怎样对档案建立绩效制度

PAGE怎样对档案建立绩效制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理工作，提高档案管理的效率和质量，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司发展中的作用，特制定本档案绩效制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的绩效评估与考核。（三）基本原则1.客观公正原则：绩效评估以客观事实为依据，按照明确、具体的评估标准进行，确保评估结果公平、公正。2.全面考核原则：对档案管理工作的各个环节进行全面考核，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等方面。3.激励改进原则：通过绩效评估，激励员工积极履行档案管理职责，不断改进工作方法和提高工作质量，促进档案管理工作持续发展。4.合规合法原则：绩效制度的制定和实施必须符合国家相关法律法规以及行业标准的要求。二、档案管理职责与绩效指标（一）档案管理部门职责1.制度建设与执行负责制定和完善公司档案管理制度、流程和规范，并确保其有效执行。定期对档案管理制度进行评估和修订，以适应公司发展和档案管理工作的需要。绩效指标：制度完善率达到[X]%，制度执行符合率达到[X]%。2.档案收集与整理指导和监督各部门做好档案的收集工作，确保档案资料的齐全、完整。按照档案分类标准，对收集到的档案进行科学分类、编号、编目等整理工作。绩效指标：档案收集及时率达到[X]%，档案整理准确率达到[X]%。3.档案归档与保管负责将整理好的档案及时归档，确保档案存放有序，便于查找和利用。建立健全档案保管制度，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等安全保护工作。定期对档案进行清查和盘点，确保档案实体的安全和完整。绩效指标：档案归档及时率达到[X]%，档案保管安全事故发生率为零。4.档案利用与服务建立档案利用制度，为公司各部门和员工提供档案查阅、借阅等服务。积极主动地为公司决策、业务开展等提供档案信息支持，发挥档案的参考作用。绩效指标：档案利用满意度达到[X]%，档案信息提供及时率达到[X]%。5.档案信息化建设推进公司档案信息化管理工作，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储和检索。负责档案信息系统的日常维护和管理，确保系统的正常运行。绩效指标：档案数字化率达到[X]%，档案信息系统故障发生率低于[X]%。（二）各部门兼职档案员职责1.档案收集负责本部门各类文件、资料、合同等档案的收集工作，确保档案资料的完整性。按照规定的时间和要求，将收集到的档案移交至档案管理部门。绩效指标：本部门档案收集及时率达到[X]%，移交档案完整率达到[X]%。2.档案整理协助档案管理部门对本部门档案进行初步整理，按照档案分类标准进行简单分类和编号。确保移交的档案资料分类清晰、编号准确。绩效指标：本部门档案整理准确率达到[X]%。（三）员工个人职责1.文件形成与保管在工作过程中，及时形成规范、完整的文件资料，并妥善保管，防止文件丢失或损坏。按照档案管理要求，将个人工作中产生的重要文件及时移交至部门兼职档案员。绩效指标：个人文件保管完好率达到[X]%，文件移交及时率达到[X]%。2.档案利用配合积极配合档案管理部门和其他部门的档案查阅、借阅等工作，提供必要的协助。按照规定的程序和要求办理档案利用手续。绩效指标：档案利用配合满意度达到[X]%。三、绩效评估标准与方法（一）评估标准1.工作目标完成情况根据档案管理部门和各岗位的职责，设定具体的工作目标和任务，以实际完成情况与目标值进行对比评估。例如，档案收集及时率、整理准确率等指标的完成情况。完成率达到[X]%及以上为优秀，[X]%[X]%为良好，[X]%[X]%为合格，低于[X]%为不合格。2.工作质量档案整理的规范性、准确性，档案保管的安全性，档案利用服务的满意度等方面进行评估。工作质量高，无明显差错和失误为优秀；存在少量一般性问题为良好；存在一定数量问题但不影响正常工作为合格；问题较多影响工作为不合格。3.工作态度包括工作的积极性、主动性、责任心等方面。积极主动履行职责，对工作认真负责，具有较强的敬业精神为优秀；工作态度较好，能较好地完成工作任务为良好；工作态度一般，基本能完成工作为合格；工作态度不认真，责任心不强为不合格。4.创新与改进在档案管理工作中提出创新性的建议或方法，并取得实际效果；或者对工作中存在的问题能积极主动地进行改进，提高工作效率和质量。有显著创新成果或改进效果为优秀；有一定创新或改进为良好；有一些想法但未实施或改进效果不明显为合格；无创新和改进意识为不合格。（二）评估方法1.定期考核档案管理部门每月对各部门兼职档案员和员工个人的档案管理工作进行一次定期检查和考核，填写考核记录表。每季度对档案管理部门整体工作进行一次全面考核评估，形成季度考核报告。2.日常监督档案管理部门工作人员在日常工作中对各部门档案管理情况进行实时监督，发现问题及时提醒和纠正。记录日常监督中发现的问题及处理情况，作为绩效评估的参考依据。3.客户反馈通过发放调查问卷、设立意见箱等方式，收集公司内部各部门对档案利用服务的满意度反馈。对客户反馈的意见和建议进行整理分析，作为档案管理部门和相关人员绩效评估的重要依据。4.自评与互评员工个人每月进行自我工作评估，填写自评表，总结工作成绩和不足。部门内部员工之间可以进行互评，评价彼此在档案管理工作中的协作情况和工作表现。自评和互评结果作为上级评估的参考。四、绩效结果应用（一）薪酬调整1.根据绩效评估结果，对档案管理部门及相关人员的薪酬进行调整。绩效优秀的人员给予适当的薪酬晋升或奖金奖励；绩效不合格的人员，根据情况进行薪酬下调或扣发部分奖金。2.薪酬调整幅度根据公司薪酬政策和绩效评估得分确定，具体标准如下：绩效评估得分在[X]分及以上，薪酬晋升[X]级或发放[X]%的绩效奖金。绩效评估得分在[X][X]分之间，薪酬不变或发放[X]%的绩效奖金。绩效评估得分在[X][X]分之间，薪酬下调[X]级或扣发[X]%的绩效奖金。绩效评估得分低于[X]分，薪酬下调[X]级以上或扣发[X]%以上的绩效奖金，并进行诫勉谈话。（二）岗位晋升1.在档案管理相关岗位出现空缺时，优先考虑绩效优秀的员工。绩效评估结果作为岗位晋升的重要参考依据之一。2.连续多个考核周期绩效优秀的员工，在同等条件下具有优先晋升的资格。（三）培训与发展1.根据绩效评估结果，针对员工在档案管理工作中存在的不足，制定个性化的培训计划。2.对于绩效优秀的员工，提供更多的学习和发展机会，如参加外部培训课程、学术交流活动等，以提升其专业能力和综合素质。3.对于绩效不合格或有待提高的员工，安排针对性的内部培训或辅导，帮助其改进工作方法，提高工作绩效。（四）激励表彰1.对在档案管理工作中表现突出、绩效优秀的部门和个人进行公开表彰，颁发荣誉证书和奖品。2.通过公司内部宣传栏、网站等渠道宣传优秀事迹，树立榜样，激励全体员工积极做好档案管理工作。五、绩效沟通与反馈（一）沟通机制1.建立定期的绩效沟通会议制度，档案管理部门负责人与各部门兼职档案员、员工个人进行面对面的沟通交流。2.在沟通会议上，双方共同回顾和总结上一阶段的工作绩效，分析存在问题的原因，制定改进措施和下一阶段的工作目标。3.除定期会议外，档案管理部门工作人员与相关人员在日常工作中保持随时沟通，及时解决工作中出现有关档案管理的问题。（二）反馈方式1.绩效评估结果以书面报告的形式反馈给档案管理部门及相关人员，报告中详细列出各项绩效指标的完成情况、评估得分、存在问题及改进建议。2.在绩效沟通会议上，档案管理部门负责人向相关人员当面反馈绩效评估结果，并进行深入的沟通交流，确保相关人员理解评估结果和改进要求。3.对于绩效不合格的人员，档案管理部门负责人进行单独谈话，指出问题所在，明确改进方向，并给予一定的时间期限进行整改。六、档案绩效制度的监督与修订（一）监督机制1.公司设立专门的档案绩效监督小组，由公司领导、档案管理部门负责人及相关部门代表组成。2.监督小组定期对档案绩效制度的执行情况进行检查和监督，确保制度的有效实施。3.收集公司内部各部门和员工对档案绩效制度的意见和建议，及时发现制度执行过程中存在的问题。（二）修订程序1.根据监督检查结果和收集到的意见建议