会公众反映的问题，及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。（四）责任追