公司档案资料保管制度

PAGE公司档案资料保管制度一、总则（一）目的为加强公司档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，便于档案资料的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类档案资料的保管。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案资料由专门的档案管理部门集中统一保管，确保档案资料的系统性和完整性。2.分类管理原则：根据档案资料的来源、内容、形式等特征进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保档案资料不被泄露、篡改或丢失。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑档案资料的利用需求，提供便捷的查阅服务。二、档案资料的分类与编号（一）分类标准1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等；公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等；行政公文、通知、报告、请示等；员工档案、劳动合同、培训记录、绩效考核等。2.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等；财务预算、决算、成本核算等相关资料；税务申报、缴纳记录等。3.业务档案：根据公司业务类型进行分类，如销售业务档案包括销售合同、订单、客户资料、市场调研报告等；采购业务档案包括采购合同、供应商资料、采购订单等；生产业务档案包括生产计划、工艺文件、质量检验报告等。4.技术档案：包括产品研发资料、技术图纸、工艺文件、专利证书、技术标准等。5.合同档案：包括各类合同文本、协议、意向书等，按照合同类型进行细分。（二）编号规则1.档案编号采用“分类代码+年份+流水号”的形式。2.分类代码：按照上述分类标准，分别用不同的字母或数字表示各类档案，如行政档案用“XZ”表示，财务档案用“CW”表示等。3.年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。4.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从“001”开始。例如，一份2023年形成的行政档案中的第5份文件，其编号为“XZ2023005”。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围各部门应及时收集本部门在工作过程中形成的各类档案资料，包括但不限于以下内容：1.纸质文件：如文件原件、复印件、传真件、信函等。2.电子文件：如文档、表格、图片、音频、视频等，应确保其格式清晰、内容完整，并进行备份存储。3.实物档案：如印章、证书、奖杯、奖牌等。（二）收集要求1.明确责任：各部门负责人为本部门档案资料收集工作的第一责任人，应指定专人负责档案资料的收集、整理和移交工作。2.及时收集：档案资料形成后，相关责任人应及时将其收集齐全，不得拖延或遗漏。3.确保完整：收集的档案资料应内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全，确保其真实性和有效性。（三）整理方法1.分类整理：按照本制度规定的分类标准，对收集到的档案资料进行分类。2.编号标注：对每份档案资料进行编号，并在文件首页右上角标注编号。3.编目装订：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，并将档案资料按照目录顺序进行装订。对于电子文件，应建立电子目录，并按照一定的命名规则进行存储。4.编制索引：为便于快速查找档案资料，应编制索引，索引内容包括档案编号、名称、关键词等信息，并定期更新。四、档案资料的保管（一）保管部门与人员1.公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案资料的集中保管。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案资料的日常管理工作。2.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集、整理和临时保管工作，并定期将档案资料移交至档案管理部门。（二）保管场所与设施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案资料的安全保管。2.库房内应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案管理部门应建立电子档案存储系统，对电子档案进行安全存储和备份，确保电子档案的完整性和可用性。（三）保管期限与鉴定1.档案资料的保管期限根据其重要性和使用价值分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案资料：包括公司章程、股东会决议、董事会决议、营业执照、税务登记证等重要文件。长期保管的档案资料：保管期限为10年以上（含10年）的档案资料，如各类合同、协议、财务报表、审计报告等。短期保管的档案资料：保管期限为10年以下的档案资料，如一般性的行政文件、业务报表等。2.档案管理部门应定期对档案资料进行鉴定，确定其保管期限。鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同相关业务部门共同进行，鉴定结果应形成书面报告，并经公司领导审批后执行。3.对于已到保管期限且无继续保存价值的档案资料，应按照规定的程序进行销毁。销毁前应编制销毁清单，经公司领导批准后，由档案管理部门会同相关部门共同进行销毁，并在销毁清单上签字确认。（四）档案资料的存放与排列1.档案资料应按照分类编号顺序进行存放，同一类档案资料应集中存放于同一档案柜或货架上。2.档案柜或货架应标明类别、编号等信息，便于查找和管理。3.对于电子档案，应按照分类编号建立文件夹结构，进行有序存储，并定期进行清理和维护。五、档案资料的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案资料，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案资料，查阅申请人应经公司保密管理部门审批同意后，方可查阅。3.外部单位或个人查阅公司档案资料，应持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。查阅过程中，不得擅自摘抄、复制、拍照或传播档案资料内容。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人签字。2.将申请表提交至档案管理部门，档案管理人员根据查阅权限进行审核。3.审核通过后，档案管理人员按照申请表要求提供档案资料，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应在规定的时间内归还档案资料，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用方式1.档案资料的利用方式包括查阅、借阅、复制等。2.借阅档案资料应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.复制档案资料应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可复制。复制档案资料应使用档案管理部门统一提供的设备，并由档案管理人员进行操作，确保复制内容与原件一致。（四）查阅利用记录档案管理部门应建立档案查阅利用记录台账，详细记录查阅利用时间、查阅利用人员、查阅利用内容、查阅利用方式等信息。查阅利用记录台账应定期进行整理和归档，保存期限与相应档案资料的保管期限一致。六、档案资料的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守公司保密制度，对档案资料的内容严格保密，不得泄露给无关人员。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应妥善保管库房钥匙，不得随意转借他人。3.对于涉及公司机密的档案资料，应采取加密存储、专人保管等特殊保密措施。4.在档案资料的查阅、利用过程中，档案管理人员应监督查阅利用人员的行为，确保档案资料不被泄露或损坏。（二）安全管理1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备等的安全管理。2.定期对档案库房进行安全检查，包括防火、防潮、防虫、防盗等方面的检查，及时发现并排除安全隐患。3.配备必要的安全设施和设备，如灭火器、防盗报警装置、温湿度调节设备等，并定期进行维护和保养，确保其正常运行。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。制定应急预案，定期组织演练，确保在发生安全事故时能够及时、有效地进行处理。七、档案资料的移交与交接（一）部门间移交1.各部门在工作过程中形成的档案资料，应定期移交至档案管理部门。移交时，移交部门应填写《档案移交清单》，注明档案资料的名称、数量、编号、形成时间等信息，并与档案管理部门进行核对签字。2.档案管理部门接收移交的档案资料后，应按照本制度规定进行整理、编号和保管，并及时更新档案管理系统中的相关信息。（二）人员交接1.档案管理人员因工作调动、离职等原因需要进行交接时，应办理档案资料交接手续。交接双方应填写《档案交接清单》，详细列出移交的档案资料名称、数量、编号、存放位置等信息，并进行逐一核对签字。