文书与档案管理制度模板

PAGE文书与档案管理制度模板一、总则（一）目的为加强公司文书与档案管理，确保公司各类文件资料的规范生成、妥善保管、有效利用，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在日常工作中涉及的文书起草、流转、归档以及档案的整理、保管、查阅等相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：文书与档案内容必须真实反映公司各项业务活动的实际情况。2.完整性原则：涵盖公司各类业务活动中产生的所有文件资料，确保无遗漏。3.规范性原则：严格按照相关法律法规及行业标准，规范文书与档案管理流程。4.保密性原则：对涉及公司机密的文书与档案进行严格保密，防止信息泄露。二、文书管理（一）文书分类1.行政公文：包括公司发布的各类通知、决定、通报、报告、请示、批复等。2.业务文书：如合同、协议、订单、报价单、项目方案、业务报告等。3.内部文件：公司内部会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度、人事任免等。4.其他文书：如宣传资料、来往信函、便笺等。（二）文书起草1.起草要求内容应准确、清晰、简洁，符合公司实际情况和相关政策法规要求。涉及重要事项或多部门协作的文书，需经充分沟通协商后起草。语言表达规范，使用统一的格式和字体。2.起草流程由相关业务部门或责任人根据工作需要发起起草任务。起草人对文书内容进行详细调研、分析，确保信息准确可靠。初稿完成后，起草人应进行自我审核，检查内容完整性、逻辑连贯性等。（三）文书审核1.审核主体行政公文、重要业务文书及涉及公司重大决策的内部文件，由部门负责人、分管领导审核，必要时提交总经理审批。一般业务文书由部门负责人审核。2.审核内容合法性审核：确保文书内容符合国家法律法规、行业标准及公司规章制度。准确性审核：检查数据、事实、引用文件等是否准确无误。完整性审核：核实文书各部分内容是否完整，有无遗漏关键信息。规范性审核：审查格式、字体、排版等是否符合要求。（四）文书签发1.签发权限总经理负责签发公司重要行政公文、重大业务决策文件等。分管领导根据职责范围签发相关业务文书及部分内部文件。部门负责人签发本部门职责范围内的文书。2.签发流程审核通过的文书，起草人将其提交给相应的签发人。签发人认真审阅文书内容，确认无误后签署姓名及日期。（五）文书编号1.编号规则行政公文编号：采用“公司简称+年份+流水号”的格式，如“[公司简称]〔20XX〕XX号”。业务文书编号：根据业务类型和年份进行分类编号，如“合同[年份][流水号]”。内部文件编号：由部门代码、年份和流水号组成，如“[部门代码]〔20XX〕XX号”。2.编号管理编号由公司行政部门统一负责分配和管理。每类文书应按照编号顺序依次使用，不得重复编号。（六）文书印发1.印发流程文书经签发后，由行政部门负责排版、校对、印刷。印刷数量根据实际需要确定，确保足够分发至相关部门和人员。印刷完成后，行政部门将文书加盖公司公章，并按照规定的分发范围进行发放。2.分发记录行政部门应建立文书分发记录台账，详细记录文书名称、编号、印发日期、分发部门、接收人等信息。（七）文书流转1.流转方式文书流转主要通过公司内部办公系统进行电子传输，紧急或特殊情况可采用纸质文件传递。涉及多个部门协同办理的文书，应按照规定的流程依次流转，确保各部门及时知晓并处理。2.流转跟踪行政部门负责对文书流转情况进行跟踪，及时提醒相关部门处理文书。各部门应在规定时间内完成文书的处理，并将处理结果反馈至行政部门或相关部门。（八）文书废止与修订1.废止条件文书所依据的法律法规、政策发生重大变化，导致文书内容失效。公司业务调整或终止，相关文书不再适用。文书存在严重错误或已被新的文件替代。2.修订流程由原起草部门或相关责任部门根据实际情况提出文书修订申请。修订申请经审核批准后，按照文书起草、审核、签发的流程进行修订。修订后的文书应及时印发，并通知相关部门和人员。3.废止与修订记录行政部门应建立文书废止与修订记录台账，详细记录文书名称、编号、废止或修订原因、日期等信息。三、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司行政公文、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度等。2.业务档案：如合同档案、项目档案、销售档案、采购档案等。3.人事档案：员工个人基本信息、劳动合同、培训记录、考核评价等。4.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.其他档案：如工程档案、知识产权档案、客户档案等。（二）档案收集1.收集范围各部门在日常工作中形成的具有保存价值的文件资料，均应按照本制度规定及时收集归档。员工离职时，应将个人保管的公司文件资料全部移交至所在部门。2.收集流程各部门指定专人负责档案收集工作，定期对本部门产生的文件资料进行整理。收集的文件资料应进行初步分类、编号，确保内容完整、清晰。每月末，各部门将整理好的档案移交至公司档案管理部门。（三）档案整理1.整理原则遵循档案形成规律，保持文件之间的有机联系。分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。2.整理方法按照档案分类标准，对收集的档案进行详细分类。对每份档案进行编号，编号应与文书编号相对应或按照档案编号规则另行编制。编写档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。将档案装订成册或装入档案盒，并在封面标注相关信息。（四）档案保管1.保管场所公司设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。2.保管期限根据档案的重要性和性质，确定不同档案的保管期限，分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。具体保管期限参照国家相关法律法规及行业标准执行。3.保管要求档案应按照类别、年度、保管期限等进行有序排列存放。定期对档案进行清查盘点，确保档案的完整性和安全性。对电子档案应进行备份存储，防止数据丢失。（五）档案查阅1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。涉及公司机密或重要事项的档案，查阅人需经分管领导或总经理批准。外部单位或个人查阅公司档案，需持单位介绍信或相关证明文件，经公司总经理批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。2.查阅登记档案管理部门应对查阅档案的人员、时间、内容等进行详细登记。查阅人不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。3.查阅归还查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时查明原因并处理。（六）档案借阅1.借阅条件因工作需要确需借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，明确借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等。经所在部门负责人、档案管理部门负责人及分管领导审批同意后，方可办理借阅手续。2.借阅期限档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅管理档案管理部门应对借阅档案的人员进行跟踪管理，督促其按时归还档案。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于非工作目的。借阅期间如档案发生损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。（七）档案销毁1.销毁条件档案保管期限届满且无继续保存价值。档案内容涉及的事项已处理完毕，且相关法律法规允许销毁。2.销毁流程档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行清理，提出销毁意见。填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。经部门负责人、分管领导及总经理审批同意后，由档案管理部门会同相关部门进行销毁。3.销毁记录档案销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等。销毁记录应保存[X]年，以备查阅。四、监督与考核（一）监督检查1.公司行政部门定期对各部门文书与档案管理工作进行监督检查，确保制度执行到位。2.监督检查内容包括文书起草、审核、签发、流转、归档以及档案收集、整理、保管、查阅、销毁等环节。（二）考核评价1.将文书与