中学生档案标准化制度

PAGE中学生档案标准化制度一、总则（一）目的为了加强中学生档案管理，确保档案信息的真实性、完整性和规范性，提高学校教育教学管理水平，特制定本标准化制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体中学生档案的建立、管理和使用。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生的学习、生活和成长经历。2.完整性原则：全面收集学生各方面的信息，确保档案资料完整无缺。3.规范性原则：按照统一的标准和格式进行档案管理，保证档案的质量。4.保密性原则：严格保护学生档案信息的安全，防止泄露。二、档案内容与分类（一）学生基本信息1.个人基本情况：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、联系电话等。2.学籍信息：入学时间、毕业时间、所在班级、学号等。（二）学习成绩档案1.各学期考试成绩：包括语文、数学、英语、物理、化学、生物、政治、历史、地理等科目。2.学业水平测试成绩：如中考、高考等相关成绩。（三）品德行为记录1.奖惩情况：包括学校、区县级以上的奖励和处分记录。2.社会实践活动记录：参与志愿服务、社区活动等情况。（四）健康状况档案1.体检报告：每年的常规体检结果。2.疾病史：重大疾病或慢性疾病记录。（五）综合素质评价档案1.思想道德：包括政治态度、思想认识、道德品质等方面的评价。2.学业水平：学习能力、学习态度、学习成绩等评价。3.身心健康：身体素质、心理素质等评价。4.艺术素养：音乐、美术等方面的表现评价。5.社会实践：参与各类实践活动的表现评价。三、档案建立与收集（一）新生档案建立1.入学时，学生应填写个人基本信息登记表，提供相关证明材料，如身份证、户口本等复印件。2.学校招生部门负责收集整理新生档案资料，建立新生档案库。（二）日常档案收集1.各学科教师负责记录学生的学习成绩，并及时报送教务处。2.班主任负责收集学生的品德行为记录、社会实践活动记录等，定期更新学生档案。3.学校医务室负责收集学生的健康状况档案，及时录入相关信息。4.学生本人或家长应积极配合学校，提供真实、准确的档案资料。四、档案整理与归档（一）整理要求1.按照档案分类，对收集到的资料进行分类整理。2.去除重复、无效的资料，确保档案资料的简洁性。3.对资料进行编号，便于查找和管理。（二）归档流程1.整理好的档案资料由各部门负责人审核签字后，移交学校档案室。2.档案室工作人员按照档案类别和时间顺序进行归档，建立档案目录索引。3.将归档后的档案存放在专用档案柜中，确保档案的安全存放。五、档案保管与保护（一）保管环境1.档案室应保持干燥、通风、温度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.配备防火、防盗、防虫、防潮等设施设备，确保档案安全。（二）保管期限1.中学生档案保管期限为学生毕业离校后[X]年。2.对于特殊情况的档案，如涉及重大违纪、违法等事件的档案，应长期保管。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的完整性。3.严格限制档案查阅人员，防止档案丢失或损坏。六、档案查阅与使用（一）查阅权限1.学校内部管理人员因工作需要查阅学生档案，需经相关领导批准，并办理查阅手续。2.学生本人或家长查阅档案，需提出书面申请，经班主任或学校相关部门负责人同意后，方可查阅。3.其他单位或个人查阅档案，需持有合法有效的证明文件，经学校主管领导批准后，按照规定程序查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等。2.申请表经批准后，查阅人员到档案室登记，由档案室工作人员陪同查阅。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料，如需复印相关资料，需经档案室工作人员同意。（三）档案使用规定1.档案资料仅供学校内部管理、学生本人及家长了解学生情况使用，不得用于其他商业或非法目的。2.任何单位或个人不得泄露学生档案信息，如有违反，将依法追究责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立中学生档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、查询、统计和分析，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）系统功能要求1.档案录入：能够快速准确地录入学生档案的各项信息。2.查询统计：支持多种条件查询档案信息，并能进行数据统计分析。3.权限管理：设置不同用户的查阅权限，确保档案信息安全。4.备份与恢复：定期对档案数据进行备份，防止数据丢失，能够在需要时进行数据恢复。（三）数据安全保障1.采取数据加密、防火墙等技术手段，保障档案数据的安全。2.定期对信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的稳定运行。八、档案移交与销毁（一）档案移交1.学生毕业离校时，学校应将学生档案移交至学生升学或就业的相关单位。2.档案移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。（二）档案销毁1.对于超过保管期限且无保存价值的档案，由档案室提出销毁申请，经学校主管领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息彻底消除。3.销毁档案时，应填写档案销毁清单，注明销毁档案的名称、数量、时间等，由监销人员签字确认。九、监督与检查（一）监督机制1.学校成立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查和监督。2.接受上级教育主管部门和社会公众的监督。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案资料的收集、整理、归档、保管等工作情况。3.档案信息化管理系统的运行情况。4.档案查阅与使用的规范情况。（三）问题整改1.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.