财务档案公章管理制度

PAGE财务档案公章管理制度一、总则（一）目的为加强公司财务档案公章的管理，确保财务档案的真实性、完整性和安全性，维护公司的合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门涉及财务档案公章使用的相关活动。（三）定义1.财务档案公章：指公司在财务档案管理过程中使用的，具有法律效力的印章，包括但不限于财务专用章、发票专用章等。2.使用人员：指经过公司授权，有权使用财务档案公章的部门及个人。二、财务档案公章的刻制与启用（一）刻制1.财务档案公章的刻制必须严格按照国家有关规定进行，由公司指定的具有资质的印章制作单位负责刻制。2.申请刻制财务档案公章时，需填写《财务档案公章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途等信息，并经公司财务负责人及法定代表人审批签字。3.印章制作单位在刻制完成后，应将印章样式及印模交公司备案，并提供印章制作的相关证明文件。（二）启用1.财务档案公章刻制完成后，由公司行政部门负责办理启用手续。2.启用时，需填写《财务档案公章启用申请表》，注明启用日期、启用范围等信息，并经公司财务负责人及法定代表人审批签字。3.行政部门应将启用后的财务档案公章交由专人保管，并建立《财务档案公章保管登记表》，详细记录印章的名称、规格、启用日期、保管人等信息。三、财务档案公章的保管（一）保管人员1.财务档案公章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务档案管理的相关规定。2.保管人员应经过公司严格的审查和培训，了解印章的重要性及使用规定，掌握印章的保管方法和安全防范措施。（二）保管地点1.财务档案公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管室中，确保印章的安全。2.保管地点应安装必要的安全设施，如监控设备、报警装置等，防止印章被盗、丢失或损坏。（三）保管要求1.保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章转借他人或带出保管地点。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。3.印章保管人员应保持保管地点的清洁卫生，防止印章受到污染或损坏。四、财务档案公章的使用（一）使用范围1.财务档案公章的使用必须严格按照规定的范围进行，主要用于公司财务档案的盖章确认、财务报表的签署、发票开具等相关财务业务。2.严禁将财务档案公章用于与公司财务业务无关的事项。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人需填写《财务档案公章使用申请表》，详细注明使用日期、使用事项、使用金额、文件名称等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核：申请表提交至公司财务负责人处进行审核，财务负责人应根据相关规定和实际情况，对申请事项进行严格审查，确保使用的合理性和必要性。审核通过后，财务负责人在申请表上签字。3.审批：申请表经财务负责人审核通过后，提交至公司法定代表人处进行审批。法定代表人应根据公司的整体利益和决策要求，对申请事项进行最终审批。审批通过后，法定代表人在申请表上签字。4.盖章：经申请、审核、审批通过后，保管人员方可根据申请表上的内容，在相关文件或票据上加盖财务档案公章。盖章时，应确保印章清晰、端正，与文件内容相符。5.登记：保管人员在盖章完成后，应及时在《财务档案公章使用登记表》上记录印章使用的日期、事项、文件名称、盖章人等信息，以备查询和核对。（三）使用要求1.使用财务档案公章时，必须由保管人员亲自操作，不得委托他人代盖。2.使用人员应严格按照规定的使用范围和流程使用印章，不得擅自扩大使用范围或简化使用流程。3.使用后的文件或票据应妥善保管，以备后续查阅和审计。五、财务档案公章的停用与销毁（一）停用1.财务档案公章因磨损、损坏、变更名称等原因不再使用时，应及时办理停用手续。2.申请停用财务档案公章时，需填写《财务档案公章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等信息，并经公司财务负责人及法定代表人审批签字。3.行政部门在收到审批通过的申请表后，应及时通知保管人员将停用的印章交回，并在《财务档案公章保管登记表》上注明停用日期。（二）销毁1.停用的财务档案公章应按照公司规定进行销毁，销毁过程应严格按照国家有关法律法规执行。2.申请销毁财务档案公章时，需填写《财务档案公章销毁申请表》，注明销毁原因、销毁日期等信息，并经公司财务负责人及法定代表人审批签字。3.行政部门负责组织实施财务档案公章的销毁工作，销毁时应至少有两名以上工作人员在场监督，并在销毁记录上签字确认。4.销毁记录应包括印章名称、规格、销毁日期、销毁方式等信息，保存期限为[X]年，以备后续查阅和审计。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对财务档案公章的管理情况进行审计监督，检查印章的保管、使用、停用、销毁等环节是否符合本制度的规定。2.审计部门在审计过程中发现问题时，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。整改情况应及时向公司领导汇报。（二）外部检查1.公司应积极配合国家有关部门的监督检查，如实提供财务档案公章管理的相关资料和信息。2.对于外部检查中发现的问题，公司应认真分析原因，制定切实可行的整改措施，并及时进行整改。整改情况应向公司全体员工通报，以加强员工对财务档案公章管理的重视。七、责任追究（一）违规行为1.违反本制度规定，擅自刻制、使用、保管财务档案公章的。2.将财务档案公章转借他人或带出保管地点，造成印章丢失、被盗或损坏的。3.未经审批，擅自扩大财务档案公章使用范围或简化使用流程的。4.在使用财务档案公章过程中，弄虚作假、故意隐瞒事实的。（二）责任追究1.对于违反本制度规定的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、辞退等。2.因违规行为给公司造成经济损失的，违规部门和个人应承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，将